エクセルのデータベースから抽出する方法を解説

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エクセル初心者

エクセル初心者

データベースを作成したんだけど、膨大な情報量で、その中から該当のデータを探すのが大変なんだ。何かいい方法はないかなぁ?

エクセル初心者

エクセル初心者

私は、データベースで一定の条件に当てはまるデータだけ抽出したいなぁ。

データベースから抽出することで、欲しいデータだけを表示させることができるので解説するね!抽出は、条件も追加できるのでとても便利だよ!2人の悩みも解決できるはずだよ!

Dr.オフィス

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今回はデータベースの抽出について様々な方法を紹介します。

欲しいデータだけを取り出し表示できるので大変便利な機能になります。

膨大な量のデータから、ひとつひとつ探すのは時間がもったいないですね。

データベースの抽出をマスターして、さくっと欲しいデータを表示しましょう。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:Office365』を使用しています。

データベースの抽出

データベースの抽出をするには、まずデータベースに『フィルター』を付けなければいけません。

フィルターが、必要な欲しい情報を取り出し表示してくれる機能になります。

社員名簿
社員名簿

↑社員名簿のデータベースがあります。

フィルターをつけましょう。

フィルターを設置
フィルターを設置

↑フィルターを付ける行を選択します。

今回は、2行目を選択します。

見出しにフィルターを付けると、抽出するときに見やすいよ!

Dr.オフィス

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データタブから『フィルター』を選択し押します。

フィルター適用
フィルター適用

↑見出しのセルのみぎに右側に『▼』が表示されました。

これはフィルターが適用された状態です。

氏名の検索
氏名の検索

↑氏名のフィルターを押します。

『検索』に表示したい人の氏名を入力してみましょう。

『小野』さんを抽出します。

フルネームで入力しなくても大丈夫です。

小野さんを抽出
小野さんを抽出

『小野』さんだけが抽出され表示されています。

山がつく人
山がつく人

↑『山』の一文字だけ入力し検索してみると、氏名に『山』がつく人が表示されました。

とても簡単に抽出ができますね。

どの列にフィルターがかかっているかは、『フィルターマーク』を見ると分かるよ!▼とフィルターマークがついているよ!

Dr.オフィス

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フィルター解除
フィルター解除

↑もとの全部のデータに戻す場合は、フィルターを開き『氏名からフィルターをクリア』を押しましょう。

元のデータベース
元のデータベース

↑もとの全部のデータベースに戻ります。

『すべて選択』にチェックを入れOKを押しても、元に戻るよ!

Dr.オフィス

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抽出したデータを昇順や降順に変えよう

抽出したデータの並び替えをしてみましょう。

社員名簿のデータベースを使います。

女性だけを抽出
女性だけを抽出

↑見出しの『性別』で『女性』を抽出しましょう。

『男性』のチェックを外してOKを押します。

女性の抽出
女性の抽出

↑女性だけが抽出されました。

次に見出しの『ふりがな』を昇順や降順に並び替えてみましょう。

ふりがなを昇順
ふりがなを昇順

↑ふりがなのフィルターから『昇順』を選択します。

女性だけを昇順に変更
女性だけを昇順に変更

↑女性を抽出し、ふりがなを昇順で並べ替えることができました。

簡単に抽出したデータも昇順や降順に並び替えることができます。

社員IDのフィルターを昇順に並び替えると、昇順に並び替える前のデータベースに戻せます。

元に戻す場合のために、『社員ID』のように連番をつける見出しがあると便利だよ!

Dr.オフィス

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抽出の条件をつける

せっかくなので抽出する際に条件をつけて、さらに細かく抽出してみましょう。

指定した値以上を抽出

指定した値以上を抽出してみましょう。

社員名簿のデータベースを使います。

指定した値以上とは?

例えば社員名簿では『45歳以上の社員を抽出する』場合です。

『45歳以上』を指定します。

年齢フィルター
年齢フィルター

↑見出しの『年齢』のフィルターから『数値フィルター』を開き、『指定の値以上』を選択しましょう。

オートフィルターオプションダイアログボックス
オートフィルターオプションダイアログボックス

↑オートフィルターオプションのダイアログボックスが表示されました。

年齢に『45』と入力します。

『以上』が選ばれています。

『AND』や『OR』で追加することもできますが、今回はこれでOKを押します。

条件で抽出
条件で抽出

↑社員名簿のデータベースから『45歳以上の値』を抽出することができました。

フィルタークリア
フィルタークリア

↑元に戻すには『年齢』のフィルターを開き、『年齢からフィルターをクリア』を押すと、元にもどります。

上位や下位の抽出

上位や下位の抽出をしてみましょう。

社員名簿のデータベースを使います。

勤務年数の長い社員の上位3名を抽出してみましょう。

トップテン
トップテン

↑見出しの『勤務年数』のフィルターを開きます。

数値フィルターの『トップテン』を開きましょう。

トップテンフィルターダイアログボックス
トップテンフィルターダイアログボックス

↑トップテンオートフィルターのダイアログボックスが表示されました。

『上位』『3』『項目』でOKを押します。

上位3名
上位3名

↑勤務年数が長い『上位3名』が抽出されています。

『下位』は、項目を変更するだけで抽出できます。

試してみてくださいね。

フィルター解除する
フィルター解除する

↑元に戻す場合は、『勤務年数からフィルターをクリア』を押すだけです。

便利なデータベースを、効率よく抽出する方法を解説しました。

データベースは、時に膨大な情報量になり、目で確かめて探したり抽出したりするのは難しい場合もあります。

エクセルでは、素早く目的の項目を抽出することができるフィルター機能があります。

これでデータベースもさくっと抽出することが簡単にでき、時間短縮になり仕事効率アップにつながります。

データベースの抽出もマスターしてみましょう。

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Dr.オフィス

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収支シートの出来上がりイメージ
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