VLOOKUP関数で別シートから参照！エクセルで請求書を作成しよう！

エクセル初心者

VLOOKUP関数で別シートから参照できるの？請求書を作成したいんだけど、どうすればいいかなぁ？

VLOOLUP関数は、とっても便利な関数だよ！いろんな場面で役立つので覚えておくことはおすすめ！VLOOKUP関数について、くわしく解説していくね！

Dr.オフィス

エクセルの入力作業は、効率よくすることが時短へつながります。

例えば請求書を作成した場合、商品番号や商品名、単価などすべてを手入力していては時間がかかってしまいます。入力ミスも出てくるかもしれません。

ここでVLOOKUP関数を使えば、自動で入力されるので時間の短縮・入力ミスの回避につながりますよ。

今回は、別シートのリストから自動入力してくれる【VLOOKUP（ブイルックアップ）関数】を下記の流れで解説します。

VLOOLUP関数を使う流れ

商品リスト作成
請求書にVLOOKUP関数を入れる

ビジネスでVLOOKUP関数は覚えておくと大変便利な関数です。

ぜひマスターしましょう。

VLOOLUP関数は『エクセル関数のレベルアップ』におすすめです。

ほかにも脱初心者が知っとくべき関数を43個紹介した記事があるので、ぜひチェックしてみてください。

【VLOOKUP関数】別シートからの参照はどんな時に使える？

例えば請求書などでVLOOKUP関数を使えると、とても便利です。

こちらの『請求書』を例にVLOOKUP関数を解説します。

この請求書の『品名』と『単価』にはVLOOKUP関数が使われています。

VLOOKUP関数を使うと、どんな良いことがあるでしょうか。

商品ナンバーを入力することで、『品名』と『単価』がリストから自動で入力されます。

手入力で全てを入力するとミスが発生するかもしれません。

しかし、VLOOKUP関数ならリスト作成と商品ナンバー入力をしっかりすれば間違うこともありません。

手入力の時間も省け時短になります。

そんな便利なVLOOKUP関数を順を追って解説していきます。

エクセルで請求書作成！VLOOKUP関数を使って別シートから参照する手順！

今回はVLOOKUP関数を使い、請求書を作成します。

請求書とリストは別々のシートに作成するので、順番に手順を解説します。

VLOOKUP関数を使うために別シートにリストを作成する

まずVLOOKUP関数を使うにあたって【リスト】が必要になります。

今回の請求書の場合は、下のようなリストを準備しましょう。

『商品ナンバー・商品名・単価』のリストです。

VLOOKUP関数は、このリストから当てはまるセルを探し出し、表示します。

リストを作成する際に、気を付けるポイント！！
必ずリストの左端に商品ナンバーを記載しましょう。

VLOOKUP関数は、リストの左端を1列目と数えて、何列目のデータを取り出すか指定します。

では、リストを別シートに作成しましょう。

請求書と同じシート内にリストを作成しても構いませんが、今回は別シートにリストを作成します。

シート名も『リスト』に変更しました。商品リストの完成です。

もっと『リスト』のシートだということを分かりやすくするために、シート名に色を付けることも、おすすめです。

シート名に色を付ける方法は、≫【エクセル】シート名の変更や色付けで見やすさをアップ！に詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

VLOOKUP関数をセルに入力してみよう

リストが完成したら、請求書にVLOOKUP関数を入れていきます。

VLOOKUP関数が入っていない請求書です。

商品ナンバー・品名・数量・単価を手入力しています。

これを『商品ナンバーを入力すると【品名】と【単価】が自動で入力される請求書』にします。

ポイント！

VLOOKUP関数とは

＝VLOOKUP（検索値,範囲,列番号,検索方法）

意味：指定した範囲から検索値を検索し、列番号の列からデータを取り出し表示します。「TRUE」は近似値の検索。「FALSE」は完全一致の検索。

VLOOKUP関数とリストの関係は、上のようになります。

商品ナンバーを手入力すると、りんごが表示されていますね。

では品名にVLOOKUP関数を入れてみましょう。

STEP
『品名』にVLOOKUP関数を入れる
品名のVLOOKUP関数
1. B14セルを選択して、=VLOOKUP(A14,リスト!A2:C13,2,FALSE)を入力しEnterを押す
2. 【範囲】は別シートのリストを選択
意味：【リスト】の範囲から【商品ナンバー】を検索し、【左端から2列目】の【完全一致したデータ】を取り出し表示します。

VLOOKUP関数にリストの入力するときは、リストのシートを開き、商品ナンバーから単価の全てをドラッグで範囲指定できるよ！

Dr.オフィス
STEP
『単価』にVLOOKUP関数を入れる

単価のE14セルにもVLOOKUP関数を入れましょう。

単価のVLOOKUP関数

=VLOOKUP(A14,リスト!A2:C13,3,FALSE)を入力してEnterを押します。

意味：【リスト】の範囲から【商品ナンバー】を検索し、【左端から3列目】の【完全一致したデータ】を取り出し表示します。

商品ナンバーを入力していないと、【品名】と【単価】のVLOOKUP関数が『＃N/A（エラー）』になってしまうよ！商品ナンバーを手入力してみよう！

Dr.オフィス
STEP
商品ナンバーを手入力する
商品ナンバーから自動入力
1. A14セルに【001】を入力する
2. 【品名】と【単価】が自動で表示された
STEP
数量を入力する
個数の入力
1. 【数量】に【10】を入力
2. F14セルには『数量×単価』の数式が入っているので、金額が出た
STEP
オートフィルでコピーする

VLOOKUP関数のオートフィル

品名と単価のそれぞれのVLOOKUP関数をオートフィルして、全部の行にコピーしましょう。

すると、エラー値の『＃N/A』が表示されます。

エラーが表示された請求書は、見栄えが悪く、お客様にお見せできないですね。

エラーを表示させない方法については≫エクセルで「#N/A」や「0」などを表示させない！IF関数で空白セルにしよう！で解説していますので、参考にしてみてくださいね。
STEP
Deleteで削除でもOK

不要なエラーはDelete

今回は、不要なVLOOKUP関数はDeleteしました。
STEP
VLOOKUP関数を使用した請求書の完成

VLOOKUP関数の請求書完成

商品ナンバーを入力すると、品名と単価が表示される請求書が出来上がりました。

ぜひVLOOKUP関数を使い、エクセルでの仕事効率をアップさせましょう。

基本となる「合計の求め方」についてはこちら≫エクセルで足し算が簡単にできる【SUM関数】で合計値を求めよう！を参考にしてみてくださいね。