【エクセル】入力規則を設定する基本から応用を徹底解説!仕事効率アップの秘訣!

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エクセル初心者

エクセル初心者

エクセルの入力規則を使えば『ルール』を設定できるって聞いたよ!
どんなルールを、どういう風に設定すればいいのかな?
例えば僕は、決まったリストからしか入力できないようにしたいんだけど。

エクセルの入力規則なら『決まったリストから入力する』ことも、もちろんできるよ!
ほかにもルールを設定できるから、とても便利な機能だよ!くわしく解説するね!

Dr.オフィス

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エクセルの入力規則は、自分の決めたルールをセルに設定することができます。

入力規則を設定したセルには、ルールの条件に当てはまる値や数値などしか入力できません。

ルールの条件に当てはまらない値や数値を入力すると『エラーメッセージ』が表示されるので、入力ミスを防ぐことができる優れた機能です。

入力規則をマスターすることで仕事効率アップにつながるので、ぜひ活用してください。

エクセルの入力規則を設定する簡単ステップ
  1. 入力規則を設定するセルを選択する
  2. データタブから『データの入力規則』をクリックする
  3. 入力値の種類を選択する
  4. 条件の詳細設定をしてOKをクリックする

事務経験10年以上の私が、実際に使っている『入力規則』についてくわしく解説するよ!入力規則は使用頻度も高く、とっても便利な機能だから、ぜひマスターしよう!

Dr.オフィス

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入力規則を設定する作業は、とても簡単です。

しかし、入力規則にはさまざまな『入力値の種類』が選べます。

自分がどのような入力規則を利用したいかで、設定が変わってくるので、まずは基本的な設定をしてみましょう。

エクセルのスキルアップを目指す方は、『入力規則』と同様にとても便利な機能【条件付き書式】も、ぜひ参考にしてくださいね。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

エクセルで入力規則を使って『ルール』を作ろう!

まずはさっそく、エクセルの入力規則を設定してみましょう。

今回は、A2セルに『数値を入力』します。

この『数値』にルールを設定しましょう。

入力規則を設定する
入力規則を設定する

★ルールは、『1~10』の整数を入力する!です。

入力規則を設定する手順
入力規則を設定する手順
  1. A2セルを選択する
  2. データタブを開く
  3. データツールの『データの入力規則』をクリックする
データの入力規則ダイアログボックス
データの入力規則ダイアログボックス

データの入力規則ダイアログボックスが表示されました。

入力値の種類
入力値の種類

入力値の種類を『整数』にします。

すると『最小値』と『最大値』を入力できるようになりました。

今回のルールは『1~10』なので、下記のように入力しましょう。

  • 最小値は『1』と入力
  • 最大値は『10』と入力
数値を入力
数値を入力

そしてOKを押して、データの入力規則ダイアログボックスを閉じます。

A2セルに『1~10』の整数を入力してみましょう。

ルール内の数値は入力できる
ルール内の数値は入力できる

設定したルール内の値であれば、ちゃんと入力ができます。

では、ルールに当てはまらない『30』を入力してみましょう。

ルールに当てはまらない数値は入力できない
ルールに当てはまらない数値は入力できない

エラーメッセージが表示されて、入力することができませんでした。

このように、エクセルの入力規則は、ルールを設定して入力の制限を作ることができます。

エクセルの入力規則で指定できる種類一覧

入力値の種類入力規則の条件内容
整数整数のみ入力できる
少数の入力はできない
小数点数整数や小数のみ入力できる
リストリスト内の値のみ入力できる
※プルダウンリストの入力
日付日付を入力できる
時刻も日付といっしょに入力できる
時刻時刻のみ入力できる
文字列(長さ指定)指定した文字数のみ入力できる
半角・全角すべて1文字とカウントする
ユーザー設定数式を入力できる
・OR関数
・ISTEXT関数
・COUNTIF関数
・LEN関数・LENB関数

プルダウンは入力規則で簡単設定!

入力規則で便利な機能といえば『プルダウン』が、とっても有名ですね。

セルの右側に下向き▽が表示されて、その中には入力できるリストが入っています。

プルダウンリスト
プルダウンリスト

リスト以外の入力は、できません!

共有するエクセルデータにも使えるので、たくさんの人が入力することがあるデータでも、入力ミスをなくすことができる便利技です。

入力規則を使ったプルダウンの作成方法については、こちら≫【エクセル】プルダウンリスト(ドロップダウンリスト)の作成方法!初めてでも簡単設定!でくわしく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

入力規則を使ってプルダウンの色を変えるには

入力規則で便利なプルダウンを設定したら、さらに色を変える方法も覚えてみましょう。

各部署をプルダウンで選ぶと、部署ごとに色を設定できます。

部署ごとに色分けする
部署ごとに色分けする

色が入ることで、目視でもチェックしやすくなり、そして入力漏れの心配もなくなります。

くわしくはこちら≫エクセル【プルダウンリストを選択して色を変える】設定方法を分かりやすく解説!で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

複数のルールを設定する【入力規則のユーザー設定】

入力規則は1つのセルに『複数のルール』を設定することができます。

それは『入力規則のユーザー設定』でできる便利技です。

ユーザー設定では、ちょっと上級者レベルの設定もできますよ!

  • 複数の条件を同一セルに設定する
  • テキストだけを入力できるようにする
  • 指定範囲の値と同じ値だけ入力できるようにする
  • 半角だけ入力できるようにする

くわしく解説した記事は、こちら≫【エクセル入力規則】ユーザー設定を活用するおすすめテクニック!複数の条件なども設定できる!です。

ぜひ活用してみてください。

入力規則から『エラーメッセージ』を作成

エクセルで入力していると『エラーメッセージ』が表示されることがあります。

じつは、このエラーメッセージは自分で作成することができます。

エラーメッセージ
エラーメッセージ

入力規則で、入力のルールを作ります。そして、そのルールに当てはまらない値などを入力した場合、オリジナルのエラーメッセージを表示することができます。

興味のある方は、こちら≫エクセルの入力規則から【エラーメッセージ】を作成しようを参考にしてみてください。

エクセルの入力規則を解除する

入力規則を設定するからには、解除する方法も覚えておきましょう。

解除する方法については、こちら≫エクセルの入力規則を解除する方法を解説!できない方も必見!で解説しています。

入力規則を解除する方法は、とても簡単です。

入力規則ダイアログボックス
入力規則ダイアログボックス

入力規則ダイアログボックスを開き『すべてクリア』を押すだけです。

複数の異なる入力規則を設定した場合の解除方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

入力規則をコピーすればさらに簡単!

入力規則のコピーの方法は、

  • 入力規則を設定しているセルの書式ごとコピーする方法
  • 入力規則だけをコピーする方法

以上の2通りがあります。

入力規則のコピー完了
入力規則のコピー完了

それぞれをくわしく紹介した記事は、こちら≫エクセルの入力規則はコピーができる!知って得する豆知識!です。

ぜひ参考にしてください。

入力規則で日付だけを入力するルール

入力規則を使って、日付を入力してみましょう。

A2セルには、海水浴に行く日付を入力します。

海水浴に行く日
海水浴に行く日

期間はC列の『2021年7月1日~2021年8月31日』の間にします。

データの入力規則を設定する
データの入力規則を設定する
  1. まず、A2セルを選択
  2. データタブを開く
  3. 『データの入力規則』をクリック
入力値の種類を『日付』
入力値の種類を『日付』

データの入力規則ダイアログボックスが表示されたら、入力値の種類を『日付』にします。

開始日にはC2セルを選択し、終了日にはC3セルを選択し、OKを押しましょう。

ルールに当てはまる期間は入力できる
ルールに当てはまる期間は入力できる

A2セルには、期間内の日付であれば入力することができます。

ルールに当てはまらない期間は入力できない
ルールに当てはまらない期間は入力できない

しかし、期間外の日付を入力するとエラーメッセージが表示されました。

エクセルの入力規則をマスターして仕事効率アップ!

今回は、エクセルを使ううえでぜひ活用してほしい『入力規則』について解説しました。

入力規則は、ルールを設定するので入力ミスなども無くすことができる便利な機能です。

プルダウンを設定すれば、入力する手間も省くことができます。

時短で効率よく『入力規則』を活用しましょう。

エクセルの入力規則を設定する簡単ステップのおさらいです。

おさらい
  1. 入力規則を設定するセルを選択する
  2. データタブから『データの入力規則』をクリックする
  3. 入力値の種類を選択する
  4. 条件の詳細設定をしてOKをクリックする

入力規則は『入力値の種類』で、ルールを簡単に設定しやすくなっています。

自分がどのようなルールを設定したいのかは、最初の項目で紹介している『入力値の種類一覧』で確認してみてください。

エクセルのスキルアップを目指す方は、『入力規則』と同様にとても便利な機能【条件付き書式】も、ぜひ参考にしてくださいね。

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ワード初心者

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収支シートの出来上がりイメージ
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