エクセル初心者
エクセルを社内の人と共有できると便利だな。
難しそうだけれどすぐにできるのかな？
複数人でエクセルのファイルを共有できるととても便利だよね。
設定自体も簡単にできるのでやってみよう！
Dr.オフィス
本記事を読むとエクセルの共有の仕方が分かります。
共有するには以下の2つの方法があります。
- ブックの共有：オフラインや社内サーバーなどローカルなネットワーク内で利用する方法
- 共同編集：OneDriveを使用しオンラインで共有する方法
どちらも簡単に設定できるので、自分に合う方法を選択しましょう。
- 『ブックの共有』を表示する
- エクセルファイルを任意のサーバーに保存する
- 『ブックの共有』を押す
PCサポート歴10年の私が分かりやすく解説するよ！
手順を画像付きで詳しく解説するので早速一緒にやっていこう！
Dr.オフィス
『ブックの共有』機能や『共同編集』機能でエクセルの共有は簡単に設定できます。
ただし、制限される機能や注意する点もありますので確認をしながら進めていきましょう。
こちらの記事は下記の動画でも解説しているので、ぜひ合わせてご覧ください。
※本記事は『OS：Windows11』画像は『Excelのバージョン：Microsoft365』を使用しています。
目次
エクセルのファイル共有機能『ブックの共有』と『共同編集』の特長
エクセルでファイルを共有する際は『ブックの共有』機能と『共同編集』機能を利用できます。
使える機能や注意点が異なるので、自分に合った機能で共有を行いましょう。
| 共同編集の特長 | ブックの共有の特長 |
|---|---|
| Excel2019、2021、Microsoft365 以降で使用可能 | すべてのエクセルのバージョンで 使用可能 |
| すべてのエクセル機能を利用できる | エクセルの機能に制限がある |
| OneDriveというクラウドに アップロードする必要がある | 社内サーバーなどにアップして共有できる |
| クラウドにアップロードするため、社内文書や機密文書は条件の設定など取扱に注意 | オフラインや社内サーバーなどローカルなネットワーク内で共有が可能 |
| Windowsアカウントの登録が必要 |
『共同編集』はエクセルのすべての機能を利用でき、クラウドを通して共有するため便利ですが共有する際の設定に注意が必要です。
設定を誤ると情報漏洩につながる恐れがあるためです。
一方『ブックの共有』はエクセルの機能に制限がありますが、ローカルなネットワーク内で共有することができます。
社内規定などで決められている場合は『ブックの共有』を利用しましょう。
エクセルで共有を設定して同時に編集する方法
以前は校閲タブに『ブックの共有』というタブがありましたが『共同編集』が登場して以降なくなってしまいました。
まずは『ブックの共有』を表示する設定をしていきます。
共有のコマンドを表示設定する
- STEP
エクセルを起動して空白のブックを開く
空白のブックを開く エクセルを起動して空白のブックを開きましょう。
- STEP
ファイルタブをクリックする
ファイルを押す ファイルタブを選択します。
- STEP
オプションを選択する
オプションをクリックする オプションを押しましょう。
- STEP
『リボンのユーザー設定』から設定をする
リボンのユーザー設定から設定を行う 『リボンのユーザー設定』内で設定をいきます。
- リボンのユーザー設定を押す
- コマンドの選択は『リボンにないコマンド』に変更する
- 『ブックの共有（レガシ）』を選択する
- STEP
『ブックの共有』を新しいグループに設定する
新しいグループを設定する 追加するタブの設定を行います。
- 右側の枠内で校閲タブをダブルクリック
- そのまま追加を押すと追加できないので『新しいグループ』を押す
- STEP
ブックの共有を追加する
ブックの共有を選択し追加を押す 新しいグループを選択しながら追加を押すと、ブックの共有が追加されます。
新しいグループを右クリックで名前の変更もできるよ！
Dr.オフィス
- STEP
OKを押す
OKをクリックする - ブックの共有が追加されたことを確認する
- 『OK』を押す
- STEP
ブックの共有が追加された！
ブックの共有が表示できました！ リボンの校閲タブの中にブックの共有が追加されました。
- STEP
追加しておくと便利な機能3つ
追加しておくと便利な機能 以下の3つの機能は一緒に追加しておくと便利なので、余裕があれば追加の設定を行いましょう。
- 変更履歴の記録
- 共有の保護
- ブックの比較と反映
共有の設定をする
ブックの共有を表示できたので、実際に共有の設定を行いましょう。
- STEP
『ブックの共有』を選択する
ブックの共有をクリックする 共有するためには、メンバーと共有できる社内サーバーなどにファイルを保存する必要があります。
ファイルの保存を行ったあとに『ブックの共有』を押しましょう。
- STEP
チェックを入れOKを押す
ブックの共有が立ち上がるのでOKをクリックする - 『新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します』にチェックを入れる
- OKを押す
詳細設定では、共有中の変更履歴の保存期間や変更を保存するタイミングの設定ができるよ！
Dr.オフィス
- STEP
OKを選択する
OKをクリックする 一度保存するか聞かれるので、OKをクリックします。
- STEP
ブックの共有ができた！
ブックの共有が設定完了 ブックの共有を設定できました。
タイトルのところに共有と表示されていればOKだよ！
Dr.オフィス
エクセルの共有をリアルタイムで更新する共同編集の使い方
エクセルの共有にはリアルタイムで更新できる『共同編集』機能があります。
複数人でファイルを共有するときには変更点など即時に把握することができ、とても便利です。
共同編集機能はエクセルの『共有』ボタンから設定ができます。
ファイルの名前を設定し、OneDriveまたはSharePoint Onlineにアップロードします。
共同編集の設定を行い、共有URLを生成しましょう。
生成された共有URLをコピーし、メールなど共有しやすい方法で送ることが可能です。
記事内では共有された側の操作や共有設定の方法も併せて紹介しています。
詳しくはこちら≫【エクセルの共有】リアルタイムで更新できる共同編集機能を使おう！で解説しています。
エクセルの共有を解除する方法
エクセルの共有を解除する操作をそれほど難しくありません。
しかし共有を解除する前に確認するべき事項もありますので、詳しく解説していきます。
共有設定の場合
まずは共有を解除する前に確認すべきことをご紹介します。
解除する前の確認事項①：他の作業者がいないか確認をする
現時点でブックの共有で作業している人がいないか確認しましょう。
- STEP
ブックの共有をクリックする
ブックの共有を押す 校閲タブから『ブックの共有』をクリックします。
- 校閲タブをクリック
- ブックの共有を押す
- STEP
現在ブックを共有している人の確認
他の人と共有しているかの確認 『現在このブックを開いているユーザー』が表示されるので確認をしましょう。
自分以外に開いている人がいなければOKです。
解除する前の確認事項②：変更履歴の確認
共有を外すと「変更履歴の記録」が削除されてしまうため、確認をしておきましょう。
変更の記録を表示したい・残したい場合の手順はこちら≫エクセル共有の履歴を表示する方法のSTEP内で説明しています。
実際に共有解除してみよう！
- STEP
ブックの共有削除をクリックする
ブックの共有解除を押す 校閲タブの保護グループ内の『ブックの共有削除』を押します。
- STEP
ブックの共有解除ができた！
ブックの共有が解除できました ブックの共有が解除できました。
タイトルの横の「共有」の文字が消えると共有が解除されたことを確認できるよ！
再度共有をしたい場合は「ブックの共有」をクリックすると設定可能なのでやってみてね！
Dr.オフィス
共同編集の場合
『共同編集』の場合はオンライン上で共有するため、『ブックの共有』の解除方法とは異なります。
それでは詳しく見ていきましょう。
- STEP
『アクセス許可の管理』を選択する
アクセス許可の管理を押す - 『共有』をクリック
- 『アクセス許可の管理』を選択する
- STEP
ユーザーの選択
共有を変更したいユーザーを選択する 共有を削除したいユーザーを選択します。
- STEP
『その他のオプション』を開く
- 『このリンクを知っているすべてのユーザー』という現在の設定の左側をクリック
- 『その他のオプション』を押す
- STEP
共有しているリンクを削除する
共有リンクを削除する 共有しているリンクを削除を選択します。
共同編集をしている共有相手も同じ画面で確認ができるよ！
Dr.オフィス
- STEP
確認のダイアログで『削除』をクリックする
確認のダイアログで『削除』を押す リンクを削除してよいか確認のダイアログが表示されるので『削除』を選択します。
- STEP
共同編集の解除完了
共同編集の解除ができました アクセス管理でファイルの共有者がいないことが確認できます。
エクセルのファイルを共有する際のデメリット
エクセルを共有する際にはデメリットがあります。
例えば『ブックの共有』では以下のような点です。
- ファイルが破損する恐れ
- 共有すると使えなくなる機能
特に『ブックの共有』を使用している場合には使えなくなる機能が多くなります。
『使えなくなる機能』は以下のようにグレーアウトし、選択できなくなってしまいます。
さらに『共同編集』を使用する際には『ブックの共有』を使用する場合とは異なるデメリットがあるため、注意しましょう。
エクセルのファイルを共有する際はデメリットも把握したうえで行うと、トラブルを未然に防ぐことが可能です。
詳しくはこちら≫エクセルを共有する際のデメリットをわかりやすく解説！で解説しています。
エクセル共有時のトラブルを解決する方法
エクセルの共有を使う際に起こる様々なトラブルについて解説します。
解説するのは以下の3つです。
- エクセルの共有で「ロックされています」と表示されてしまう際の対処法
- エクセルの共有状態でハイパー リンク設定する方法
- エクセルで共有をするとずれる際の解決方法
それでは詳しく解説します。
エクセルの共有で「ロックされています」と表示されてしまう
共有フォルダで開いても読み取り専用になってしまう際の対処法をご紹介します。
使用者が自分の名前になっているが、すでに閉じているという場合もあります。
フォルダの共有設定が上手くできていない場合
フォルダの共有設定が上手くできていない可能性が考えられます。
他の人が使用している場合は一度ファイルを閉じてもらい、フォルダの共有の設定を確認しましょう。
フォルダの共有設定の設定についてはこちら≫エクセルで共有を設定して同時に編集する方法のSTEP内で解説しています。
前回編集した人の閉じる処理がうまく完了していない場合
共有フォルダを閉じる処理が上手くできていない場合も上げられます。
以下の方法で閉じる処理を行ってみましょう。
- 前回の使用者のパソコンを再起動
- エクセルの一時ファイルを削除する
- エクセルのコピーを取り、ロック状態のファイルを削除し、コピーに戻す
エクセルの一時ファイルとは編集内容を一時的に保存するファイルです。エクセルのファイルを開くと『～＄』から始まる一時ファイルが作られ、通常であればファイルを閉じると同時に削除されます。
しかし、異常が発生しうまく削除ができずに残ってしまうと一時ファイルが原因でエクセルの編集がロックされてしまうことがあります。
一時ファイルを表示して消す方法をご紹介しますので一緒に操作してみましょう。
- STEP
設定を開く
スタートボタンから設定を開く 設定を開きます。
- スタートボタンを押す
- 設定をクリック
- STEP
ストレージを押す
『ストレージ』を押す 設定が開けたら、システムの中の『ストレージ』を選択しましょう。
- STEP
ストレージ内の一時ファイルをクリック
『一時ファイル』を選択 ストレージ内で『一時ファイル』を選択します。
- STEP
一時ファイルを選択する
『一時ファイル』を選択して削除する - 削除するために一時ファイルにチェックを入れる
- ファイルの削除を押す
他の一時ファイルも削除可能であれば削除してOK！
パソコンの容量が軽くなるよ！
Dr.オフィス
- STEP
『続行』を押す
確認画面で続行を押す 確認画面が出てくるので『続行』を押します。
データの削除には時間がかかる場合もあるよ！
Dr.オフィス
エクセルの共有状態でハイパー リンク設定する方法
本来は共有しているブックではハイパーリンクは設定できません。
そんな時に便利なのが『HYPERLINK関数』です。
それでは使い方を解説します。
- STEP
設定したいセルを選択
設定したいセルを選択する 設定したいセルを選択します。
- STEP
HYPERLINK関数を設定する
関数を設定する 『=HYPERLINK(“URL”,[別名]）』と入力しましょう。
URLを入力する際は『””』の付け忘れに注意しよう！
『別名』の部分はなくてもOK！文字を入力するとセルにはその文字が表示されるよ！
Dr.オフィス
- STEP
ハイパーリンクを設定することができた！
ハイパーリンクを設定できた！ ハイパーリンクを設定できました。
エクセルで共有するとずれる際の解決方法
他の人は正常なのに自分のパソコンで共有ファイルを開くと印刷サイズなどにずれが生じる場合があります。パソコンを新しく時にもずれてしまうことがあります。
改善方法は以下の2つです。
- ディスプレイ解像度を小さくする
- フォントのサイズや字体を変える
それではそれぞれ解説していきます。
ディスプレイ解像度を小さくする
ファイルを作成した時に解像度100％の設定で作った場合、解像度が120％のパソコンで表示すると共有ファイルがずれてしまうことがあります。
新しいパソコンは解像度が120％のものが多いので、ページのずれが発生してしまうことがあるよ！
Dr.オフィス
パソコンの解像度の変更方法を解説します。
- STEP
デスクトップの画面上で右クリック
デスクトップ上で右クリックする 画面の何もないところで右クリックを押します。
- STEP
ディスプレイの設定を選択
ディスプレイの設定を選択する 『ディスプレイの設定』をクリックしましょう。
- STEP
解像度を100％に設定する
解像度の変更 『拡大縮小とレイアウト』の中の『拡大/縮小』で解像度を『100％』に変更します。
- STEP
パソコンを再起動する
パソコンを再起動する パソコンを再起動して、ページのずれが直っている確認しましょう。
- スタートボタンを押す
- 『電源』マークをクリック
- 再起動を選択する
フォントのサイズや字体を変える
フォントサイズや字体によって大きさの微妙な差が生じ、ずれることがあります。
- STEP
シート全体を選択する
シート全体を選択 シートの左上の▼マークを押し、シート全体を選択します。
- STEP
右クリックでフォントのサイズや字体を変更をする
シート上で一括して変更する 右クリックからフォントサイズや字体の変更を行いましょう。
①で字体、②でフォントサイズを変更できます。
- STEP
『すべてのシートを選択』をクリックする
すべてのシートを選択する 同じブック内で全てのシートを一括で選択が可能です。
- 『Sheet3』など、任意のシートを右クリック
- 『すべてのシートを選択』を押す
- STEP
ホームタブから変更する
ホームタブから変更する - ホームタブを選択
- フォントサイズや字体の変更をする
すべてのシートを選択を設定すると画像のようにすべてのシートが白くなるよ！
Dr.オフィス
iPhoneでパソコンのエクセルを共有する方法
パソコンで編集しているエクセルファイルをiPhoneに共有することができます。
共有の方法は以下の3つです。
- Microsoftの機能を利用
- Googleドライブで共有
- LINEを使用する
『Microsoftの機能を利用』する場合は以下のように行う方法があります。
まずはiPhoneにMicrosoft365アプリとOneDriveアプリをダウンロードし、サインインします。
必ずパソコンで利用しているMicrosoftアカウントと同じアカウントでサインインしましょう。
Microsoft365アプリから目的のエクセルファイルを開きます。
パソコンと同じアカウントでOneDriveにサインインしているため、クラウド上でファイルの共有が可能です。
iPhoneでもエクセルファイルを共有できると色々な場所で作業することが可能になり非常に便利です。
記事内では他にも共有する方法を紹介していますので自分に合ったものを選んで共有をしてみましょう。
詳しくはこちら≫エクセルを共有する際のデメリットをわかりやすく解説！で解説しています。
エクセル共有の履歴を表示する方法
エクセルで共有をする際に変更履歴があると、間違って変更をしてしまった際も修正することができ、便利です。
変更履歴の表示方法を解説します。
- STEP
変更履歴をクリックする
変更履歴を選択する - 校閲タブを押す
- 変更履歴の記録（レガシー）
- 変更箇所の表示を押す
- STEP
変更履歴のウィンドウで設定する
変更履歴の表示について設定する - 『変更日：すべて』に設定する
- 『変更者：すべてのユーザー』に設定されていることを確認
- 『変更箇所を画面に表示する』にチェックを入れる
- 『OK』を押す
- STEP
変更の履歴を表示できた！
変更履歴の表示 履歴を確認したいセルにカーソルを合わせると『変更者の氏名、変更日時、変更内容』が表示されます。
- STEP
変更履歴の一覧を表示する
変更履歴は一覧で表示することができます。
変更履歴の一覧表示を設定する 変更箇所の表示ウィンドウで設定しましょう。
- 変更日を『すべて』に変更する
- 『新しいシートに変更箇所一覧を作成する』にチェックを入れる
- 『OK』を押す
- STEP
新しいシートに変更履歴の一覧を表示できた！
変更履歴の一覧表示 同じブックの別のシートに『履歴』として保存できました。
変更履歴は詳細設定で履歴の保存期間を変更できます。
デフォルトでは30日間となっていますので、プロジェクトの期間が長い・長期間使用するファイルの場合は、保存期間の設定を長くしておきましょう。
校閲タブから『ブックの共有（レガシ）』をクリックするとブックの共有ウィンドウが表示できます。
- 『詳細設定』を押す
- 『変更履歴を次の期間保持する』の項目で日数の変更する
- 『OK』を押す
エクセルの共有ファイルで上書き保存を禁止する方法
ファイルを共有する際に『上書き保存されると困るファイル』もありますよね。
そのようなファイルに上書き保存を禁止できる方法は以下の２つです。
- ファイルの作成者が閲覧者に読み取り専用（上書き保存禁止）で開くかの確認を取る方法
- ファイルの作成者が一方的に上書き保存の禁止を設定する方法
今回は①についておおまかに説明します。
ファイルをクリックし、バックステージビューを開きます。
バックステージビューを開いたら、以下の通りに設定しましょう。
- 情報をクリック
- ブックの保護を選択
- 『常に読み取り専用で開く』を押す
ブックの保護が網掛けになれば設定が完了です。
設定後は画像のように閲覧者に読み取り専用であるメッセージが表示されます。
読み取り専用であるメッセージは表示できますが、もしも『いいえ』を選択した場合は上書き保存ができてしまうので注意が必要です。
共有ファイルで上書き保存禁止についてはこちら≫【エクセル】上書き保存の禁止は可能！共有ファイルをスムーズに運用する方法を紹介で詳しく解説しています。
エクセルの共有に関するQ＆A
Q
『ブックの共有』と『共同編集』の違いは何ですか？
A
『ブックの共有』と『共同編集』にはそれぞれ特徴があります。こちら≫エクセルのファイル共有機能『ブックの共有』と『共同編集』の特長で解説しています。
Q
『ブックの共有』で誰が情報を更新したか知りたいです。
A
変更履歴を確認することで誰がどのように情報を追加・変更したのかがわかります。こちら≫エクセル共有の履歴を表示する方法で解説しています。
Q
エクセルの共有をクラウドで行うにはどうしたらよいですか？
A
クラウド上で共有する際は『共同編集』機能を使用します。こちら≫エクセルの共有をリアルタイムで更新する共同編集の使い方で詳しく解説します。
エクセルの共有を利用して効率的に作業を進めよう！
今回はエクセルの共有について解説をしました。
エクセルの共有にはブックの共有と共同編集の2つがあり、自身の目的に合わせて使用すると便利に利用ができます。
ブックの共有の手順は以下の通りです。
- 『ブックの共有』を表示する
- エクセルファイルを任意のサーバーに保存する
- 『ブックの共有』を押す
エクセルの共有はほかの人と作業をする際にとても便利な機能です。
使い方に気をつければ、簡単に設定はできるのでぜひ活用してみてください。