エクセルデータにページ番号の印刷や消す方法は?!ヘッダー&フッターの活用法!

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エクセル初心者

エクセル初心者

エクセルで作成したデータを印刷すると、ページ数がとても多くなったよ。本のように『何ページ目』か分かるようにしたいんだけど、出来るかな?

エクセル初心者

エクセル初心者

私は上司から『ヘッダーに資料名を入れてほしい』といわれたんだけど、どうやったらいいのかなぁ。

エクセルでのデータや資料を印刷するときに、ページ番号を入れたり、資料名を入れることができるよ!今回は便利なヘッダーとフッターを使って、見やすく印刷してみよう!

Dr.オフィス

Dr.オフィス

エクセルの上の余白を『ヘッダー』と言います。

下の余白は『フッター』です。

この上下の余白『ヘッダー』と『フッター』を使い、ページ番号や資料名を挿入することが出来ます。

ヘッダーとフッターは、挿入位置が固定されているので、ページ番号や資料名を印刷したときも印刷位置がバラついたりしません。

ページ数を印刷する簡単ステップ
  1. ページ設定のダイアログボックスを表示する
  2. ヘッダー/フッタータブを選択する
  3. 用意されている項目『1ページ』を選択する

上記のようにページ数を印刷する方法は、とっても簡単です。

用意されている項目から組み合わせて、オリジナルの挿入もできます。

ページ数が多いときにも大変役立つ便利な機能を下記本文にて詳しく解説します。

ページ番号の印刷は、エクセルを印刷する上で基礎になります。

ほかにも初心者の方向けに印刷の基礎5個を紹介した記事があるので、参考にしてみてくださいね。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:2019』を使用しています。

印刷するエクセルデータにページ番号を入れる

フルーツ売上表1月~4月のまとめを印刷します。

ページ番号がない場合

ページ番号なし
ページ番号なし

ページ番号がある場合

ページ番号あり
ページ番号あり

↑どちらが分かりやすいでしょうか?

ページ番号があるほうが分かりやすいですね。

ページ数が増えれば増えるほど、『何ページ』や『何ページ/総ページ数』などの方が、さらに見やすい資料になります。

ページ数の記載があれば、会議中やお客様への説明中など様々な場面で、開くページを伝えることができます。

印刷するデータや資料にページ番号を入れることは、話しやすく見やすい資料になるので利用しましょう。

ページ番号を入れる場所『ヘッダー&フッター』とは

エクセルで印刷時にページ番号などを入れる場所は『ヘッダー』や『フッター』になります。

ヘッダー&フッター
ヘッダー&フッター

↑上の余白を『ヘッダー』、下の余白を『フッター』と言います。

ヘッダーにページ番号や資料名をいれて印刷してみよう

上の余白『ヘッダー』にページ番号を入れてみましょう。

フルーツ売上表を開いた状態でページ設定のダイアログボックスを表示します。

ページ設定の開き方
ページ設定の開き方

↑ページレイアウトの右下➘を押します。

ページ設定ダイアログボックス
ページ設定ダイアログボックス

↑ページ設定のダイアログボックスが表示されました。

ヘッダー/フッタータブ
ヘッダー/フッタータブ

↑ヘッダー/フッターのタブを選択しましょう。

項目を選択
項目を選択

↑ヘッダーのすでに用意されている項目『1ページ』を選択し、印刷プレビューを押します。

ヘッダーの挿入
ヘッダーの挿入

↑ヘッダーに『1ページ』と表示されました。

このヘッダーに資料名を入れてみましょう。

ヘッダーの編集
ヘッダーの編集

↑ヘッダーの編集を押します。

資料名の挿入
資料名の挿入

↑中央部に『フルーツ売上表1月~4月まとめ』と入力しOKを押します。

印刷プレビュー画面
印刷プレビュー画面

↑印刷プレビューを確認しましょう。

資料名の挿入完了
資料名の挿入完了

↑全ページのヘッダーに『フルーツ売上表1月~4月まとめ』が表示されました。

全ページに資料名が表示されているから、分かりやすいね!

Dr.オフィス

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フッターに総ページ数と何ページ目かをいれて印刷してみよう

下の余白『フッター』に総ページ数と何ページ目かを表示します。

ページ設定の開き方
ページ設定の開き方

↑今度は、印刷プレビュー画面からページ設定を開いてみましょう。

ページ設定ダイアログボックス
ページ設定ダイアログボックス

↑ページ設定のダイアログボックスが表示されました。

ヘッダー/フッターのタブを選択します。

フッターの項目
フッターの項目

↑フッターの用意されている項目を開き『1/?ページ』を選びOKを押します。

『1/?ページ』は『総ページ数の1ページ目』を表しています。

フッターの挿入完了
フッターの挿入完了

↑『1/3』と表示されました。

3ページ中の1ページ目です。

ページ番号の印刷をしない場合の消す方法

ページ番号を消す場合も、ページ設定のヘッダー/フッタータグを表示します。

ヘッダーを消してみましょう。

ヘッダーの編集
ヘッダーの編集

↑ヘッダーの編集を押します。

ヘッダーの削除
ヘッダーの削除

↑資料名が中央部に入力されているので削除しOKを押しましょう。

ページ設定をOKで閉じる
ページ設定をOKで閉じる

↑ページ設定もOKを押します。

ヘッダーの削除完了
ヘッダーの削除完了

↑上部の資料名が削除されました。

フッターも同じように削除できます。

ヘッダー&フッターでオリジナル画像の挿入

ページのヘッダーとフッターにはオリジナルの画像を背景に設定することができます。

画像を準備するときは著作権フリーの画像を使用しましょう。

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画像の準備ができましたら次の方法でヘッダー&フッターにオリジナル画像を挿入します。

ヘッダー/フッタータグ
ヘッダー/フッタータグ

↑ページ設定のヘッダー/フッタータグを開きます。

ヘッダーの編集
ヘッダーの編集

↑ヘッダーの編集を押すと、挿入できる項目があります。

左右、中央など好きな配置で挿入したい項目を選ぶことが出来ます。

全てに挿入
全てに挿入

↑必要であれば、すべてに挿入してもOKです。

オリジナル完了
オリジナル完了

↑このような資料が出来上がりました。

まとめ

今回はページ番号をつけて印刷する方法を解説しました。

ページ数の多い資料などは『何ページ目』かが分かるようにすると、とても見やすいですね。

そして、資料名なども全てのページに入っていると、こちらも分かりやすいです。

このように、ページや資料名などを『ヘッダー』と『フッター』を使い挿入しました。

用意されている項目を複数使い、オリジナルの挿入もできます。

ページ数が多いときには、ぜひ使ってみてください。

ほかにも初心者の方向けに印刷の基礎5個を紹介した記事があるので、ぜひチェックしてみてくださいね。

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