エクセル初心者
エクセルを共有するときにデメリットはあるのかな？
便利な機能だからぜひ使ってみたい！
エクセルを共有するときにはデメリットもあるよ！
デメリットをしっかりと理解したうえで使っていこう！
Dr.オフィス
本記事を読むとエクセル共有時のデメリットがわかります。
『ブックの共有』と『共同編集』は同じエクセルの共有ですが、デメリットは異なるため注意が必要です。
- ファイルが破損する恐れ
- 共有すると制限を受ける機能がある
PCサポート歴10年の私が、わかりやすく解説するよ！
便利なエクセル機能にもデメリットがあるのでしっかり確認し、使いこなしていこう。
Dr.オフィス
エクセル共有時のデメリットは簡単なことですが見逃しがちな事柄です。
デメリットも把握しながら作業を進めていきましょう。
こちらの記事は下記の動画でも解説しているので、ぜひ合わせてご覧ください。
エクセルの共有についてはこちら≫【エクセルの共有】リアルタイムで更新できる共同編集機能を使おう！で詳しく解説しています。
※本記事は『OS：Windows11』画像は『Excelのバージョン：Microsoft365』を使用しています。
目次
エクセルを共有する際のデメリット！『ブックの共有』の場合
『ブックの共有』でエクセルファイルを共有する際のデメリットを2つご紹介します。
- ファイルが破損する恐れ
- 共有すると使えなくなる機能
それでは詳しく解説します。
ファイルが破損する恐れ
ブックの共有は少数で利用する際には問題ないのですが、人数が多くなってしまうとデータが破損する危険性が高くなります。
共有する人数が多いと、ファイル保存時に保存が同時に起こってしまう可能性が高くなるなどが理由です。
さらに以下のような場合はファイル破損の原因となりえます。
- パソコンが突然シャットダウンしてしまい、保存が上手くできない
- ハードディスクが破損する
- ファイルの容量が大きい：大きくなるほど破損が起きやすい
- バグ
総じて大人数でファイルの共有を行うほど破損の可能性は高まるため、使用する際は注意しましょう。
共有すると使えなくなる機能
『ブックの共有』を使用すると使えなくなる機能があります。
共有する前に必要な機能を使用してから共有したり、共有してしまった後は一度共有解除をして変更してから再び共有したりする必要があります。
なお、OneDriveを利用した『共同編集』の場合は制限を受けません。
制限が気になる場合は、共同編集の活用を検討しましょう。
具体例として以下のような機能が制限を受けます。
| 表の作成や挿入 | セルの挿入 または削除 | 条件付き書式の 追加や変更 | パスワードの 設定・変更・削除 |
| データの入力規則の 追加や変更 | グラフやピボット グラフ レポートの作成や変更 | 書式による並べ替えや フィルタリング | 描画ツールの使用 |
| ハイパーリンクの 挿入や変更 | ワークシートやブック の保護や保護解除 | シナリオの作成や 変更、表示 | 自動集計の挿入 |
| データ テーブルの作成 | マクロの記述・記録・ 変更・表示・割当 | 配列数式の 変更や削除 | スライサーの 作成や適用 |
| スパークラインの 作成や変更 | スレッド化された コメントの追加・編集・削除 | セルの結合や 結合されたセルの分割 | 図やその他のオブジェクト の挿入、変更 |
| データフォームを使用した新規データの追加 | データのグループ化またはアウトライン化 | ピポットテーブルレポートの作成または変更 | XMLマップの追加、名前の変更、削除 |
| XML要素へのセル の対応付け | [XML ソース] 作業ウィンドウ、 [XML] ツール バー、 [データ] メニューの [XML] の使用 | Microsoft Excel 4 ダイアログ シート の追加または変更 |
エクセル『共同編集』のデメリットを解説
エクセルの『共同編集』でも以下のようなデメリットがあります。
- 社外秘の情報漏洩リスク
- 共同編集機能を使えないバージョンがある
- 他者の選択範囲や変更がリアルタイムで更新されない場合がある
それぞれ解説していきます。
社外秘の情報漏洩リスク
共同編集は非常に便利な機能ですが、使い方を間違えると社内情報を一般公開してしまう危険があるため、注意が必要です。
共同編集に指定するユーザーの設定や、許可する編集の内容、権限の付与など理解したうえで使用しましょう。
設定の仕方はこちら≫【エクセルの共有】リアルタイムで更新できる共同編集機能を使おう！で詳しく解説しています。
共同編集機能を使えないバージョンがある
共同編集機能は新しい機能のため、共有を設定する場合に使えないバージョンがあります。
また共有のURLを受け取った側も該当のエクセルのバージョンが使えない場合は、ブラウザ上で編集をする必要があるためインターネットの接続が必須となります。
他者の選択範囲や変更がリアルタイムで更新されない場合がある
他者の編集内容がリアルタイムで表示できない理由は以下の2つです。
- 共同編集がないバージョンで編集している
- オンラインの状態で編集していない
リアルタイムで更新するには『オンラインで編集を有効にしている場合』です。
共同編集が利用できず、オンライン上で直接編集ができない場合や、普段は共同編集が使えるけれどもパソコン自体がインターネットの接続ができない状態にあるときは、リアルタイムでの更新ができません。
エクセル共有のデメリットに関するQ＆A
Q
エクセルの共有を解除する方法を教えてください。
A
エクセルの共有解除は簡単に設定可能です。こちら≫【エクセル】共有する方法を徹底解説！いまさら聞けない便利技で詳しく解説しています。
Q
エクセルを共有している状態でハイパーリンクは設定できますか？
A
関数を使うことでハイパーリンクの設定は可能です。詳しくは≫【エクセル】共有する方法を徹底解説！いまさら聞けない便利技で解説しています。
エクセルで共有する際のデメリットを理解しよう！
今回はエクセルの共有時のデメリットについて解説しました。
複数人でエクセル作業をするには便利な共有設定ですが、デメリットも様々あります。
場合によってはファイルの破損やチームの作業が滞ってしまうことがあるため、しっかりと確認をしておきましょう。
『ブックの共有』のデメリットは以下の通りです。
- ファイルが破損する恐れ
- 共有すると制限を受ける機能がある
事前に把握していることで、トラブルになった際の対応策も考えることができます。
いざという時に困らないように事前に方法を練っておきましょう！
エクセルの共有についてはこちら≫【エクセルの共有】リアルタイムで更新できる共同編集機能を使おう！で詳しく解説しています。
