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【初心者OK!】エクセルでシフト表を作成してみよう!無料テンプレートも紹介

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エクセル初心者

エクセル初心者

エクセルでシフト表を作りたいんだけど、なんだか難しそうだし初心者には無理かな〜

シフト表を作るとなると難しそうに感じるよね、でも実は意外と簡単なんだよ!この記事ではそのまま使えるテンプレートや簡単にシフト作成をする方法を紹介しているからぜひ読んでみてね!

Dr.オフィス

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この記事ではエクセルで作るシフト表について、無料で使える優秀なテンプレートや簡単なシフト表の作り方を紹介しています。

「いますぐにシフト表が欲しい!」という方は紹介するテンプレートを参してみて下さい。

「自分でカスタマイズしたシフト表を作りたい!」という方はベースになるシフト表の作成方法を紹介していますので、この記事を見ながらぜひ一緒に作ってみましょう

エクセルでシフト表を作るポイント
  1. 自動で西暦、月、曜日、日付が出るように設定
  2. スタッフの人数と時間帯を設定
  3. 時間帯出勤者のカウントを設置
  4. スタッフの出勤日数と公休日数をカウント

実際に会社の事務作業で10年以上エクセルを活用し続けてきた私が詳しく解説するよ!

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初心者の方はテンプレートをダウンロードして利用、自分好みにカスタマイズするのがオススメです。

逆に自社の痒い所にも手が届くようなシフト表を作りたい人は多少手間が掛かりますが、本記事内の解説手順を参考にチャレンジしてみて下さい。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

エクセル初心者はシフト表の無料テンプレートを使ってみよう

それではエクセルのテンプレートを紹介していきます。

まず「どこにテンプレートがあるのか?」という事ですが、シフト表のテンプレートは主に以下の3つから入手できます。

  • Microsoft Excelに標準装備されているテンプレート
  • Microsoft公式のシフト表をダウンロード
  • 外部サイトからのダウンロード

上記3つになります。それぞれ順に紹介していきます。

全部無料で使えるので安心して使ってね!

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Microsoft Excelのテンプレート

マイクロソフトのエクセルには実は最初からシフト表のテンプレートが準備されています。

とても使いやすく見やすいシフト表なので、そのままテンプレートを使うだけで十分という人もたくさんいます。

そのエクセルテンプレートの場所は以下の通りです。

  1. STEP

    左上ファイルをクリック

    画面左上ファイルをクリック
    画面左上ファイルをクリック

    左上のファイルをクリックします。

  2. STEP

    その他テンプレートをクリック

    その他テンプレートを選択
    その他テンプレートを選択

    画面右の方にあるその他テンプレートをクリックします。

  3. STEP

    検索ボックスにシフト表と入力

    シフト表と入力
    シフト表と入力

    検索ボックスに『シフト表』と入力しEnterを押します。

  4. STEP

    シフト表が表示される

    シフト表が複数表示されます
    シフト表が複数表示されます

    以上でシフト表のテンプレートが表示されます。Microsoft Excelを利用している方は無料で利用できますのでぜひチェックしてみて下さい。

    週ごとや月単位、カレンダー形式など豊富なテンプレートがあるよ

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エクセルのテンプレートの種類を紹介

続いてMicrosoftの公式からダウンロードできるシフト表です。エクセルで用意されているシフト表よりも少し機能的な印象です。

ダウンロードは以下のリンクからどうぞ。こちらも無料で利用が可能です。

≫Microsoft シフト管理表 (月別・日別)

エクセルのテンプレートを配布している外部サイトの紹介

多くの場合は公式が配布しているテンプレートで十分だと思いますが、気に入るテンプレートが無かった場合はさらに多くのテンプレートを配布している外部サイトがありますのでご紹介します。

≫Excel勤怠テンプレート

こちらのサイトは勤務表に特化したテンプレートサイトです。

すべて無料で公開されていますので、公式テンプレートで満足できなかった方はこちらのサイトもチェックしてみて下さい。

エクセルでシフト表を自動作成する方法

ここからは実際にエクセルでシフト表を作成していきます。ここで作成するシフト表の完成イメージはこちらになります。

シフト完成イメージ
シフト完成イメージ

このシフトで表示できる項目は以下の通りです。

  • 日付、曜日の自動表示
  • シフトごとの出勤人数
  • シフト人員の過不足の表示
  • 個人の出勤日数と公休日数

これらを一目でわかるように、極力入力の手間をはぶき自動表示できるように作成していきます。

まずは各セクションごとに作成方法を解説していきますので一緒に是非シフト表を作成してみて下さい。

作成するシフトは4人で早番、遅番、夜勤のシフトを想定し必ず各時間帯に1人は配置する事を前提に作成していきます。

DETA関数とWEEKDAY関数を利用して日にちと曜日を自動で出力させる

  1. STEP

    A1とC1にそれぞれ西暦と月を入力する

    A1とC1に年と月を入力する
    A1とC1に年と月を入力する
    1. A1に西暦を入力
    2. C1に月を入力

    となりのB1には「年」D1には「月」を入力しよう

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  2. STEP

    C3にDATE関数を入力する

    DATE関数の入力
    DATE関数の入力
    1. C3セルをクリック
    2. =DATE(A1,C1,1)を入力

    入力後にC3のセルに『2024/5/1』と表示されていればOKだよ

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  3. STEP

    D3に=C3+1を入力する

    D3に=C3+1を入力する
    D3に=C3+1を入力する
    1. D3セルをクリック
    2. =C3+1を入力

    入力後にD3のセルに『2024/5/2』と表示されていればOKだよ

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  4. STEP

    日付の表示設定を変えよう

    列3の上で右クリック
    列3の上で右クリック
    1. 列3の上で右クリック
    2. セルの書式設定をクリック
  5. STEP

    日付の表示形式を選択

    書式設定の変更
    書式設定の変更
    1. 表示形式の日付をクリック
    2. 種類から3/14の形式をクリック
    3. OKをクリック

    これで日付の表示が2024/5/1→『5/1』に短縮されます。

    日付を短縮させるとシフト表自体もすっきりして見やすくなります。視認性が上がるので表示形式は変更しておくことをおすすめします。

  6. STEP

    オートフィルで月末まで出力

    オートフィルで日付を出力
    オートフィルで日付を出力
    1. 5/2のセルを選択し右クリック
    2. コピーをクリック
    3. セルの右下+をクリックしてドラッグ

    このまま5/31までドラッグしていきましょう。ここまでで日付の入力は完了です。

    日付けなどオートフィルで連続したデータを一気に入力する方法は≫【エクセル】オートフィルで大量の連続データを入力!日付や曜日もこれだけでOKで詳しく解説していますのでぜひご覧ください。

    続いて曜日の入力を自動で設定していきましょう。

  7. STEP

    WEEKDAY関数で曜日を自動表示させよう

    C4セルを選択
    C4セルを選択
    1. C4セルを選択
    2. C4に=WEEKDAY(C3)を入力

    ここでEnterを押してC4に『4』など数字が表示されていればOKです。

    このままだと曜日じゃなくてただの数字だから、このあとの作業で曜日に変換していくよ!

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  8. STEP

    数字を曜日に変換する

    C4のセルを選択
    C4のセルを選択
    1. C4のセルを選択し右クリック
    2. ユーザー定義を選択
    3. 種類に「aaa」と入力
    4. OKをクリック

    ここで数字が曜日に変換されます。この図の場合『4』は水曜日に変換されました。

  9. STEP

    オートフィルで月末まで出力

    オートフィルで月末まで出力
    オートフィルで月末まで出力
    1. C4を選択し右クリック
    2. コピーを選択する
    3. アクティブになっているセルの右下+をクリックしながら横にドラッグ

    ここで日付、曜日の設定は終わりになります。

    次に従業員の名前や出勤の管理を作成していきます。

従業員の名前、勤務シフトの入力を行う

  1. STEP

    従業員の名前を入力

    従業員名の入力
    従業員名の入力

    実際に従業員の名前を入力していきましょう。A5B5のセルを結合して中央ぞろえにすると見やすくなります。

    セルの中央ぞろえに関しては≫セルを結合して中央揃えする「Alt→H→M→C」で紹介を解説してますのでこちらもどうぞご覧ください。

  2. STEP

    仮のシフトを入れてみよう

    仮のシフトを入れる
    仮のシフトを入れる

    一ヶ月の仮シフトを当て込んでみましょう。ここでは冒頭でお伝えした従業員4名、早番、遅番、夜勤、さらに公休と有給を表すシフトとなっています。

    早番とか遅番と入力しても良いけど一文字で「早」とか「遅」の方が視認性が上がって見やすくなるよ!

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  3. STEP

    セルの幅を調整する

    行の幅を調整
    行の幅を調整
    1. C~AGまでの行をドラッグして選択
    2. 選択したセルの幅を4.50に合わせる

    すっきりして視認性が上がります。

  4. STEP

    文字を中央揃えにする

    全体を中央揃え
    全体を中央揃え
    1. 左上◀をクリックしセル全体を選択
    2. 中央揃えをクリック

    セルの幅を狭くし文字を中央揃えにする事でシフト表全体がすっきりして視認性が上がります。

  5. STEP

    特定のシフトを色分けして見やすくしよう

    特定の勤務を色分けすると見やすくなります。ここでは公休を意味する「公」を赤太字で自動表示するようにしてみます。

    シフトエリアを選択
    シフトエリアを選択

    まずはシフトエリア全体をドラッグして選択します。名前や日付は選択せずにシフト表示されている部分のみです。

  6. STEP

    条件付き書式から文字列を選択

    シフトエリアのセルを選択
    シフトエリアのセルを選択
    1. 条件付き書式をクリック
    2. せるの強調表示ルールを選択
    3. 文字列をクリック
  7. STEP

    ユーザーの書式設定を選択

    条件付き書式を設定する
    条件付き書式を設定する
    1. 公と入力
    2. ユーザー設定の書式を選択
    3. スタイル太字を選択
    4. 赤を選択
    5. OKをクリック
  8. STEP

    『公』のみが赤に表示され

    公だけ赤太字に変換
    公だけ赤太字に変換

    上記の様に「公」だけが赤字太字に自動で色分けされるように設定されました。同じ要領で他のシフトも色分けが可能です。



    セルの色分けに関しては≫条件を満たすセルの行を色付けしよう!【エクセルの条件付き書式】仕事効率アップおすすめ機能!でより詳しく解説していますのでこちらをご覧ください。

    たとえば夜勤は黄色、早番は青にするなどの色分けもできるよ!その職場で見やすいように上手く色分けしてみてね!

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出勤者の人数を抽出して可視化してみよう

  1. STEP

    列にシフトと出勤人数を入力

    カウントするシフトを入力
    カウントするシフトを入力

    先ほど作ったシフト一覧の下に時間帯ごとの出勤人数と1日当たりの出勤人数を表示できるようにしてみましょう。

    画像の通り赤枠の箇所に早番、遅番、夜勤、公休、有給を縦列に入力し、一番下の列に出勤人数と入力します。

  2. STEP

    カウント関数で早番シフト人数をカウントする

    早番にカウント計数を入力
    早番にカウント計数を入力

    早番の人数を集計するカウント計数を入力していきましょう。

    1. C11をクリック
    2. =COUNTIF(C5:C8,”早”)と入力

    これでC11に早番の人数が表示されます。

  3. STEP

    オートフィルで月末まで入力

    オートフィルで月末まで入力
    オートフィルで月末まで入力

    続いてオートフィルで月末までドラッグします。そうすると早番の出勤人数が月末まで一気に出力されます。

    基本的にはこの後の遅番、公休、有給などもやり方は一緒、カウント計数を入れたら月末までオートフィルの流れだよ!

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    この要領で遅番、夜勤、公休、有給をカウントしてみましょう。

  4. STEP

    遅番の出勤人数をカウントする

    遅番にカウント計数を入れる
    遅番にカウント計数を入れる

    続いて遅番の出勤人数をカウントしていきましょう。

    1. C12をクリック
    2. =COUNTIF(C5:C8,”遅”)を入力

    出勤人数が表示されたら、先ほどと同じようにオートフィルで月末までドラッグすると遅番の出勤人数がカウントされます。

  5. STEP

    夜勤の出勤人数をカウントする

    夜勤にカウント計数を入れる
    夜勤にカウント計数を入れる
    1. C13をクリック
    2. =COUNTIF(C5:C8,”夜”)を入力

    続いてオートフィルで月末までドラッグすると夜勤の出勤人数がカウントされます。

  6. STEP

    公休の人数をカウントする

    公休にカウント計数を入れる
    公休にカウント計数を入れる
    1. C14をクリック
    2. =COUNTIF(C5:C8,”公”)を入力

    入力後にオートフィルで月末までドラッグすると公休の人数がカウントされます。

  7. STEP

    有給の人数をカウントする

    公休にカウント計数を入れる
    公休にカウント計数を入れる
    1. C15をクリック
    2. =COUNTIF(C5:C8,”有”)を入力

    同じようにオートフィルで月末までドラッグすると有給の人数がカウントされます。

  8. STEP

    出勤人数をカウントする

    カウントするシフトを入力
    カウントするシフトを入力
    1. C17をクリック
    2. C11+C12+C13を入力

    ここでは出勤する人数のみを計数しますので公休や有休のセルは含めません。オートフィルで月末までドラッグすると当日の出勤人数がカウントされます。

    ここで紹介したCOUNTIF計数はシフト表以外にも非常に汎用性の高い便利な関数です。こちらの記事で詳しく解説していますのでチェックしてみて下さい。
    ≫エクセルで以上・以下を指定する方法をわかりやすく解説!

    ここまででシフトごとの人数の表示ができるよ!次にシフトごとの過不足を色分けして人員が足りない日などを一目でわかるようにしてみよう!

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出勤者の時間帯の過不足を色分けで可視化してみよう

  1. STEP

    すべてのシフト範囲を選択し強調表示ルールを設定

    セルを選択し条件付き書式設定
    セルを選択し条件付き書式設定
    1. 早番~公休までのセルを月末まで選択
    2. 条件付き書式をクリック
    3. セルの強調表示ルールにカーソルを合わせる
    4. 指定の値より小さいをクリック
  2. STEP

    指定値より小さい書式設定

    数字と表示書式を選択
    数字と表示書式を選択
    1. 『1』を入力
    2. 濃い赤の文字、明るい赤の背景を選択
    3. OKをクリック

    ここまでで、各時間帯の1人以下の日が赤く表示されるようになっているはずだよ!次は各時間帯シフトの1人以上の余裕のある日を色別に表示させていくよ!

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  3. STEP

    すべてのシフト範囲を選択し強調表示ルールを設定

    セルを選択し条件付き書式設定
    セルを選択し条件付き書式設定
    1. 早番~公休までのセルを月末まで選択
    2. 条件付き書式をクリック
    3. セルの強調表示ルールにカーソルを合わせる
    4. 指定の値よりを大きいをクリック
  4. STEP

    次の値より大きいセルの書式設定

    数字と表示書式を選択
    数字と表示書式を選択
    1. 『1』を入力
    2. 濃いの緑の文字、緑の背景を選択
    3. OKをクリック
  5. STEP

    シフトの過不足が色分けで表示される

    人数の過不足が色でわかる
    人数の過不足が色でわかる

    これでシフトの時間帯ごとに人が少ない時間帯は赤、逆に人が2人以上いる時間帯は緑で表示されるので過不足が一目でわかります。

    このようにしておくとシフトを作る際、均等に各時間帯に人員を配置できるのでシフト表作成の効率が大きく上がります。

出勤日数と公休・有給の日数を自動で表示しよう

  1. STEP

    個人の出勤日数をカウントしよう

    出勤日数をカウントしよう
    出勤日数をカウントしよう
    1. AH5をクリック
    2. =COUNTIF(C5:AG5, “早”) + COUNTIF(C5:AG5, “遅”) + COUNTIF(C5:AG5, “夜”)を入力

    これでAH5に個人の出勤日数がカウントされるようになりました。

  2. STEP

    オートフィルで全員の出勤日数を自動表示させる

    オートフィルでドラッグ
    オートフィルでドラッグ

    続いてそのままオートフィルでスタッフ全員分をコピーしましょう。

  3. STEP

    個人の公休回数をカウントしよう

    公休日数をカウントする
    公休日数をカウントする
    1. AI5をクリック
    2. =COUNTIF(C5:AG5, “公”)を入力

    これでAI5に公休回数がカウントされます。

  4. STEP

    オートフィルで全員の公休回数を自動表示させる

    オートフィルでドラッグ
    オートフィルでドラッグ

    続いて先ほど同様にオートフィルを使いスタッフ全員分の公休回数をカウントできるようにしましょう。

    最後に有給日数をカウントしていきます。

  5. STEP

    個人の有給回数をカウントしよう

    有給回数をカウントする
    有給回数をカウントする
    1. AJ5をクリック
    2. =COUNTIF(C5:AG5, “有”)COUNTIF(C5:AG5, “有”)を入力

    これでAJ5に個人の有給回数がカウントされました。同じようにオートフィルで全員分を表示させましょう。

  6. STEP

    オートフィルで全員の有給回数を自動表示させる

    オートフィルでドラッグ
    オートフィルでドラッグ

    これで全員の有給取得回数が一目でわかるようになりました。シフト作成の手順は以上になります。

  7. STEP

    シフト表の完成

    完成したシフト表
    完成したシフト表

    上記が完成したシフト表です。スタッフのシフトを見やすく一覧で表示し、人員の過不足が一目でわかるようにしています。

    また出勤日数と公休日数も個人ごとにカウントできるようにしているので、シフト作成者の立場からも使いやすいシフト表となっています。

    最後に改ページプレビューで印刷範囲を整えるとより使いやすくなりますよ。設定方法は≫エクセルの印刷範囲をA4サイズぴったりにする方法!で詳しく解説していますのでチェックしてみて下さい。

    これをベースに使いやすくアレンジしてみても良いかも!

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エクセルでシフト表を作るメリットデメリット

次にエクセルでシフト表を作るメリット、デメリットを紹介していきます。

シフト作成をする前にご自身の用途に合っているかどうかをチェックしておきましょう。

まずはメリットから挙げていきます。

メリット

エクセルシフト表のメリット
エクセルシフト表のメリット
  • 無料で作成できてテンプレートも豊富
  • 自由にカスタマイズできるので職場にあった表を作成できる
  • エクセルを使える人であれば共有やカスタマイズが容易

エクセルでシフト表を作成するメリットは多々ありますが、一番はテンプレートが豊富で誰でも簡単に利用できる事でしょう。

テンプレートは従業員名簿の変更、表示項目の追加など少し手を加えるだけですぐに使う事ができます。

ご自身で作成した場合は職場にピッタリのシフト表にアレンジできるので使い勝手が良く、更新や共有も容易です。

テンプレートにせよ、自作するにせよ、余程の複雑なシフト管理でない限りエクセルで作成したシフト表で問題なく対応できます。

自分の職場にあったスタイルにカスタマイズして使えるのが便利だよね、しかもコピーでずっと使い回しができるから簡単なんだ!

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デメリット

エクセルシフト表のデリット
エクセルシフト表のデリット
  • 複雑に作りすぎると他人では更新編集ができない
  • 編集には最低限のエクセルの知識が必要
  • 大規模なシフト管理には向かない

どうしてもシフト表を作る人はエクセルが使える人に偏ってしまうので、職場の特定の誰かが作成する事になります。

この記事で紹介している程度のシフト表であれば多くの人は編集可能ですが、あまりにも複雑に作ったシフト表では作った人以外、編集ができなくなってしまいますので注意しましょう、

また、編集には最低限のエクセルの知識が必要になり、多少の関数も使いますので全くエクセルをさわった事がない人だと編集や運用管理は難しいかもしれません。

その他、数百人規模の管理になるとエクセルでは難しくなるので専用ソフトウェアなどの導入検討が必要になります。

なるべくシフト表はシンプルで誰でも編集管理できるように作成しよう!

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シフト表作成を失敗しない為におさえておきたい3つのポイント

続いてエクセルのシフト表作成でおさえておきたい大事なポイントを3つ紹介していきます。

  • 必ずシフト表の原本は残しておくこと
  • 他の人も利用できるようになるべくシンプルに
  • 印刷する事を前提で作っておく

それぞれ順に紹介していくよ!エクセルでシフト表を作る時の参考にしてね!

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シフト表の原本はのこしておこう

シフト表を作った際は必ずコピーを作成して原本としてフォルダ内に保管しておきましょう

万が一シフト表を消してしまったり、カスタマイズを間違ってしまった場合に原本があれば問題はなく復元が可能です。

シフト管理のフォルダ内に【見本】や【原本】と名称に入れて、原本として保存しておくと良いでしょう

シフト表はなるべくシンプルに作成する

他の人も編集したりする事を考えるとなるべくシンプルなシフト表の方が使いやすです。

色々な関数を使って多機能にしたくなりますが、自分以外にシフト表を編集したり改変したりできなくなってしまいます。

シフトを作っていくとあれもこれも表示させたくなるのですが、本当にその表示が必要かどうかを考えてみましょう。必要最低限の情報にしておいた方が見やすいのは間違いないです。

印刷する事を前提に作成しよう

シフト表は印刷して配る事を前提に作成しておきましょう。

多くの職場ではA4などで印刷してシフトを配る事が多いと思います。おすすめはA4サイズで、1ヶ月単位のシフト表であれば横向きがおすすめです。

»エクセルの印刷範囲をA4サイズぴったりにする方法!でA4でピッタリ印刷する方法を紹介していますのでこちらもご覧ください。

エクセルのシフト表作成に関するQ&A

Q

シフト表に自動で日付と曜日を入れたいのですがどうすればいいですか?

A

日付けや曜日を自動で入力するにはDATE関数とWEEKDAY関数を使います。≫DETA関数とWEEKDAY関数を利用して日にちと曜日を自動で出力させるで詳しく解説していますのでご覧ください。

Q

スタッフの出勤日数をカウントしたいです。どうすればいいですか?

A

出勤日数のカウントにはCOUNTIF関数を使うと便利です。≫出勤者の人数を抽出して可視化してみようで詳しく解説していますのでご覧ください。

Q

シフトの作成を上手に行うポイントはありますか?

A

シフト表を作成する上でシンプルで見やすい事、必要な情報が一目でわかる事などに留意しましょう。そのほか、シフト表を上手く作成するコツは≫シフト表作成を失敗しない為におさえておきたい3つのポイントをぜひご覧ください。

エクセルでシフト表を作成してみよう

エクセルでシフト表を作る事は難しくありません。

エクセルが苦手な人はテンプレートを利用すれば問題ありませんし、そもそもテンプレートで必要十分なケースも多いのです。

一方で自分の職場に合ったカスタマイズをしたい人はぜひ記事内のシフト作成方法を参考に、ご自身の職場に合ったシフト表を作成してみて下さい。

おさらい
  • テンプレートは無料でシフト表が利用できる
  • 自分で作る場合も難しくないのでぜひチャレンジ
  • シンプルに見やすく作る事がポイント

シフト表は職場でずっと長く使っていきますので、ぜひ自分の職場に合ったシフト表を見つけ、カスタマイズしてみて下さい。

またシフト表は印刷してスタッフに配る事も多いかと思います。シフト表を印刷する場合は以下の記事もぜひ参考にしてみてください。

エクセルの印刷方法を初心者でもわかりやすく≫【基本】エクセルの印刷方法!印刷画面の名称と機能をマスターしよう!で解説しています。

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