エクセルの入力作業を効率よくすることが時短へつながります。
請求書を作成した場合、商品番号や商品名、単価などすべてを手入力していては時間がかかってしまいます。
入力ミスも出てくるかもしれませんよね。
今回は、別シートのリストから自動入力してくれる【VLOOKUP（ブイルックアップ）関数】を下記の流れで解説します。
- 商品リスト作成
- 請求書にVLOOKUP関数を入れる
ビジネスでVLOOKUP関数は覚えておくと大変便利な関数です。
ぜひマスターしましょう。
◇記事内のエクセル用語◇
| TRUE | 近似値の検索 |
|---|---|
| FALSE | 完全一致の検索 |
※本記事は『OS：Windows10』『Excelのバージョン：2016』を使用しています。
エクセルで【VLOOKUP関数】はどんな時に使える？
例えば請求書などでVLOOKUP関数を使えると、とても便利です。
VLOOKUP関数を使った請求書↑こちらの『請求書』を例にVLOOKUP関数を解説します。
この請求書の『品名』と『単価』にはVLOOKUP関数が使われています。
VLOOKUP関数を使うと、どんな良いことがあるでしょうか。
自動入力される請求書↑商品ナンバーを入力することで、『品名』と『単価』がリストから自動で入力されます。
手入力で全てを入力するとミスが発生するかもしれません。
しかし、VLOOKUP関数ならリスト作成と商品ナンバー入力をしっかりすれば間違うこともありません。
手入力の時間も省け時短になります。
そんな便利なVLOOKUP関数を順を追って解説していきますね。
VLOOKUP関数を使うために別シートにリストを作成する
まずVLOOKUP関数を使うにあたって【リスト】が必要になります。
商品リスト↑今回の請求書の場合は、上のようなリストが必要になります。
『商品ナンバー・商品名・単価』のリストです。
VLOOKUP関数は、このリストから当てはまるセルを探し出し、表示します。
リストを作成する際に、気を付けるポイントがあります。
左端に管理ナンバーのリスト作成↑必ずリストの左端に商品ナンバーを記載します。
VLOOKUP関数は、リストの左端を1列目と数えて、何列目のデータを取り出すか指定します。
リストは別シートに作成↑では、リストを別シートに作成しましょう。
請求書と同じシート内にリストを作成しても構いませんが、今回は別シートにリストを作成します。
シート名も『リスト』に変更しました。
商品リストの完成です。
VLOOKUP関数をセルに入力してみよう
リストが完成したら、請求書にVLOOKUP関数を入れていきます。
手入力が必要な請求書↑VLOOKUP関数が入っていない請求書です。
商品ナンバー・品名・数量・単価を手入力しています。
これを『商品ナンバーを入力すると【品名】と【単価】が自動で入力される請求書』にします。
VLOOKUP関数とは
＝VLOOKUP（検索値,範囲,列番号,検索の型）
意味：指定した範囲から検索値を検索し、列番号の列からデータを取り出し表示します。「TRUE」は近似値の検索。「FALSE」は完全一致の検索。
VLOOKUP関数の流れ↑VLOOKUP関数とリストの関係は、上記のようになります。
商品ナンバーを手入力すると、りんごが表示されていますね。
では品名にVLOOKUP関数を入れてみましょう。
品名のVLOOKUP関数↑まずB14を選択します。
=VLOOKUP(A14,リスト!A2:C13,2,FALSE)
を入力しEnterを押します。
意味：【リスト】の範囲から【商品ナンバー】を検索し、【左端から2列目】の【完全一致したデータ】を取り出し表示します。
単価のVLOOKUP関数↑単価のE14セルにもVLOOKUP関数を入れましょう。
=VLOOKUP(A14,リスト!A2:C13,3,FALSE)
意味：【リスト】の範囲から【商品ナンバー】を検索し、【左端から3列目】の【完全一致したデータ】を取り出し表示します。
商品ナンバーから自動入力↑A14セルに【001】を入力すると【品名】と【単価】が表示されました。
【数量】に【10】を入力します。
個数の入力↑F14の金額セルは『数量×単価』の数式が入っているので、金額が出ました。
VLOOKUP関数のオートフィル↑品名と単価のそれぞれのVLOOKUP関数をオートフィルして、全部の行にコピーしましょう。
すると、エラー値の『＃N/A』が表示されます。
エラーが表示された請求書は、見栄えが悪く、お客様にお見せできないですね。
エラーについては≫エクセルで「#N/A」や「0」などを表示させない！IF関数で空白セルにしよう！で解説していますので、参考にしてみてくださいね。
不要なエラーはDelete↑今回は、不要なVLOOKUP関数はDeleteしました。
VLOOKUP関数の請求書完成↑商品ナンバーを入力すると、品名と単価が表示される請求書が出来上がりました。
ぜひVLOOKUP関数を使い、エクセルでの仕事効率をアップさせましょう。
基本となる「合計の求め方」についてはこちら≫エクセルで足し算が簡単にできる【SUM関数】で合計値を求めよう！を参考にしてみてくださいね。
まとめ
請求書の作成時に、VLOOKUP関数を使うことを解説しました。
VLOOKUP関数は、エクセルの入力作業を効率よくすることができます。
請求書は、極力手入力を減らし、VLOOKUP関数で自動入力にしました。
すべてを手入力すると時間がかかり、入力ミスも出てくるかもしれません。
VLOOKUP関数は、4つの引数があり、苦手意識を持つ方も多いです。
しかし、4つの引数の意味を見てみると、とてもシンプルな関数です。
VLOOKUP関数は、ビジネスでも役立つ大変便利な関数なので、ぜひ活用してください。
