データベース

エクセルのデータベースから抽出する方法を解説

タイトル
エクセル初心者
エクセル初心者
データベースを作成したんだけど、膨大な情報量で、その中から該当のデータを探すのが大変なんだ。何かいい方法はないかなぁ?
エクセル初心者
エクセル初心者
私は、データベースで一定の条件に当てはまるデータだけ抽出したいなぁ。
Dr.オフィス
Dr.オフィス
データベースから抽出することで、欲しいデータだけを表示させることができるので解説するね!抽出は、条件も追加できるのでとても便利だよ!2人の悩みも解決できるはずだよ!

今回はデータベースの抽出について様々な方法を紹介します。

欲しいデータだけを取り出し表示できるので大変便利な機能になります。

膨大な量のデータから、ひとつひとつ探すのは時間がもったいないですね。

データベースの抽出をマスターして、さくっと欲しいデータを表示しましょう。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:2019』を使用しています。

データベースの抽出

データベースの抽出をするには、まずデータベースに『フィルター』を付けなければいけません。

フィルターが、必要な欲しい情報を取り出し表示してくれる機能になります。

社員名簿社員名簿

↑社員名簿のデータベースがあります。

フィルターをつけましょう。

フィルターを設置フィルターを設置

↑フィルターを付ける行を選択します。

今回は、2行目を選択します。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
見出しにフィルターを付けると、抽出するときに見やすいよ!

データタブから『フィルター』を選択し押します。

フィルター適用フィルター適用

↑見出しのセルのみぎに右側に『▼』が表示されました。

これはフィルターが適用された状態です。

氏名の検索氏名の検索

↑氏名のフィルターを押します。

『検索』に表示したい人の氏名を入力してみましょう。

『小野』さんを抽出します。

フルネームで入力しなくても大丈夫です。

小野さんを抽出小野さんを抽出

『小野』さんだけが抽出され表示されています。

山がつく人山がつく人

↑『山』の一文字だけ入力し検索してみると、氏名に『山』がつく人が表示されました。

とても簡単に抽出ができますね。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
どの列にフィルターがかかっているかは、『フィルターマーク』を見ると分かるよ!▼とフィルターマークがついているよ!
フィルター解除フィルター解除

↑もとの全部のデータに戻す場合は、フィルターを開き『氏名からフィルターをクリア』を押しましょう。

元のデータベース元のデータベース

↑もとの全部のデータベースに戻ります。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
『すべて選択』にチェックを入れOKを押しても、元に戻るよ!



抽出したデータを昇順や降順に変えよう

抽出したデータの並び替えをしてみましょう。

社員名簿のデータベースを使います。

女性だけを抽出女性だけを抽出

↑見出しの『性別』で『女性』を抽出しましょう。

『男性』のチェックを外してOKを押します。

女性の抽出女性の抽出

↑女性だけが抽出されました。

次に見出しの『ふりがな』を昇順や降順に並び替えてみましょう。

ふりがなを昇順ふりがなを昇順

↑ふりがなのフィルターから『昇順』を選択します。

女性だけを昇順に変更女性だけを昇順に変更

↑女性を抽出し、ふりがなを昇順で並べ替えることができました。

簡単に抽出したデータも昇順や降順に並び替えることができます。

社員IDのフィルターを昇順に並び替えると、昇順に並び替える前のデータベースに戻せます。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
元に戻す場合のために、『社員ID』のように連番をつける見出しがあると便利だよ!



抽出の条件をつける

せっかくなので抽出する際に条件をつけて、さらに細かく抽出してみましょう。

指定した値以上を抽出

指定した値以上を抽出してみましょう。

社員名簿のデータベースを使います。

指定した値以上とは?

例えば社員名簿では『45歳以上の社員を抽出する』場合です。

『45歳以上』を指定します。

年齢フィルター年齢フィルター

↑見出しの『年齢』のフィルターから『数値フィルター』を開き、『指定の値以上』を選択しましょう。

オートフィルターオプションダイアログボックスオートフィルターオプションダイアログボックス

↑オートフィルターオプションのダイアログボックスが表示されました。

年齢に『45』と入力します。

『以上』が選ばれています。

『AND』や『OR』で追加することもできますが、今回はこれでOKを押します。

条件で抽出条件で抽出

↑社員名簿のデータベースから『45歳以上の値』を抽出することができました。

フィルタークリアフィルタークリア

↑元に戻すには『年齢』のフィルターを開き、『年齢からフィルターをクリア』を押すと、元にもどります。



上位や下位の抽出

上位や下位の抽出をしてみましょう。

社員名簿のデータベースを使います。

勤務年数の長い社員の上位3名を抽出してみましょう。

トップテントップテン

↑見出しの『勤務年数』のフィルターを開きます。

数値フィルターの『トップテン』を開きましょう。

トップテンフィルターダイアログボックストップテンフィルターダイアログボックス

↑トップテンオートフィルターのダイアログボックスが表示されました。

『上位』『3』『項目』でOKを押します。

上位3名上位3名

↑勤務年数が長い『上位3名』が抽出されています。

『下位』は、項目を変更するだけで抽出できます。

試してみてくださいね。

フィルター解除するフィルター解除する

↑元に戻す場合は、『勤務年数からフィルターをクリア』を押すだけです。

便利なデータベースを、効率よく抽出する方法を解説しました。

データベースは、時に膨大な情報量になり、目で確かめて探したり抽出したりするのは難しい場合もあります。

エクセルでは、素早く目的の項目を抽出することができるフィルター機能があります。

これでデータベースもさくっと抽出することが簡単にでき、時間短縮になり仕事効率アップにつながります。

データベースの抽出もマスターしてみましょう。

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Dr.オフィス
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エクセルの使い方や応用法を日々研究しています。 初心者から上級者までわかりやすく解説していきます。 エクセルについてわからないことや気になることなどございましたら是非、コメントやお問い合わせからご質問ください。