【エクセル】フィルター機能の設定と解除方法！範囲を指定してデータ抽出！初心者必見

エクセル初心者

エクセルのフィルター機能について教えて！フィルターの範囲がおかしな時があるけどどうしてかな？

エクセルのフィルター機能は、表やリストから表示したいデータだけを抽出したり、検索したりできる便利な機能だよ。これからフィルター機能について、詳しく解説するね。

Dr.オフィス

今回は、エクセルのフィルター機能の基本設定や役立つ使い方について、解説します。

フィルター機能は、Excel初心者も上級者も、使用頻度の高い便利な機能ですよね。

業務で大量のデータを扱うことになっても、フィルター機能を使えば簡単に見たいデータを抽出することができます。

この記事を読むと、エクセルのフィルター機能について、理解することができますよ。

PCサポート歴10年以上の私が、エクセルのフィルター機能について、詳しく解説するよ。

Dr.オフィス

エクセルのフィルター機能は、データにフィルターの範囲を設定し、表示したいデータだけを抽出、検索することができます。

さらに、抽出したデータを並べ替えたり、集計や色を付けたりして、データを見やすく表示することも可能です。

こちらの記事は下記の動画でも解説しているので、ぜひ合わせてご覧ください。

また、フィルター機能と同じように、手軽で便利な機能に、オートフィル機能があります。

オートフィルター機能とオートフィル機能、名前は似ていますが全く違う機能です。

エクセルのオートフィルの基本的な使い方については、こちら≫【エクセル】オートフィルの使い方！意外と知らない下までコピーする5つの方法で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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【エクセル】オートフィルの使い方！意外と知らない下までコピーする5つの方法

※本記事は『OS：Windows11』画像は『Excelのバージョン：Microsoft365』を使用しています。

【エクセル】フィルターの3つの基本操作

Excelのフィルター機能（オートフィルター）とは、データの1つ以上の列から条件に合う値（文字列を含む）を検索、表示、または非表示にする機能です。

フィルターの条件は任意に設定でき、その条件に一致する値だけに絞って表示できるため、効率的にデータの抽出、検索ができます。

ここでは、フィルターの3つの基本操作について、順番に見ていきましょう。

1.フィルター機能を設定

それでは、フィルター機能を設定します。

1. STEP

   フィルターを選択

   

   1. 表内のいずれかのセルを選択
      （ここでは、セルA1を選択）
   2. [データ]タブを選択
   3. [フィルター]を選択
2. STEP

   『フィルターボタン』を確認

   

   先頭行の見出しの右側に、『▽』の『フィルターボタン』が表示されましたね。

   これで、フィルター機能の設定は完了です。

2.フィルターのかけ方（フィルターの追加）

『取引先：AAA株式会社』だけを抽出できるフィルターをかけてみましょう。

1. STEP

   『フィルターボタン』を選択

   先頭行に表示された『フィルターボタン』を選択すると、見出しの列ごとに絞り込み候補が表示されます。

   

   『取引先』の『フィルターボタン』を選択しましょう。

2. STEP

   対象のフィルターを選択（フィルターの追加）

   フィルターを選択する前は、すべての絞り込み候補にチェックが入っています。

   

   『取引先』が『AAA株式会社』だけを表示するには、下記の通りにフィルターを選択しましょう。

   1. 『（すべて選択）』のチェックを外す
      （全部のチェックが外れます）
   2. 『AAA株式会社』にチェックを入れる
   3. [OK]を選択
3. STEP

   フィルターをかけたデータの抽出が完了

   

   『取引先』が『AAA株式会社』だけのデータを表示（抽出）することができましたね。

   このように、絞り込みしたい候補にチェックを入れるだけで、フィルターをかける（フィルターの追加する）ことができます。

3.フィルターの解除とクリア

フィルターの解除とクリアでは、動きが異なるので正しく違いを理解しましょう。

フィルターの解除

フィルターの解除は、フィルター機能を完全に解除します。

1. STEP

   フィルターを完全に解除

   

   フィルターを解除するには、下記の通りに設定しましょう。

   1. [データ]タブを選択
   2. [フィルター]を選択
2. STEP

   フィルター解除の確認

   

   先頭行の見出しの右側に表示されていた『▽』の『フィルターボタン』が、非表示になりましたね。

   フィルター機能が解除されると、『フィルターボタン』が非表示になります。

フィルターのクリア

フィルターのクリアは、特定の条件でデータを抽出する前の状態に戻しますが、フィルター機能は残ります。

『取引先：AAA株式会社』と『商品分類：食品』のフィルターがかかっている表を使います。

ここでは、一部のフィルターをクリアする方法と一括ですべてのフィルターをクリアする方法を解説します。

1. STEP

   一部のフィルターをクリア

   『取引先』のフィルターだけをクリアしてみましょう。

   

   1. 『取引先』の『フィルターボタン』を選択
   2. 『”取引先”からフィルターをクリア』を選択
2. STEP

   『取引先』のフィルターだけがクリアされる

   

   『取引先』のフィルターだけがクリアされ、『商品分類』のフィルターは残りましたね。

   結果、全データから『商品分類』が『食品』に一致するデータだけを抽出したことになります。

個別に絞り込み候補のチェックを外しても、フィルターをクリアできます。

1. STEP

   一括ですべてのフィルターをクリア

   

   1. [データ]タブを選択
   2. 『並べ替えとフィルター』の[クリア]を選択
2. STEP

   すべてのフィルターがクリアされたことを確認

   

   表にかかっていた『取引先』と『商品分類』のフィルターが一括でクリアされ、フィルターをかける前の状態に戻りましたね。

   また、『フィルターボタン』が表示されていることから、フィルター機能は解除されずに、残っていることが確認できます。

『フィルターをクリア』しても『フィルター機能の解除』はできないから、2つの違いを覚えておこうね。

Dr.オフィス

フィルターの範囲を設定する方法

フィルター機能を使用する場合、範囲の設定はとても重要です。

正しい範囲が設定されていないと、表示したいデータを抽出、検索することができません。

自動でフィルターの範囲を設定

自動でフィルターの範囲を設定する方法は、前述の『1.フィルター機能を設定』で解説しています。

フィルターをかけたい範囲または、表内のいずれかのセルを選択し、[データ]タブ－[フィルター]の順に選択しましょう。

手動でフィルターの範囲を設定

フィルター機能を設定した結果、正しくデータの抽出ができない場合は、手動でフィルターの範囲を設定します。

1.表の中に空白行がある

空白行が含まれる表に、自動で範囲を設定すると、先頭行から空白行前までをフィルターの範囲と認識し、表全体にフィルターをかけることができません。

そのような場合は、空白行を含む表全体を手動で範囲選択する必要があります。

1. STEP

   空白行を含む表全体を選択

   

   1. セルA1～セルE8までを範囲選択
   2. [データ]タブを選択
   3. [フィルター]を選択
2. STEP

   手動で設定したフィルター範囲の確認

   

   2つの方法でフィルターの範囲を設定したものを比較すると、表示される絞り込み候補の数が異なります。

   手動で範囲を指定すると、空白行を含むすべてのデータを絞り込み候補として表示されることが確認できますね。

2.フィルターの位置がおかしい

一見すると問題のない上記の表に、自動でフィルターの範囲を設定すると、『フィルターボタン』がおかしなところに配置されます。

原因は、表の開始セルを表題の行から認識してしまうためです。

フィルターの位置がおかしい場合は、一度フィルターを解除し、列見出し行を範囲選択して、改めてフィルター機能を設定すると、自動で正しいフィルターの範囲を設定できます。

その際は、表の中に空白行が含まれていないか、確認しておきましょう。

表全体を範囲選択して、手動でフィルターの範囲を設定しても解消できるよ。

Dr.オフィス

3.一列だけフィルターをかける

表の一列だけにフィルターをかけたい場合は、対象の一列を手動でフィルターの範囲を設定しましょう。

1. STEP

   フィルターをかけたい列を選択

   

   1. セルC1～セルC8までを範囲選択
   2. [データ]タブを選択
   3. [フィルター]を選択
2. STEP

   対象の列だけにフィルターがかかっているか確認

   

   範囲選択したC列の『商品コード』だけに、『フィルターボタン』が表示されましたね。

   このように、一列だけフィルターをかけることができます。

フィルターの範囲を設定する場合は、範囲または、表内に空白行が含まれていないか確認が必要だね。

Dr.オフィス

見出しのフィルターを見やすく固定しよう！

表をスクロールしたときに、先頭にある見出し行が見えなくなって、困ったことはありませんか。

そんな時には、先頭行のフィルターを固定すると、スクロールしても見出し行を常に表示することができます。

また、任意の行と列を指定して、同時にフィルターを固定することもできます。

見出し行や列を固定する方法については、こちら≫【エクセル】フィルターを固定する！スクロールしても見出しを常に表示する方法で詳しく解説しています。

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エクセルのフィルターで複数の条件を指定しよう！

複数の条件を設定する方法には、オートフィルターを使用する方法と、フィルターの詳細設定から指定する方法があります。

オートフィルターで複数の条件を設定するには、列ごとに検索条件を設定します。

フィルターの詳細設定は、複数の条件を2つ以上の列に同時に設定することができるので、とても便利です。

複数の条件を指定する方法やフィルターの詳細設定の使い方については、こちら≫【エクセル】フィルターで複数の条件から検索しよう！便利な詳細設定の使い方を解説で詳しく解説しています。

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セルの色やフォントの色でフィルターをかける方法

エクセルのフィルターは、セルの色やフォントの色を条件にしてデータを抽出することができます。

セルの色でフィルターをかける

ここでは、セルの色が『緑色』のデータにフィルターをかけてみましょう。

1. STEP

   フィルターをかけたいセルの色を選択

   

   1. セルC3を選択
   2. 右クリックして、[フィルター]を選択
   3. [選択したセルの色でフィルター]を選択

   または、『フィルターボタン』からもセルの色を選択できます。

   

   1. 『商品コード』の『フィルターボタン』を選択
   2. 『色フィルター』を選択
   3. 『セルの色でフィルター』から『緑色』を選択
2. STEP

   選択したセルの色でデータが絞り込まれる

   

   『商品コード』のセルの色が『緑色』のデータだけが表示されましたね。

   このように、セルの色を選択してフィルターをかけることができます。

フォントの色でフィルターをかける

フォントの色でフィルターをかける方法は、セルの色でフィルターをかける方法と同じ手順になります。

ここでは、フォントの色が『赤色』のデータにフィルターをかけてみましょう。

1. STEP

   フィルターをかけたいフォントの色を選択

   

   1. セルC3を選択
   2. 右クリックして、[フィルター]を選択
   3. [選択したセルのフォント色でフィルター]を選択

   こちらも、『フィルターボタン』からフォントの色を選択できます。

   

   1. 『商品コード』の『フィルターボタン』を選択
   2. 『色フィルター』を選択
   3. 『フォントの色でフィルター』から『赤色』を選択
2. STEP

   選択したフォントの色でデータが絞り込まれる

   

   『商品コード』のフォントの色が『赤色』のデータだけが表示されましたね。

   このように、フォントの色を選択してフィルターをかけることができます。

データを色ごとにフィルターできるのは、とても便利だね！

Dr.オフィス

日付を条件にフィルターをかけよう！

エクセルのフィルターは、『注文日』などの日付項目を、『年、月、日』に分けてフィルターをかけたり、『日付フィルター』で条件を設定したりして、データを抽出することができます。

『年、月、日』に分けてフィルターをかける

1. STEP

   『年』でフィルターをかける

   ここでは、『2023年』にフィルターをかけます。

   

   1. 『注文日』の『フィルターボタン』を選択する
   2. 『（すべて選択）』のチェックを外す
   3. 『2023年』にチェックをいれる
   4. [OK]を選択

   

   『注文日』が『2023年』だけのデータを表示（抽出）することができましたね。

2. STEP

   『月』でフィルターをかける

   続けて『2023年』の『3月』でフィルターをかけてみましょう。

   

   1. 『注文日』の『フィルターボタン』を選択する
   2. 『2023年』の『+』を選択
   3. 『3月』だけチェックを残す
   4. [OK]を選択

   

   『注文日』が『2023年3月』だけのデータを表示（抽出）することができましたね。

3. STEP

   『日』でフィルターをかける

   最後に『2023年』の『3月』の『15日』でフィルターをかけてみましょう。

   

   1. 『注文日』の『フィルターボタン』を選択する
   2. 『2023年』の『+』を選択
   3. 『3月』の『+』を選択
   4. 『15日』だけチェックを残す
   5. [OK]を選択

   

   『注文日』が『2023年3月15日』だけのデータを表示（抽出）することができましたね。

フィルターを『年、月、日』で分けると、細かい確認ができるね。

Dr.オフィス

『日付フィルター』を使う

ここでは、『日付フィルター』の『指定の範囲内』を設定する方法を解説します。

1. STEP

   『指定の範囲内』を選択

   ここでは、『2020/10/1』から『2022/6/30』を設定します。

   

   1. 『注文日』の『フィルターボタン』を選択する
   2. 『日付フィルター』を選択
   3. 『指定の範囲内』を選択
2. STEP

   抽出条件を入力

   『カスタムオートフィルター』ダイアログボックスが表示されたら、下記の通りに設定しましょう。

   

   1. 『以降』を選択
   2. [2020/10/1]を入力
   3. 『以前』を選択
   4. [2022/6/30]を入力
   5. [OK]を選択
3. STEP

   抽出結果の確認

   

   『注文日』が『2020/10/1』から『2022/6/30』までのデータを表示（抽出）することができましたね。

このように、『日付フィルター』を使ってフィルターをかけることができます。

また、『日付フィルター』には、ワンクリックでデータの抽出を完了するメニュー（昨年、先月など）もあります。

ここで解説した、『指定の範囲内』以外の設定も確認しておきましょう。

オートフィルターの抽出条件を保存する

『ユーザー設定のビュー』ダイアログボックスを使うと、オートフィルターで設定した抽出条件を『ビュー』として、ブック内に保存することができます。

保存した『ビュー』を呼び出すと、その時のデータで同じ条件の抽出をすぐに実行できるので、とても便利です。

ここでは、下記の検索条件を『ビュー』として、ブック内に保存します。

①『商品名』に『飲料水』が含まれていて、②『単価』が『500』より大きいデータ

1. STEP

   『ビュー』の追加

   

   1. [表示]タブを選択
   2. 『ユーザー設定のビュー』を選択
   3. 『ユーザー設定のビュー』ダイアログボックスの[追加]を選択

   

   『ビューの追加』ダイアログボックスが表示されたら、下記の通りに設定しましょう。

   1. 『名前』：[飲料水500より大きい]
      （任意の名前を入力）
   2. [OK]を選択

   

   『ビュー』の追加が完了したら、今かかっているフィルターをクリアしておきます。

2. STEP

   『ビュー』の呼び出し

   

   1. [表示]タブを選択
   2. 『ユーザー設定のビュー』を選択
   3. ビュー：[飲料水500より大きい]を選択
   4. 『ユーザー設定のビュー』ダイアログボックスの[表示]を選択

   

   保存した検索条件でオートフィルターが設定され、データが抽出されましたね。

繰り返し設定するかもしれない検索条件は、『ビュー』として保存しておくといいね。

Dr.オフィス

関数でデータを抽出する方法

エクセルのFILTER（フィルター）関数は、フィルター機能と同じように、条件に一致するデータを抽出することができます。

新しい関数のため、まずは自身のExcelで使用できるかを確認してみましょう。

条件を指定するだけで、簡単にデータを抽出することができます。

元の表と抽出結果は、常に別で表示されます。

また、複数の条件も指定でき、簡単にデータを抽出できるので、とても便利ですよ。

関数でデータを抽出する方法については、こちら≫【エクセル】FILTER（フィルター）関数で条件に一致するデータを抽出しよう！で詳しく解説しています。

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フィルターの昇順を解除するには？

フィルターで昇順、降順などの並び替え設定をしたあとに、元の並び順に戻したいと思ったことはありませんか。

フィルターの解除やフィルターのクリアでは、『昇順』『降順』を解除することはできません。

フィルターの昇順を解除するには、並び替えをする前に重要な作業が1つあります。

このたった1つの作業をするだけで、簡単にフィルターの昇順を解除することができますよ。

フィルターの昇順を解除する方法については、こちら≫【エクセル】今さら聞けないフィルターの昇順を解除する方法を解説！初心者必見で詳しく解説しています。

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フィルターしたセルをコピーするには？

フィルターをかけているセルで、『通常のコピー＆ペースト』をすると、コピーできる場合と、コピーできない場合がありませんか。

フィルターをかけたセルをコピーする場合は、『可視セル』を設定することがポイントになります。

また、『可視セル』を設定すると、フィルター後に連番を入力することもできます。

フィルターしたセルをコピーする方法については、こちら≫【エクセル】フィルター後のセルをコピーする方法！可視セルのみ貼り付けとは？で詳しく解説しています。

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フィルターの結果の合計を求めてみよう！

フィルターで抽出した結果の合計を、SUM関数で求めると正しく計算されません。

これは、フィルターで抽出したデータ以外も含めて、計算されてしまうことが原因です。

フィルターで抽出した対象のデータだけを集計する場合は、ステータスバー上で確認するよりもSUBTOTAL関数が便利です。

フィルターの結果の合計を求める方法については、こちら≫【エクセル】フィルターで抽出した結果の合計を求めよう！簡単に集計できる便利技で詳しく解説しています。

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フィルターで抽出したデータを削除する方法

エクセルのフィルターを使えば、一括で不要なデータだけを簡単に削除することができます。

全体のデータ件数が多い場合は、不要なデータを削除して見やすくしてみましょう。

また、フィルターで抽出したデータ以外を削除することもできるので、とても便利です。

フィルターで抽出したデータを削除する方法については、こちら≫【エクセル】フィルターで抽出したデータを削除する方法と残す方法！初心者必見で詳しく解説しています。

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横方向にフィルターをかける方法

表の形式によっては、思うようにフィルターをかけれなくて、困ったことありませんか。

例えば、上記の表の場合、フィルターを設定しても『月』ごとのデータを抽出することができません。

そのような時は、考え方や見方を変えると、意外と簡単にできてしまうこともあります。

フィルターを横方向にかける方法については、こちら≫【エクセル】知らなきゃ損！フィルターを横方向にかける方法を解説！初心者必見で詳しく解説しています。

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セルを結合したままフィルターはかけれる？

エクセルの『結合セル』には、『空白セル』が含まれています。

そのため、結合セルにフィルターをかけても正しくデータを抽出することができません。

ですが、すべての『空白セル』に値を入力することで、簡単に解決することができます。

セルを結合したままフィルターを設定する方法については、こちら≫【エクセル】早く知りたかった！結合セルにフィルターをかける方法で詳しく解説しています。

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フィルターと画像を連動させよう！

画像を挿入した表にフィルターをかけてみたら、『画像が重なってデータの抽出には使えなかった』ということはありませんか。

そのような場合は、フィルターと画像を連動させましょう。

画像を挿入後に『図の書式設定』を設定するだけなので、とても簡単ですよ。

フィルターと画像を連動する方法については、こちら≫【エクセル】画像付きのデータベースの抽出方法で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみて下さい。

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キーボードでフィルターを操作する

フィルターの追加と解除は、ショートカットキーでも操作が可能です。

表内のいずれかのセルを選択し、ショートカットキーCtrl+Shift+Lを押すと、フィルター機能が設定されます。

続けてショートカットキーCtrl+Shift+Lを押すと、フィルター機能が解除されます。

1つのショートカットキーで、フィルター機能の設定と解除を切り替えられるから便利だね。

Dr.オフィス

フィルターがかからない場合の原因と対処方法

フィルターがかからない場合、データの内容や書式を確認したり、Excelの設定を確認したりする必要があります。

複数のシートを選択していると、リボン表示の『フィルター』がグレーアウトしていて選択することができません。

また、複数のシートを選択しているわけではないのに、同じように『フィルター』がグレーアウトしている場合もあります。

フィルターがかからない場合の対処方法については、こちら≫【エクセル】フィルターがかからない5つの原因と対処方法を解説！で詳しく解説しています。

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エクセルのフィルター機能に関するQ＆A

フィルター機能で便利にデータを活用しよう！

今回は、エクセルのフィルター機能の基本設定や便利な使い方について、解説しました。

フィルター機能は『フィルターボタン』で簡単に設定することができましたね。

そのためには、フィルターの範囲を自動で設定するのか、手動で設定するのかが重要になります。

フィルターの範囲に設定しようとしているデータに、空白行が含まれていないか確認しておきましょう。

また、データを抽出後に元に戻したい時は、フィルターの解除とクリアの2種類を使い分けることも忘れないでくださいね。

最後に、エクセルのフィルター機能を設定する簡単ステップについて、おさらいします。

Excelに慣れてくると、フィルター機能は欠かせない機能です。

フィルター機能を使いこなして、時短、効率アップを目指しましょう。

また、フィルター機能と同じように、手軽で便利な機能に、オートフィル機能があります。

フィルター機能とオートフィル機能、名前は似ていますが全く違う機能です。

エクセルのオートフィルの基本的な使い方については、こちら≫【エクセル】オートフィルの使い方！意外と知らない下までコピーする5つの方法で詳しく解説しています。

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