エクセルの入力作業を効率よくすることが時短へつながります。
請求書を作成した場合、商品番号や商品名、単価などすべてを手入力していては時間がかかってしまいます。
入力ミスも出てくるかもしれませんよね。
今回は、別シートのリストから自動入力してくれる【VLOOKUP（ブイルックアップ）関数】を下記の流れで解説します。
- 商品リスト作成
- 請求書にVLOOKUP関数を入れる
ビジネスでVLOOKUP関数は覚えておくと大変便利な関数です。
ぜひマスターしましょう。
◇記事内のエクセル用語◇
| TRUE | 近似値の検索 |
|---|---|
| FALSE | 完全一致の検索 |
※本記事は『OS：Windows10』『Excelのバージョン：2016』を使用しています。
エクセルで【VLOOKUP関数】はどんな時に使える？
例えば請求書などでVLOOKUP関数を使えると、とても便利です。
VLOOKUP関数を使った請求書↑こちらの『請求書』を例にVLOOKUP関数を解説します。
この請求書の『品名』と『単価』にはVLOOKUP関数が使われています。
VLOOKUP関数を使うと、どんな良いことがあるでしょうか。
自動入力される請求書↑商品ナンバーを入力することで、『品名』と『単価』がリストから自動で入力されます。
手入力で全てを入力するとミスが発生するかもしれません。
しかし、VLOOKUP関数ならリスト作成と商品ナンバー入力をしっかりすれば間違うこともありません。
手入力の時間も省け時短になります。
そんな便利なVLOOKUP関数を順を追って解説していきますね。
VLOOKUP関数を使うために別シートにリストを作成する
まずVLOOKUP関数を使うにあたって【リスト】が必要になります。
商品リスト↑今回の請求書の場合は、上のようなリストが必要になります。
『商品ナンバー・商品名・単価』のリストです。
VLOOKUP関数は、このリストから当てはまるセルを探し出し、表示します。
リストを作成する際に、気を付けるポイントがあります。
左端に管理ナンバーのリスト作成↑必ずリストの左端に商品ナンバーを記載します。
VLOOKUP関数は、リストの左端を1列目と数えて、何列目のデータを取り出すか指定します。
リストは別シートに作成↑では、リストを別シートに作成しましょう。
請求書と同じシート内にリストを作成しても構いませんが、今回は別シートにリストを作成します。
シート名も『リスト』に変更しました。
商品リストの完成です。
VLOOKUP関数をセルに入力してみよう
リストが完成したら、請求書にVLOOKUP関数を入れていきます。
手入力が必要な請求書↑VLOOKUP関数が入っていない請求書です。
商品ナンバー・品名・数量・単価を手入力しています。
これを『商品ナンバーを入力すると【品名】と【単価】が自動で入力される請求書』にします。
VLOOKUP関数とは
＝VLOOKUP（検索値,範囲,列番号,検索の型）
意味：指定した範囲から検索値を検索し、列番号の列からデータを取り出し表示します。「TRUE」は近似値の検索。「FALSE」は完全一致の検索。
VLOOKUP関数の流れ↑VLOOKUP関数とリストの関係は、上記のようになります。
商品ナンバーを手入力すると、りんごが表示されていますね。
では品名にVLOOKUP関数を入れてみましょう。
品名のVLOOKUP関数↑まずB14を選択します。
=VLOOKUP(A14,リスト!A2:C13,2,FALSE)
を入力しEnterを押します。
意味：【リスト】の範囲から【商品ナンバー】を検索し、【左端から2列目】の【完全一致したデータ】を取り出し表示します。
単価のVLOOKUP関数↑単価のE14セルにもVLOOKUP関数を入れましょう。
=VLOOKUP(A14,リスト!A2:C13,3,FALSE)
意味：【リスト】の範囲から【商品ナンバー】を検索し、【左端から3列目】の【完全一致したデータ】を取り出し表示します。
商品ナンバーから自動入力↑A14セルに【001】を入力すると【品名】と【単価】が表示されました。
【数量】に【10】を入力します。
個数の入力↑F14の金額セルは『数量×単価』の数式が入っているので、金額が出ました。
VLOOKUP関数のオートフィル↑品名と単価のそれぞれのVLOOKUP関数をオートフィルして、全部の行にコピーしましょう。
すると、エラー値の『＃N/A』が表示されます。
エラーが表示された請求書は、見栄えが悪く、お客様にお見せできないですね。
エラーについては≫エクセルで「#N/A」や「0」などを表示させない！IF関数で空白セルにしよう！で解説していますので、参考にしてみてくださいね。
不要なエラーはDelete↑今回は、不要なVLOOKUP関数はDeleteしました。
VLOOKUP関数の請求書完成↑商品ナンバーを入力すると、品名と単価が表示される請求書が出来上がりました。
ぜひVLOOKUP関数を使い、エクセルでの仕事効率をアップさせましょう。
基本となる「合計の求め方」についてはこちら≫エクセルで足し算が簡単にできる【SUM関数】で合計値を求めよう！を参考にしてみてくださいね。
まとめ
請求書の作成時に、VLOOKUP関数を使うことを解説しました。
VLOOKUP関数は、エクセルの入力作業を効率よくすることができます。
請求書は、極力手入力を減らし、VLOOKUP関数で自動入力にしました。
すべてを手入力すると時間がかかり、入力ミスも出てくるかもしれません。
VLOOKUP関数は、4つの引数があり、苦手意識を持つ方も多いです。
しかし、4つの引数の意味を見てみると、とてもシンプルな関数です。
VLOOKUP関数は、ビジネスでも役立つ大変便利な関数なので、ぜひ活用してください。
今回のVLOOKUP関数についても、たくさんのExcel本で解説されています。
エクセルでは、さまざまな関数を使用することで仕事の効率がアップします。
種類の豊富な『関数』について解説しているExcel本も、とても豊富です。
Excel本おすすめ10選について紹介しているこちら≫【エクセルのおすすめ本10選】初心者も分かりやい！仕事効率アップを目指そう！の記事では関数の基本を扱った解説書なども紹介しているので参考にしてみてくださいね。
