データベース

【エクセル】顧客管理するデータベースの作り方を解説

タイトル
エクセル初心者
エクセル初心者
エクセルで顧客管理のデータベースを作りたいんだけど、手順とかってあるのかな?
エクセル初心者
エクセル初心者
せっかく顧客管理のデータベースを作るなら、便利で効率がいいデータベースにしたいなぁ!
Dr.オフィス
Dr.オフィス
データベースで、顧客管理や住所録など、さまざまな管理ができるよ!
便利技を使って、データベースの作業も仕事効率アップを目指そう!
顧客管理のデータベースを、作り方から便利技まで紹介するね!

エクセルには、膨大なデータを管理し活用できるデータベース機能があります。

データベースで管理する情報は、必要なデータの抽出も簡単にでき、大変便利です。

データベースとは

列の見出しに『氏名』『性別』『住所』などの項目があり、1行ごと入力していきます。
1行が1件のデータになります。
列の同じ項目のデータを1行ごと入力している一覧表がデータベースです。

顧客管理や商品管理、住所録など、データベース機能で、さまざまな表を管理し、仕事効率をアップさせましょう。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:Office365』を使用しています。

顧客管理データベースを作ろう

顧客管理データベースを作ってみましょう。

まず、必要な項目は何でしょうか?

会社で必要な『顧客情報』の項目を入力してみましょう。

今回は『氏名・ふりがな・性別・郵便番号・住所・生年月日・年齢』の7項目を見出しに入力します。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
『氏名』と入力した後に、Tabキーを使うとセルが右側に移動するから、連続して入力するときにとても便利だよ!

Tabキーについて解説しているので参考にしてみてくださいね。

【エクセルのショートカットキー】右や左に移動する「Tab」

見出しの入力見出しの入力

↑見出しを入力できました。

とてもシンプルな状態ですね。

次の工程で、データベースが使いやすくなるように便利技を加えていきます。



データベースの便利技

データベースでの管理を効率よくするために便利技を加えてみましょう。

ふりがなを表示しよう

『氏名』を入力し、右のセルに『ふりがな』を入力するのは、手間がかかりますね。

ここでは関数を使い、氏名を入力するだけで自動でふりがなも入力しましょう。

顧客情報を入力顧客情報を入力

↑A2のセルに顧客情報の氏名を入力します。

PHONETIC関数入力PHONETIC関数入力

↑B2のセルを選択し『=PHONETIC(A2)』を入力します。

ふりがなふりがな

↑ふりがなが自動で入力されました。

ふりがなの関数について詳しい解説はこちら≫エクセルデータの「ふりがな」は手入力しないで【PHONETIC関数】にお任せ!を参考にしてみてください。

タイトル
エクセルデータの「ふりがな」は手入力しないで【PHONETIC関数】にお任せ!ふりがなを表示することができるPHONETIC関数を解説します。エクセルで顧客名簿や社員名簿など、文字データを管理するリストは多いです。リストの氏名などを漢字で入力後に『ふりがな』も手入力していませんか?PHONETIC関数を使うと『ふりがな』も簡単に表示することができ大変便利です。入力ミスも防ぐことが出来るのでぜひ使ってみてください。...

リストから入力項目を選択

C列は、性別を入力します。

ここでは『男』『女』のリストを作成してみましょう。

リスト作成リスト作成

↑同じシートの隅の方や、別シートに『リスト』を作成します。

今回は、同じシートの隅のK列に『男』『女』のリストを作成します。

データの入力規則データの入力規則

↑C2を選択し、データタブの『データの入力規則』を開きましょう。

ダイアログボックスダイアログボックス

↑『データの入力規則』ダイアログボックスが表示されました。

入力値の種類を『リスト』にして、元の値はK列のリストを入力している『K1:K2』を選択し、OKを押します。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
元の値を選択すると、自動で『絶対参照($)』設定されるよ!
絶対参照についてはこちら≫【エクセルのショートカットキー】数式に絶対参照を設定する「F4」を参考にしてみてね!
プルダウンメニュープルダウンメニュー

↑C2のセルを選択すると、プルダウンメニューが表示されました。

リストから簡単に入力ができました。



郵便番号の入力セルは半角英数に自動で切り替え

郵便番号を入力するときは、自動で半角英数になるように設定しましょう。

データの入力規則データの入力規則

↑D2セルを選択し、データタブから『データの入力規則』を開きます。

日本語入力日本語入力

↑『日本語入力タブ』を開き、『半角英数字』を選択しOKを押します。

半角英数字半角英数字

↑半角英数字で入力されるようになりました。

住所を郵便番号で簡単入力

郵便番号が分かれば、住所に変換することができます。

郵便番号を住所に変換郵便番号を住所に変換

↑E2セルを選択し、郵便番号『100-0000』を入力します。

入力したら『スペースキー』を押し変換します。

住所を選択住所を選択

↑半角・全角・住所の3個が出てきました。

住所を選択し、続きの詳細な住所を入力します。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
住所がセルからはみ出してるね!そんな時は『自動調整』で幅を広げてみよう!列の『E』と『F』の間をダブルクリックするだけだよ!詳しくはこちら≫幅を自動調整を確認してね!



生年月日から年齢を表示する

生年月日から年齢の計算生年月日から年齢の計算

↑F2セルに生年月日を入力すると、G2セルに年齢が自動で入力されるようにしましょう。

TODAY関数TODAY関数

↑まず下準備として、J1セルに今日の日付を表示する関数『=TODAY()』を入れます。

DATEDIF関数DATEDIF関数

↑G2セルに『=DATEDIF(F2,$J$1,”y”)』を入力します。

年齢年齢

↑DATEDIF関数を使うことで簡単に年齢を表示することができます。

詳しくは下記本文を参考にしてみてください。

エクセルで年齢や勤続年数を簡単計算!便利な【DATEDIF関数】

タイトル
エクセルで年齢や勤続年数を簡単計算!便利な【DATEDIF関数】エクセルで社員名簿や顧客名簿など作成すると、年齢は自動計算したい。と思いませんか?毎年1歳づつ増えていくので入力しなおすのは大変です。【DATEDIF(デイトディフ)関数】なら、生年月日から現在の年齢を簡単に表示することが出来ます。大変便利なDATEDIF関数を解説します。...



データベースをテーブルに設定しよう

見出しと顧客情報見出しと顧客情報

↑見出しと顧客情報1行の入力が終わりました。

データに、テーブル機能を設定し、使いやすく見やすくしましょう。

テーブル設定テーブル設定

↑A1:G2のセルを選択します。

ホームタブの『テーブルとして書式設定』をクリックし、スタイルを選択します。

見出しにチェック見出しにチェック

↑テーブルとして書式設定ダイアログボックスが表示されました。

先頭行を見出しとするので☑チェックを入れOKを押しましょう。

テーブル設定の反映テーブル設定の反映

↑選んだスタイルのテーブルに変換されました。

2人目の顧客情報を入力すると、テーブルの範囲が広がり『PHONETIC関数』や『リスト』など、先ほど作成した設定が引き継がれます。

テーブルについてはこちら≫エクセル【テーブル】で見やすい色付きデータの表示とテーブル解除の方法も参考にしてみてくださいね。

テーブルタイトル
エクセル【テーブル】で見やすい色付きデータの表示とテーブル解除の方法エクセルデータは行や列が増えると情報が見えづらい。そんな時は【テーブル】機能を使うと色が交互につき見やすくなります。色が交互につくと、データがとても見やすくなります。テーブルの設定はとても簡単に表示させることが出来ます。そして、テーブルを解除する方法も解説していきますね。...
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エクセルの使い方や応用法を日々研究しています。 初心者から上級者までわかりやすく解説していきます。 エクセルについてわからないことや気になることなどございましたら是非、コメントやお問い合わせからご質問ください。