エクセルプルダウンの決定版！必ずわかる基本操作と応用術

エクセル初心者

エクセルのプルダウンをつくる方法を教えてください！

部内で共有する資料で入力ミスが多く、メンバーごとに表記方法もバラバラで集計に時間がかかってしまいます。

手入力による間違いや表記ゆれという問題だね。

最初から選択肢を決めておけるプルダウンを使えば、バラついた入力がなくなってデータを統一できるよ。

Dr.オフィス

本記事を読むと、プルダウンの作成方法はもちろん、選択肢の追加や削除といった編集手順から、連動型リストやVLOOKUP関数との連携など、実務で役立つプルダウン操作を学べます。

総務職歴15年、備品リストから社員名簿までプルダウンを活用してきた私が、基本から応用まで徹底解説するよ！

Dr.オフィス

エクセルのプルダウンでは、入力者は直接文字を打たずに選択肢から選んで入力できるため、誰が操作しても迷わず同じ形式での入力作業が可能です。

特に、頻繁に分類や更新が必要なデータでは効果を発揮します。

入力規則の使い方からトラブル時の対処法までを網羅した内容は、こちらで詳しくまとめてありますのでぜひご覧ください。

※本記事は『OS：Windows11』画像は『Excelのバージョン：Microsoft365』を使用しています。

エクセルプルダウンの設定方法を2つのタイプ別でマスターする

エクセルでプルダウンを使うと、あらかじめ用意された選択肢によって入力内容を統一でき、ミスや表記形式の不揃いを防いでデータの整合性を保つことができます。

代表的なプルダウンリストの設定方法を以下2つのタイプでマスターしましょう。

• 選択肢を直接入力するプルダウンのつくり方
• 空きセルを参照したプルダウンのつくり方

それでは順番に見ていきましょう。

選択肢を直接入力するプルダウンのつくり方

プルダウンで表示させたい選択肢が少ない場合は、入力規則の設定画面で直接入力する方法が一番手軽です。

今回はC列「商品名」に、『マウス』、『キーボード』などの選択肢が表示されるようにプルダウンリストを作成していきます。

操作方法は次のとおりです。

1. STEP

   セルを選択して設定画面を開く

   

   まずは、セルを選択して入力規則の設定画面を開きましょう。

   1. セルC2からC6を選択する
   2. 「データ」タブを選択
   3. 「データの入力規則」をクリックする
2. STEP

   選択肢を入力する

   

   1. 設定画面が開くので、「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択
   2. 「元の値」に「マウス,キーボード,プリンター,スピーカー,モニター」のようにカンマ区切りで入力する
   3. 「OK」ボタンを押す
3. STEP

   プルダウンリストが作成された

   

   C列をクリックするとプルダウンリストが作成されていて、選択肢から商品を選ぶことができます。

空きセルを参照したプルダウンのつくり方

プルダウンリストの近くの空きセルに選択肢を入力し、元リストとして参照すると、内容もすぐに確認できて選択肢の追加や削除も素早く行えます。

こちらの作成方法も具体的な例で見てみましょう。

元リストとは、プルダウンに表示される選択肢をまとめた一覧のことだよ。

Dr.オフィス

1. STEP

   空きセルに選択肢を入力する

   

   C列「商品名」にプルダウンリストを作成するため、空いているG列に元リストを作成します。

   選択肢をひとつずつ入力していきましょう。

   1. セルG1に見出しとして『商品』と入力する
   2. セルG2からG6に選択肢を一行ずつ入力する
2. STEP

   入力規則の設定画面を開く

   

   1. セルC2からC6を選択する
   2. 「データ」タブの「データの入力規則」をクリック
3. STEP

   設定画面で条件を入力する

   

   1. 開いた設定画面の「入力値の種類」から「リスト」を選択
   2. 「元の値」のボックス内をクリックすると、カーソルが点滅する
4. STEP

   元リストのセル範囲を選択して設定する

   

   1. カーソルが点滅している状態で、元リストのセルG2からG6をドラッグして選択する
   2. 「元の値」に=$G$2:$G$6と入力されるのを確認
   3. 「OK」ボタンを押す
5. STEP

   プルダウンリストを作成できた

   

   C列「商品名」に、空きセルの元リストを参照したプルダウンリストを作成できました。

プルダウンを追加・削除・色分けしてエクセルを効率よく編集しよう

次は、プルダウンの選択肢の追加や削除方法に加え、色分けの工夫も取り入れて、データを効率よく編集する方法を解説します。

プルダウンの選択肢を追加する

プルダウンの選択肢を追加する方法から確認していきましょう。

選択肢を直接入力しているプルダウンの追加方法

入力規則の設定画面で、選択肢を直接入力している場合の追加方法は以下のとおりです。

1. STEP

   設定画面で選択肢を追加する

   

   入力規則の設定画面を開いて選択肢を追加します。

   1. セルC2からC6を選択する
   2. 「データ」タブから「データの入力規則」を開き、「元の値」に追加する『WEBカメラ』をカンマを入れてから入力する
   3. 「OK」ボタンを押す
2. STEP

   プルダウンに選択肢が追加された

   

   プルダウンを表示すると、選択肢に『WEBカメラ』が追加されています。

   削除したいときは、設定画面から選択肢を選んで削除するだけでOKだよ！

   

   Dr.オフィス

空きセルを参照しているプルダウンの追加方法

空きセルに元リストを作成し、プルダウンリストで参照している場合の選択肢の追加方法は次のとおりです。

1. STEP

   選択肢を追加して設定画面を開く

   

   増やしたい選択肢を元リストに追加し、入力規則の設定画面で操作しましょう。

   1. セルG7に追加の選択肢『ルーター』を入力する
   2. セルC2からC6を選択
   3. 「データ」タブから「データの入力規則」を開き、「元の値」の参照式をドラッグして選択する
2. STEP

   元リストの参照範囲を変更する

   

   プルダウンリストが参照している元リストの範囲に、追加した『ルーター』のセルも含めます。

   1. セルG2からG7を選択
   2. 「元の値」が「=$G$2:$G$7」に変更されるのを確認する
   3. 「OK」ボタンを押す
3. STEP

   選択肢が追加された

   

   参照範囲を変更したことで、『ルーター』がプルダウンの選択肢の中に追加されました。

   参照範囲の変更は、設定画面の「元の値」で、参照式の終点値を$G$6から$G$7に書き換える方法もあります。

プルダウンから不要な選択肢を削除する

空きセルの元リストを参照しているプルダウンでは、不要になった選択肢は元リストから以下の手順で削除することができます。

1. STEP

   削除する選択肢を選んでメニューを開く

   

   『プリンター』を削除します。

   1. セルG4を選択
   2. 選択した状態で右クリックすると、メニューが開くので「削除」をクリックする
2. STEP

   削除のシフト方向を選ぶ

   

   1. 「削除」ダイアログが開くので、「上方向にシフト」を選択する
   2. 「OK」ボタンを押す
3. STEP

   選択肢を削除できた

   

   元リストから『プリンター』が削除され、プルダウンにも表示されなくなりました。

エクセルのプルダウンを色分けする

プルダウンの背景色を条件付き書式を使って設定すると、色分けができて選択肢を区別しやすくなります。

今回はC列「商品名」のプルダウンで、『マウス』、『キーボード』と選択すると、背景色が水色になるように設定していきましょう。

1. STEP

   設定画面を開いて数式を入力する

   

   条件付き書式の設定画面を開き、数式を入力します。

   1. セルC2からC6を選択する
   2. 「ホーム」タブの「条件付き書式」のアイコンをクリックし、メニューから「新しいルール」を開いたら、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択
   3. 「次の数式を満たす場合に値を書式設定」に下記のように入力する
   4. 「書式」ボタンを押す

   =OR(C2="マウス",C2="キーボード")

2. STEP

   背景色を選択する

   

   1. 「セルの書式設定」が開くので、「塗りつぶし」タブを選択する
   2. 「背景色」で水色をクリック
   3. 「OK」ボタンを押す
3. STEP

   プルダウンを色分けできた

   

   プルダウンから『マウス』や『キーボード』を選択すると、設定したとおりの水色になりました。

   入力機器は水色、出力機器は緑色というように、選択肢をカテゴリーごとに色分けすると、直感的に判別しやすくなって見た目も整うね。

   

   Dr.オフィス

   出力機器の『モニター』は、「条件付き書式」の「新しいルール」を開き、数式に「=C2="モニター"」と入力し、「セルの書式設定」で「背景色」を緑色に設定しています。

プルダウンを色分けする方法については、エクセルの入力規則の使い方で詳しく解説していますのでぜひご覧ください。

エクセルの連動プルダウンとIF関数で選択肢を切り替えよう

こちらの記事は、近日中に作成予定です。しばらくお待ちください。

選択肢に応じて情報を呼び出す！エクセルの連動プルダウン×VLOOKUPの活用術

こちらの記事は、近日中に作成予定です。しばらくお待ちください。

エクセルプルダウンの選択肢を自動で追加！テーブル機能でリストを更新

プルダウンの選択肢が増えてくると、入力規則の設定画面を開いて手動で変更する作業が煩雑になりがちです。

ここでは、テーブル機能を使って元リストを管理し、追加などの更新がある度にそれがプルダウンにも反映されて、選択肢が自動で追加される方法を解説します。

プルダウンの元リストをテーブル化する

通常の表では、行や列を追加しても範囲は自動で変わりませんが、テーブル化すると枠が拡張し、追加したデータを自動的に取り込むことが可能です。

つまり、元リストをテーブル化し、そのテーブルを入力規則の参照元として設定することで、元リストの追加や削除がプルダウンにも反映されて、選択肢が自動で増減するようになります。

シート1のプルダウンリストで、シート2の元リストを参照しているこちらのリストを使い、テーブル化から設定していきましょう。

シート1のプルダウンリストのデータの入力規則を開くと、「入力値の種類」で「リスト」が選択され、「元の値」には=Sheet2!$A$2:$A$6と参照式が入っています。

1. STEP

   元リストを選択してテーブル化する

   

   シート2の元リストをテーブル化しましょう。

   1. セルA1からA6を選択する
   2. 「挿入」タブを選択
   3. 「テーブル」アイコンをクリックする
   4. 「テーブルの作成」ダイアログが開くので、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れる
   5. 「OK」ボタンを押す
2. STEP

   元リストがテーブル化された

   

   元リストに青と水色のテーブルスタイルが適用され、右下に「サイズ変更ハンドル」が表示されています。

   これでテーブル機能が有効になりました。

3. STEP

   選択肢を追加してテーブルの自動拡張を確認する

   

   テーブル化した元リストに選択肢を追加してみます。

   『モニター』の下に『USBハブ』と入力すると、元リストの枠が自動で広がり、テーブルの範囲が拡張されていることが確認できます。

INDIRECTを使って自動増減するエクセルプルダウンを完成させよう！

元リストをテーブル化できたので、次はINDIRECT関数を使ってテーブル名を入力規則に指定し、自動で増減するプルダウンを完成させましょう。

1. STEP

   セルを選択して設定画面を開く

   

   シート1を表示し、C列「商品名」の入力規則の設定画面を開きます。

   1. セルC2からC6を選択
   2. 「データ」タブを選択する
   3. 「データの入力規則」をクリックする
2. STEP

   元リストのテーブル名を指定する

   

   INDIRECT関数で、元リストのテーブル名と列名を指定します。

   1. 設定画面が開くので、「元の値」の参照式を下記のように変更する
   2. 「OK」ボタンを押す

   =INDIRECT("テーブル1[商品]")

   テーブル名は、テーブル内のセルをどれか1つ選択し、リボン上に表示される「テーブルデザイン」タブをクリックすると、画面左上の「テーブル名」ボックスで確認できます。

3. STEP

   元リストで追加した選択肢が自動で反映された

   

   シート1でプルダウンを表示してみましょう。

   先ほど元リストに追加した『USBハブ』が自動で反映されました。

   

   エクセル初心者

   INDIRECT関数でテーブル名を指定しておけば、もう元リストで選択肢が増えても、設定画面を開いて参照範囲を変更する必要はないのですね！

   そうなんだ！元リストの選択肢が減ったときも自動で反映されるよ。

   

   Dr.オフィス

   エクセルの入力規則でINDIRECT関数を使ってテーブル名を指定すると、テーブル化によって自動拡張する元リストの範囲を動的に参照できるようになります。

エクセルのリストとテーブルを組み合わせる便利技では、名前の定義を使って自動増減プルダウンを作成する方法が解説されていますので、こちらも参考にしてください。

テーブルを解除して普通のセルに戻す

テーブル機能が不要になり、元の普通のセルに戻したいときは、以下の操作を行って解除しましょう。

1. STEP

   テーブル内のセルを選択して範囲に変換する

   

   1. テーブル内の任意のセルを選択する
   2. リボン上に「テーブルデザイン」タブが表示されるのでクリックする
   3. 「範囲に変換」をクリック
   4. 「テーブルを標準の範囲に変換しますか？」とメッセージが表示されるので、「はい」を選択
2. STEP

   テーブルが普通のセルに戻った

   

   テーブルが普通のセルに戻り、テーブル化されているときに右下にあった「サイズ変更ハンドル」も表示されなくなりました。

   普通のセルに戻っても塗りつぶしはそのままだから、次で塗りつぶしをなくしてみよう。

   

   Dr.オフィス

3. STEP

   塗りつぶしをなくす

   

   1. セルA1からA7を選択する
   2. 「ホーム」タブの「塗りつぶしの色」アイコンをクリックする
   3. 開いた一覧から「塗りつぶしなし」を選択
4. STEP

   塗りつぶしなしが適用された

   

   塗りつぶしがなくなり、完全に普通のセルに戻りました。

   セルA1の見出しの「商品」の文字は消えてしまっているように見えます。

   これは、テーブル化した際にセルの背景が塗りつぶされ、文字色が白に変更されたため消えたように見えている状態です。

   必要であればフォント色を黒に戻しましょう。

テーブルの解除方法については、エクセルのテーブルを解除する方法でも詳しくまとめています。

マウス不要！エクセルのプルダウンをキーボードだけで簡単操作

プルダウンから選択肢を選ぶ度にマウスに手を伸ばすのが面倒に感じるときは、キーボードだけで操作する方法を使うと、快適な上に時短にもなります。

ここでは、次の実用的な2例を紹介します。

• 入力規則なしでもプルダウンがつくれるショートカットキー「Alt+↓」
• アクセスキーで開ける入力規則の設定画面

入力規則なしでもプルダウンがつくれるエクセルのショートカットキー「Alt+↓」

入力規則を設定しなくても、複数の決まった同じ値を繰り返し入力する場合などに、Alt+↓のショートカットキーで即席プルダウンの作成が可能です。

実際に試してみましょう。

1. STEP

   セルを選択してAlt+↓を押す

   

   セルC2からC4までは手入力で商品名を入力しています。

   C5以降もこの3つの選択肢のいずれかを繰り返し入力する場合、以下の手順でプルダウンを表示させることができます。

   1. セルC5を選択する
   2. Altを押しながら↓を押すと、すでに入力した3つの選択肢が表示される
   3. Altから手を離し、↓を押して『マウス』を選択したらEnterを押す
2. STEP

   即席プルダウンで選択肢を入力できた

   

   入力規則を設定することなく、同じ列に入力した一覧から『マウス』と入力できました。

   この機能は正式なプルダウンではありませんが、縦に長いデータ入力で決まった値を何度も使う場面などで便利です。

アクセスキーで開けるエクセル入力規則の設定画面

アクセスキーとは、Altキーを押すと画面上に英数字のガイドが表示され、対応するキーを押すことでマウスを使わずに操作できる機能です。

以下のように、キーボードの操作だけで入力規則の設定画面を開いてみましょう。

1. 入力規則を設定したいセルを選択してAltを押す
2. 画面上部にガイドが表示されるので、キーボードで順番にA→Ｖ→Vと押す
3. 「データの入力規則」が開く

ガイドのAやVの横にその機能が表示されるから、それを見ながらキーボードでA→V→Vと押すと操作がわかりやすいよ。

Dr.オフィス

データの入力規則を表示するAlt→A→V→Vでも詳しく解説していますので、チェックしてみてください。

エクセルのプルダウンが表示されないときの対処法

エクセルのプルダウンを設定したはずなのに、このようにプルダウンボタンが表示されず、選択肢が出てこないときの対処法を解説します。

1. STEP

   Excelのオプションを開いて設定を変える

   

   キーボードのAlt→T→Oを順番に押して「Excelのオプション」を開き、以下のように操作しましょう。

   1. 左側のメニューで「詳細設定」を選択する
   2. 「次のブックで作業するときの表示設定」の「オブジェクトの表示」で、「すべて」を選択する
   3. 「OK」ボタンを押す
2. STEP

   プルダウンを表示できた

   

   プルダウンボタンが現れ、選択肢が表示されるようになりました。

より詳しい内容は、プルダウンが表示されないときの対処法で解説していますので参考にしてください。

プルダウン設定後に差がつく！実務で役立つエクセル便利技

入力規則のプルダウンを設定した後、「未選択も選べるようにすればよかった」、「選択肢の並び順が見づらい」など、ちょっとした不便を感じるケースも少なくありません。

こうした状況に役立つ便利なテクニックを以下のとおり3つ紹介します。

• プルダウンに空白を加えて[未選択]をつくる
• エクセルのプルダウンをソート関数で見やすく並べ替え！
• 元リストを勝手に編集されないエクセルのロック&保護

プルダウンに空白を加えて[未選択]をつくる

元リストに空白のセルを挿入しておくと、プルダウンで「未選択」の状態を選べるようになります。

こうすることで、いったん「未選択」を選んでおいて、後から選択肢を選び直すことも可能です。

元リストに空白セルを加え、プルダウンで表示させる方法を見てみましょう。

1. STEP

   元リストに空白セルを挿入する

   

   C列「商品名」のプルダウンリストは、G列の元リストを参照しています。

   この元リストの一番上に空白セルを入れ、プルダウンで「未選択」を選べるようにします。

   1. セルG2を選択する
   2. 選択した状態のまま、右クリックするとメニューが開くので「挿入」をクリック
2. STEP

   挿入のシフト方向を選択する

   

   1. 「挿入」ダイアログが開くので、「下方向にシフト」を選択
   2. 「OK」ボタンを押す
3. STEP

   元リストに空白セルが挿入された

   

   元リストの一番上に空白セルが挿入されました。

4. STEP

   プルダウンリストで参照範囲を設定する

   

   元リストに空白セルが追加されたので、その空白セルも含めて選択肢が表示されるようにプルダウンリストの参照範囲を設定しましょう。

   1. セルC2からC6を選択
   2. 「データ」タブから「データの入力規則」を開き、「元の値」の参照式をドラッグして選択する
5. STEP

   元リストの参照範囲を変更する

   

   新しく追加した空白セルのG2も参照範囲に含めます。

   1. セルG2からG7を選択
   2. 「元の値」が=$G$2:$G$7に変更されたのを確認する
   3. 「OK」ボタンを押す
6. STEP

   プルダウンに空白セルが表示された

   

   プルダウンを表示すると、一番上に空白が入っていて、「未選択」の状態を選ぶことができるようになりました。

   必ずしも選択肢を選ばなくてよい場合にも便利です。

エクセルのプルダウンをソート関数で見やすく並べ替え！

下の画像のG列の元リストには、カタカナ、アルファベット、漢字など異なる文字の種類の選択肢が混在しています。

このように、文字の種類が入り混じった状態で選択肢が増えていくと、プルダウンを表示したときに見た目もわかりづらくなり、作業の流れを妨げる原因にもなります。

こうした見づらさを解消するために、ソート関数を使って文字の種類別に並べ替えることが可能です。

それでは、手順を確認しましょう。

1. STEP

   ソート関数を使って選択肢を並び替える

   

   H列に、元リストの選択肢を文字の種類別に並び替えた別リストを作成します。

   1. セルH2を選択する
   2. 数式バーに下記のように入力し、Enterを押す

   =SORT(G2:G10)

2. STEP

   選択肢が文字の種類別に並べ替えられた

   

   H列に、元リストの選択肢を文字の種類別に並べ替えた別リストが作成され、スッキリ見やすくなりました。

3. STEP

   プルダウンリストで別リストを設定する

   

   次に、プルダウンリストで別リストを参照できるように設定しましょう。

   1. セルC2からC6を選択する
   2. 「データ」タブを選択し、「データの入力規則」を開いて「元の値」をドラッグして選択する
4. STEP

   別リストを参照範囲として設定する

   

   1. セルH2からH10を選択する
   2. 「元の値」に=$H$2:$H$10と入力されるのを確認
   3. 「OK」ボタンを押す
5. STEP

   プルダウンに別リストが表示された

   

   プルダウンで、並べ替えたH列の別リストを選択肢として表示することができました。

ソート関数は、データを並べ替え、その結果を別のセル範囲に表示する関数です。

そのため、元リスト自体を並べ替えることはできませんが、このように別リストを作ってプルダウンで設定すれば、選択肢を見つけやすくなります。

ソート関数を使うと、数字、アルファベット、カタカナ、漢字の順に並び替えが行われるよ。

Dr.オフィス

元リストを勝手に編集されないエクセルのロック&保護

エクセルのデータを複数人で共有していると、プルダウンの元リストが誤って編集されてしまうことがあります。

入力ミスやリスト崩れを防ぐためにも、ロックと保護機能を使って元リストを守っておくと安心です。

G列に元リストを作成しているこちらの画像を使い、設定してみましょう。

1. STEP

   シート全体のセルのロックを解除する

   

   エクセルでは、セルのロック設定は「シートの保護」を有効にしたときに初めて機能します。

   初期状態ではすべてのセルがロックされていますが、保護を設定する前に一度ロックを解除しておくことで、必要な範囲だけをロック対象にできます。

   まずは、すべてのセルのロックを解除しましょう。

   1. シート左上の三角をクリックし、シート全体を選択する
   2. シートが選択されてハイライトされたら、Ctrl+1を押して「セルの書式設定」を開く
   3. 「保護」タブを選択
   4. 「ロック」のチェックを外す
   5. 「OK」ボタンを押す
2. STEP

   元リストだけをロックする

   

   元リストの範囲だけにロックをかけます。

   1. セルG2からG6を選択する
   2. Ctrl+1を押して「セルの書式設定」を開く
   3. 「保護」タブで「ロック」にチェックを入れる
   4. 「OK」ボタンを押す
3. STEP

   シートの保護をかける

   

   ロックをかけた元リストに対して、「シートの保護」をかけて編集ができないようにします。

   1. 「校閲」タブを選択
   2. 「シートの保護」をクリック
   3. 「シートの保護」ダイアログが開くので、パスワードを入力する
   4. 「シートとロックされたセルの内容を保護する」にチェックが入っていることを確認する
   5. 「ロックされていないセル範囲の選択」にもチェックが入っていることを確認
   6. 「OK」ボタンを押す
4. STEP

   再度パスワードを入力する

   

   1. 「パスワードの確認」ダイアログが開くので、もう一度パスワードを入力する
   2. 「OK」ボタンを押す
5. STEP

   元リストだけが保護された

   

   元リスト以外のセルは、入力作業やコピー・貼り付けなどの基本的な編集ができますが、元リストのセルG2からG6はクリックができなくなりました。

   共有ユーザーに対しては必要な入力の自由度を保ちながら、操作してほしくない部分はしっかり守ることができています。

   元リスト以外のセルで、書式設定や入力規則の変更などを行う場合は、「シートの保護」で設定したり、一時的に保護を解除したりなどの操作が必要になります。

セルのロック＆保護の他に、入力規制に関する詳細についてエクセルの入力規制や文字数制限の設定方法で解説していますので、こちらもあわせてご覧ください。

エクセルプルダウンに関するQ＆A

プルダウンは選択だけじゃない！使い方次第でエクセル業務が劇的に変わる

本記事では、エクセルのプルダウンを数ステップで作成する方法に加え、選択肢の追加・削除や色分けなども基本操作と同じ感覚で手軽に行えることを解説しました。

連動型リストやVLOOKUP関数を使えば、項目同士の関連づけや自動表示も可能になり、エクセル業務の精度と効率をさらに上げることができます。

最後に、エクセルプルダウンの作成方法についておさらいしましょう。

プルダウンを使いこなせれば、単なる入力補助にとどまらず、エクセル作業を驚くほどスムーズに進められるようになります。

ぜひ業務の中で積極的に活用してみてください。

入力規則の使い方からトラブル時の対処法までを網羅した内容は、こちらで詳しくまとめてありますのでぜひご覧ください。