使い方

エクセルで便利な【ドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)】を作成や編集しよう

エクセル初心者
エクセル初心者
セルに、決まったデータからしか入力できないようにするのって、なんていう機能かな?
セルの右側に下向き矢印が表示されて、その中に入力できるデータリストが表示されるんだよ!
エクセル初心者
エクセル初心者
それならドロップダウンリストじゃないかな?
便利だから私も作成する方法とか知りたいなぁ!
Dr.オフィス
Dr.オフィス
セルの右側の矢印から入力する文字を選ぶ機能は『ドロップダウンリスト』や『プルダウンメニュー』と言われる機能だよ。今回はドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)について解説するね!
作成方法や、編集・追加、そして削除について詳しく紹介するので、参考にしてみてね。
ドロップダウンリストドロップダウンリスト

↑ドロップダウンリストとは、セルの右側に入力できるリストが表示されます。

入力できるデータが決まっているので、入力ミスなどを防ぐことができる、とても便利な機能になります。

そして、データリストからクリックして選ぶだけで入力ができるので、キーボードを打つ手間も省けて効率が良くなります。

ドロップダウンリストの使い方を学んで、ぜひ活用してみましょう。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:Office365』を使用しています。

ドロップダウンリストの作成

では、社員名簿にドロップダウンリストを作成してみましょう。

性別の欄に『男性』と『女性』のドロップダウンリストを作成します。

リストを別に作成しセルを参照する

リスト作成リスト作成

↑社員名簿の入力しない余った右側のセルに性別のリストを作成します。

邪魔にならない場所にリストを作成しましょう。

今回は、H列に『性別の男性・女性』リストを作成します。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
リストは、別シートに作成してもOKだよ!
データの入力規則データの入力規則

↑ドロップダウンリストを作成したいセルを選択します。

D列の性別に作成するのでD3:D12を選択しましょう。

データタブの『データの入力規則』をクリックします。

元の値元の値

↑データの入力規則ダイアログボックスが表示されました。

入力値の種類を『リスト』にします。

『元の値』は、H列に作成した性別のリストを選択します。

マウスでH3:H4を選択すると、データの入力規則の『元の値』に反映されます。

OKを押して、データの入力規則ダイアログボックスを閉じましょう。

ドロップダウンリスト完成ドロップダウンリスト完成

↑D3のセルを選択すると右側に下向き三角が表示されました。

▼を押すと『男性と女性』を選択することができるドロップダウンリストが出来上がりました。

とても簡単にドロップダウンリストを作成することができました。



ドロップダウンリストを直接入力する

リストを作成するスペースがない場合は、データの入力規則の『元の値』に直接入力することもできます。

データの入力規則ダイアログボックスデータの入力規則ダイアログボックス

↑性別のドロップダウンリストを作成します。

D3:D12を選択し、データタブの『データの入力規則』を開きましょう。

直接入力する直接入力する

↑データの入力規則ダイアログボックスが表示されます。

『入力値の種類』はリストにします。

『元の値』に、『男性,女性』と入力しOKを押しましょう。

ドロップダウンリストの完成ドロップダウンリストの完成

↑性別のドロップダウンリストに『男性・女性』が選択できるようになりました。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
『元の値』に入力するときの『男性,女性』の『,(カンマ)』は、必ず半角にしてね!
全角のカンマを使うとドロップダウンリストが横一列で表示されてしまうよ!
気を付けてね!



ドロップダウンリストの編集・追加

次にE列の『部署』もドロップダウンリストで作成します。

部署のドロップダウンリスト部署のドロップダウンリスト

↑上記の流れで、I列のリストを部署で選択できるようにしました。

ここで、ドロップダウンリストの項目リストが追加になった場合の編集方法を解説します。

リストの追加をするリストの追加をする

↑部署に『経理課』と『営業3課』を追加します。

リストとして作成しているH列に『経理課』と『営業3課』を追加します。

ドロップダウンリストには、この追加した課は反映されていません。

データの入力規則から追加するデータの入力規則から追加する

↑ドロップダウンリストを表示するようになっているE3:E12を選択し、データタブの『データの入力規則』を開きます。

『元の値』を削除し、新に追加した『経理課』と『営業3課』までのリストを選択し、OKを押します。

ドロップダウンリストの追加完了ドロップダウンリストの追加完了

↑部署のドロップダウンリストを見てみると、『経理課』と『営業3課』も追加することができました。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
リストの順番が気になる場合は、リストを追加する最初のうちに並び替えておくことをお勧めするよ!
セルの挿入や、セルの切り取りをすると、ドロップダウンリストのセル参照が崩れてしまうことがあるから注意してね!
うまくリストを参照していない時は、もう一度、データの入力規則ダイアログボックスから『元の値』に正確なリストの範囲を指定してあげてね!



ドロップダウンリストの削除

ドロップダウンリストが不要になった場合の削除する方法を解説します。

データの入力規則からクリアデータの入力規則からクリア

↑性別のドロップダウンリストを削除してみましょう。

削除するD3:D12のセルを選択し、データタブの『データの入力規則』を開きます。

左下の『すべてクリア』を選択してOKを押します。

ドロップダウンリストの削除完了ドロップダウンリストの削除完了

↑セルを選択してもドロップダウンリストの下向き三角▼が表示されなくなりました。

とっても簡単にドロップダウンリストの削除ができました。



INDIRECT関数でドロップダウンリストの便利技

INDIRECT(インダイレクト)関数を使って間接的にセルを参照します。

INDIRECT関数INDIRECT関数

↑部署を『総務部・製造部・営業部』から『総務部』を選びます。

すると課のドロップダウンリストには『総務課・人事課・経理課』が表示されます。

部署を選んで、その部署の課を表示することができる関数になります。

部署のドロップダウンリスト作成部署のドロップダウンリスト作成

↑まずI列に『総務部・製造部・営業部』を作成しましょう。

そして、E列の部署にドロップダウンリストを作成します。

ここまでは前述したドロップダウンリストの作成方法でOKです。

課のリスト作成課のリスト作成

↑次に、総務部の『総務課・人事課・経理課』、製造部の『製造課・製造管理課』、営業部の『営業1課・営業2課・営業3課』をリストとして入力します。

名前ボックス名前ボックス

↑総務部の『総務課・人事課・経理課』を選択し、左上の名前ボックスに『総務部』と名前を付けましょう。

製造部と営業部の課にも名前を付けてください。

課のデータの入力規則課のデータの入力規則

↑課のドロップダウンリストを作成するF3:F12セルを選択し、データの入力規則ダイアログボックスを表示させます。

INDIRECT関数を入力INDIRECT関数を入力

↑入力値の値は『リスト』にしましょう。

元の値に『=INDIRECT(E3)』を入力し、OKを押します。

便利なドロップダウンリスト完成便利なドロップダウンリスト完成

↑部署に『総務部』が入っていると、課は『総務課・人事課・経理課』からしか選択できません。

部署を『製造部』にすると『製造課・製造管理課』、『営業部』にすると『営業1課・営業2課・営業3課』となります。

INDIRECT(インダイレクト)関数を使うことで、ドロップダウンリストに表示されるリス地内容が変更されます。

とても便利なドロップダウンリストをINDIRECT(インダイレクト)関数を使って、さらに便利で効率のよい作業ができるようになります。

ぜひ参考にされてみてください。

タイトル
【スピンボタンの挿入】エクセルの便利な機能を紹介エクセルのスピンボタンについて解説します。エクセルのスピンボタンとは、セルの横にある上下のボタンことです。そのボタンを押すと、数値を増やしたり減らすことができます。このスピンボタンを設置することができます。数値の入力ミスなどなくなり、とても便利な機能です。...
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