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【エクセルの共有】リアルタイムで更新できる共同編集機能を使おう!

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エクセル初心者

エクセル初心者

エクセルの共有ファイルをリアルタイムで更新できると便利だな。

複数人で共有する方法を知りたい!

複数人でファイルを共有するときに変更点などをリアルタイムで把握できると便利だよね。

この場合は『ブックの共有』ではなく『共同編集』を利用するよ!

Dr.オフィス

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この記事を読むとエクセルの『共同編集』機能の設定方法がわかります。

『ブックの共有』機能も便利ですが、使用できない機能が多く、決まったネットワーク内でなければ共有ができません。

『ブックの共有』で不都合が生じる際は『共同編集』機能を利用しましょう。

共同編集でファイルを共有する簡単ステップ
  1. ファイルをOneDriveまたはSharePoint Onlineにアップロードする
  2. エクセルの『共有』ボタンを押す
  3. 共有リンクを相手に送る

PCサポート歴10年の私がわかりやすく解説するよ!『共同編集』では権限の設定にも注意が必要なので併せて確認していこう!

Dr.オフィス

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『共同編集』機能の設定はエクセルの画面から共有のURLを発行し、簡単に設定することができます。

共有リンクを受け取った側の操作も併せて説明しているので、初めての方でも『共同編集』を使用しやすく解説をしています。

エクセルの共有についてはこちら≫【エクセル】共有する方法を徹底解説!いまさら聞けない便利技で詳しく解説しています。

こちらの記事は下記の動画でも解説しているので、ぜひ合わせてご覧ください。

※本記事は『OS:Windows11』画像は『Excelのバージョン:Microsoft365』を使用しています。

リアルタイムで更新できるエクセルの共同編集とは?

エクセルの『共同編集』はファイルを複数人で共有できる機能です。

変更点がリアルタイムで反映されるため、数秒でお互いの変更や修正を把握することができます。

同じファイルを同時に作業する際は以下のように表示されます。

共同編集の画面
共同編集の画面

編集しているセルがある場合は画像のように表示されるため、同じセルを編集してしまうということも防げるよ。

Dr.オフィス

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エクセルの共有をリアルタイムで更新しよう!共同編集の設定方法

エクセルの画面上では『共同編集』という言葉が表示されていないので混乱する場合もありますが、『共同編集』は簡単な操作で設定可能です。

それでは設定方法を詳しく解説します。

共同編集の設定方法

  1. STEP

    エクセルを起動し、空白のブックを選択する

    新しいブックを開く
    新しいブックを開く

    エクセルを起動し新しいブックを開きます。

    エクセルシートに必要な内容記入も併せて行いましょう。

    Dr.オフィス

    Dr.オフィス

  2. STEP

    共有するためにOneDriveまたはSharePoint Onlineにアップロードする

    『共有』を選択する
    『共有』を選択する

    OneDriveまたはSharePoint Onlineにアップロードするため『共有』を押しましょう。

    1. 『共有』をクリック
    2. 『共有』を選択する
  3. STEP

    OneDriveをクリックする

    該当のOneDriveを選択する
    該当のOneDriveを選択

    使用できるOneDriveが出てくるので該当するものを選択します。

  4. STEP

    名前を保存する

    名前を設定してアップロードする
    名前を設定してアップロードする

    名前を入力してアップロードを完了しましょう。

    1. ブックの名前を入力
    2. OKを押す

    これでOneDriveへのアップロードは完了だよ!

    Dr.オフィス

    Dr.オフィス

  5. STEP

    共有の設定をし、リンクを生成する

    共同編集の設定をする
    共同編集の設定をする

    共有リンクを生成するために設定を確認します。

    1. 編集のマークを押す
    2. 共有相手の権限を選択
    3. リンクのコピーを押す
  6. STEP

    生成したリンクをコピーする

    リンクをコピーする
    リンクをコピーする

    生成されたリンクが表示されるので、コピーしましょう。

  7. STEP

    リンクをメールなどで送信する

    リンクを共有する
    リンクを共有する

    コピーしたリンクをメールアドレスやSNSのDMなど、自分がやりやすい方法で共有しましょう。

共有リンクを受け取った側の操作

リンクを受け取った側の操作は以下の通りです。

  1. STEP

    届いたリンクをクリックする

    届いたリンクを押す
    届いたリンクを押す

    メールなどで届いたリンクをクリックします。

  2. STEP

    エクセルを開く

    共同編集のファイルが開ける
    共同編集のファイルが開ける

    編集可能になった状態でエクセルを開くことができます。

    自分のパソコンに保存をしなくても閲覧・編集可能です。

  3. STEP

    ログインして編集する

    サインインを押す
    サインインを押す

    リアルタイムで誰が編集しているのかを把握するためにはログインが必要です。

    サインインをクリックしてログインしましょう。

  4. STEP

    サインインでログインする

    メールアドレスなどを入力する
    メールアドレスなどを入力する

    Microsoftアカウントでサインインすると誰が編集をしているのか明確にわかります。

    1. Microsoftアカウントのメールアドレスなどを入力
    2. 『次』を押す
  5. STEP

    パスワードを入力する

    パスワードを入力する
    パスワードを入力する

    続けてパスワードの入力を行います。

    1. Microsoftアカウントのパスワードを入力する
    2. 『サインイン』を押す
  6. STEP

    ログインできた!

    ログインをして編集できるようになりました
    ログインをして編集できるようになりました

    ログインして編集が可能になりました。

情報漏洩防止のための共有権限の設定方法

共同編集は非常に便利な機能ですが、設定方法を間違えると機密情報を一般公開してしまうリスクがあります。

そのようなリスクを回避するために『どのユーザーに』『どの操作を』許可するのかしっかりと確認し設定していきましょう。

また、共有期間が終わった書類については共同編集の解除を行うとより安全に利用できます。

設定情報の編集方法について解説します。

  1. STEP

    共有をクリックする

    共有を押す
    共有を押す

    設定は共有を設定する画面から可能です。

    1. 共有をクリックする
    2. 共有を押しましょう。
  2. STEP

    共有の設定を押す

    共有の設定をクリックする
    共有の設定をクリックする

    『共有の設定』から権限の編集ができます。

    1. 編集のマークを押す
    2. 『共有の設定』を選択する
  3. STEP

    共有設定を変更する

    共同編集の権限を設定する
    共同編集の権限を設定する
    1. リンクを共有できるユーザーを設定します。
    2. 編集が可能かどうかの権限を設定できます。

    ユーザーの設定について以下の表の通りだよ!参考にしてみてね。

    Dr.オフィス

    Dr.オフィス

    設定での表記ユーザーの詳細
    すべてのユーザーリンクを知っているすべてのユーザーが該当
    ログインをしなくてもリンクを共有可能
    特定ユーザー特定のユーザーのみがリンクを共有可能
  4. STEP

    『適用』をクリックする

    『適用』を押す
    『適用』を押す

    内容を設定できたら『適用』を押しましょう。

エクセルの共同編集に関するQ&A

Q

共同編集を解除するにはどうすればよいですか?

A

共同編集を解除するには権限の変更から設定を行う必要があります。詳しくはこちら≫【エクセル】共有する方法を徹底解説!いまさら聞けない便利技で解説しています。

Q

『共同編集』ではなく『ブックの共有』の設定方法を教えてください。

A

エクセルを複数人で共有する際には『ブックの共有』も利用できます。ただし、『共同編集』とは使える環境下が異なるので利用しやすい方を選択しましょう。こちら≫【エクセル】共有する方法を徹底解説!いまさら聞けない便利技で詳しく解説しています。

共同編集を便利に使って複数人で効率的に作業しよう!

今回は『共同編集』機能について解説しました。

『共同編集』機能は複数人と作業を行う際にとても便利な方法です。

ただし、共有権限をしっかり設定する方法や共有の解除方法を知らないと情報漏洩などのリスクもあるため注意が必要です。

おさらい
  1. ファイルをOneDriveまたはSharePoint Onlineにアップロードする
  2. エクセルの『共有』ボタンを押す
  3. 共有リンクを相手に送る

リアルタイムで変更の情報を共有できるのは非常に便利ですよね。

状況に応じて使い分けをし、便利に使っていきましょう。

エクセルの共有についてはこちら≫【エクセル】共有する方法を徹底解説!いまさら聞けない便利技で詳しく解説しています。

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