エクセルでアウトラインを設定する方法を徹底解説！

エクセル初心者

エクセルの『アウトライン』の設定や解除方法、階層について知りたいな！

データをグループ化して集計することができる『アウトライン』は、とっても便利な機能だよ！エクセルのアウトラインについて詳しく解説するね！

Dr.オフィス

今回は、エクセルの便利な機能『アウトライン』について解説します。

アウトラインは、データをグループ化して集計することができ、集計結果だけを表示させることなどもできます。

事務経験10年以上の私が、実際に使っている『アウトライン』についてくわしく解説するね！便利な機能だから、ぜひマスターしよう！

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アウトラインの設定や解除は、とても簡単な手順でできます。

アウトラインを設定することで、集計を素早く見やすくすることができる便利な機能です。

ぜひ活用して仕事効率アップにつなげましょう。

こちらの記事は下記の動画でも解説しているので、ぜひ合わせてご覧ください。

※本記事は『OS：Windows10』画像は『Excelのバージョン：Office365』を使用しています。

エクセルのアウトラインとは？

まずエクセルの『アウトライン』とは、どのような機能か基本を紹介します。

データの左側や上側に『+（プラス）』や『－（マイナス）』が表示されています。

これが『アウトライン記号』といいます。

アウトライン記号は、グループ化したデータを表示しています。

グループ化したデータを表示したり、非表示にしたりして『集計行』や『集計列』を見やすくすることができます。

エクセルのデータにアウトラインを設定する

今回は、フルーツ店の支店Aと支店Bの四半期決算データを使用します。

アウトラインの設定は、とても簡単なのでさっそく、設定してみましょう。

1. STEP

   データ内のセルを選択する

   

   どこでも良いので、四半期決算データ内のセルを選択します。

   今回は、B3セルを選択しました。

2. STEP

   【アウトラインの自動作成】をクリック

   

   データタブを開き、右側のグループ化の『アウトラインの自動作成』を押します。

3. STEP

   アウトラインの自動作成完了

   

   四半期決算データにアウトラインを自動で設定することができました。

アウトラインでデータを表示・非表示にする

アウトラインを設定したデータを表示したり、非表示にしてみましょう。

合計と総合計だけを表示する

まずはアウトライン記号をクリックしてみます。

1. STEP

   

   上の列はアウトライン記号が3個表示されています。

   『2』を押してみましょう。

2. STEP

   

   それぞれの支店の『合計』と、『総合計』だけが表示されました。

総合計だけを表示する

『1』を押してみると、『総合計』だけの表示になりました。

すべてを表示した状態にする

『3』を押すと、すべてが表示された状態に戻ります。

四半期決算データだけを表示する

上側は『２』、そして左側は『1』を選択すると、それぞれの金額だけが分かる四半期決算データになりました。

アウトライン記号『+』『-』で非表示や表示する

アウトライン記号の『+』や『－』を直接押してもかまいません。

A支店の『+』を押して開くと、商品の詳細まで確認できる状態になります。

アウトライン記号を押して、どのように表示されるかいろいろ試してみてね！

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エクセルのアウトラインのグループ化と階層

アウトラインは、『グループ化』することで好きな位置に設定することも可能です。

そして、アウトラインの階層も自由に深くしていくことができます。

1. STEP

   グループ化する手順

   

   1. グループ化する列や行を選択する
      （今回は『4月から6月のデータ』を選択しました。）
   2. データタブを開く
   3. アウトラインを開く
   4. グループ化を開く
   5. 『グループ化』をクリックする
2. STEP

   自由にアウトラインを設定

   

   『4月から6月のデータ』にアウトラインを設定することができました。

3. STEP

   階層の深くしすぎ注意！

   

   このように階層をどんどん入れることで、逆に見にくいデータになることもあります。

   見やすいデータを意識して階層を入れましょう！

アウトラインの解除方法はさらに簡単！

とても簡単に設定できたアウトラインですが、解除もさらに簡単です。

四半期決算データのアウトラインを解除してみましょう。

1. STEP

   

   アウトラインを設定した四半期決算データを開きます。

2. STEP

   

   データタブの右側のグループ解除から『アウトラインのクリア』を選択しましょう。

3. STEP

   

   とても簡単にアウトラインを解除することができました。

エクセルのアウトラインで便利な『小計』とは

エクセルのアウトラインの『小計』を使って、データに集計行を追加します。

アウトラインの『小計』を設定する手順

1. STEP

   

   1. どこでも良いので小計したいデータ内のセルを選択する
   2. データタブを開く
   3. アウトラインの『小計』をクリックする
2. STEP

   集計の設定ダイアログボックスの表示

   集計の設定を行うことができるダイアログボックスが表示されるので、それぞれ設定します。

   

   1. グループの基準
      A列～D列の中から小計の基準を選択する
      （今回は『月』を選択します）
   2. 集計の方法
      合計や平均、個数などの中から集計方法を選択する
      （今回は『合計』を選択します）
   3. 集計するフィールド
      集計の方法で選んだ『合計』が表示される列を選択する
      （売上の合計を表示させるので『売上』を選択します）
   4. 『OK』で確定する
3. STEP

   

   月ごとの売上集計の行を追加することが出来ました。

4. STEP

   

   アウトライン記号の『2』を押してみると、月ごとの集計だけを表示することもできます。

   自動で1月から12月までの総計も出ていますね。

   『集計の設定』で、どのような集計を出すのかを考えて

   ●グループの基準
   ●集計の方法
   ●集計するフィールド

   を選んでみてね！

   

   Dr.オフィス

   アウトラインの小計のように、集計行を追加する方法が他にもあります。

   テーブル機能を使った集計行の追加です。ぜひ、こちら≫テーブルの集計行も参考にしてみてください。

アウトラインの『小計』を解除する手順

『集計の設定』ダイアログボックスを表示させて、『すべて削除』を押しましょう。

これだけで解除できます！

アウトラインの『小計』が押せないときは

『小計』が押せないときは、そのデータが『テーブル』になっています。

テーブルを解除すると『小計』が使えるようになりますよ。

テーブルの解除についてくわしく解説した記事もあるので参考にしてみてください。

アウトラインのショートカットを活用しよう！

実は、アウトラインはショートカットキーで表示したり、非表示にすることができます。

アウトラインを設定しているデータでぜひ試してみてくださいね。

くわしくはショートカットキーCtrl+8で紹介しているので参考にしてみてください。

関連

アウトラインの表示と非表示の切り替え「Ctrl+8」

【アウトライン】に関するQ＆A

エクセルのアウトラインで集計結果も簡単表示！

アウトラインは、データをグループ化して集計することができ、集計結果だけを表示させることなどもできます。

アウトラインを設定する簡単ステップをおさらいしてみましょう。

アウトラインの設定や解除は、とても簡単な手順でできました。

大きなデータは、アウトラインを設定することで『集計列』や『集計行』だけを表示させることができます。

ぜひアウトラインを活用して仕事効率アップしましょう。

さらに【エクセルの集計】を極めたい方は、『エクセルのピボットテーブル』についてくわしく解説した記事もあります。

こちらもぜひ参考にしてみてください。