エクセル【ピボットテーブルの使い方】まずはリストを理解しよう!!

5 min 702 views
エクセル初心者

エクセル初心者

エクセルのピボットテーブルを早く使ってみたいけど、まず何から始めたらいいのかな?何を準備するのかも分からないよ。

ピボットテーブルを使い始めるには、まずリストを理解することから始めよう。このリストには、いくつか重要なルールがあるからこれから解説していくね!

Dr.オフィス

Dr.オフィス

今回は、ピボットテーブルの使い方について解説します。

ピボットテーブルを使い始めるには、ピボットテーブルのもとになるリストを理解する必要があります。

このリスト次第では、ピボットテーブルの完成までたどり着けなかったり、また、ピボットテーブルで正しい結果を得られない場合があるので、しっかりルールをおさえておきましょう。

リストについてのポイントをおさえれば、初心者から上級者まで簡単にピボットテーブルを使えるようになりますよ。

理想的なリストのレイアウト
  1. 1行目はフィールド名、A列は最初のフィールドを入力
  2. 2行目以降はデータを入力
  3. 1シートに1リストだけを配置

ピボットテーブルのもとになるリストは、上記3項目が基本となります。

ピボットテーブルの基本については、こちら≫【エクセル】ピボットテーブルとは?基本から分かりやすく解説!!で詳しく解説しています。

次項より、ピボットテーブルのもとになる『リスト』のルールについて詳しく解説するので、ぜひ読み進めてください。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:2016』を使用しています。

ピボットテーブルのもとになる『リスト』のルール

ピボットテーブルのもとになるデータを入力した表を『リスト』と言います。

このリストには、『フィールド名は必ず入力』『空白行をいれてはいけない』『セルの結合は禁止』など、いくつかのルールがあります。

ピボットテーブルのリストとして使用できる表と、使用できない表を比べて、守らなければならないルールについて確認していきましょう。

ピボットテーブルのリストとして使用できる表
ピボットテーブルのリストとして使用できる表

↑上記は、ピボットテーブルのリストとして使用できる表です。

ピボットテーブルのリストとして使用できない表
ピボットテーブルのリストとして使用できない表

↑上記は、レイアウトは理想的ですが、ピボットテーブルのリストとして使用できない表です。

正しい集計ができない表
正しい集計ができない表

↑上記は、ピボットテーブルのリストとして使用できる表ですが、正しい集計ができない表です。

原因は、下記の通りです。1つでも該当すると、ピボットテーブルが正しく完成されない場合があるので、しっかり理解しておく必要があります。

  1. フィールド名に空白がある
  2. セルの結合をしている
  3. 空白行や空白列が挿入されている
  4. 表記揺れがある
  5. セル内に余分なスペースがある
  6. 空白のセルを残している

それでは、上記について解説していきます。

フィールド名は空白にしない

リストの1行目には、フィールド名が入力されている必要があります。

フィールド名が空白のままだと、ピボットテーブルではエラーメッセージが表示されます。フィールド名は、必ず入力しましょう。

セルの結合は禁止

必ず1つのセルに1つのデータを入力する必要があります。

セルの結合は、ピボットテーブルではエラーの原因となります。ピボットテーブルのリストとして使用する際には、結合しているセルは解除しておきましょう。

空白行や空白列を挿入しない

空白行や空白列があると、リストの範囲を正しく認識できません

空白行や空白列がある場合には、行ごと、列ごとを削除しましょう。

表記揺れをなくす

リストに入力されたデータの内容は、同じ物が完全に一致している必要があります。

例えば、①『サーバ』と『サーバー』、②『サーバ』と『サーバ』、③『サーバ』と『 サーバ』と『サーバ 』のように、同じ物を指しますが、表現が一部違うと、別の物として認識してしまい、正しく集計できない場合があります。

入力データの表現(商品名など)は統一して入力しましょう。

表記揺れとその対策例
  1. 異なった表現になっている
    →フィルターや置換機能を使って表現を統一
  2. 半角と全角の2種類で入力している
    →関数を使って半角を全角、全角を半角に統一
    エクセルデータ【半角を全角に】【全角を半角に】関数を使って簡単変換しよう!
  3. セル内に余分なスペースがある
    →TRIM関数を使ってスペースを一括削除

表記揺れの修正は、『必ずこの方法で修正しなければいけない』というわけではありません。表記揺れをなくすことが重要ですので、その時々に合った方法で対応しましょう。

空白のセルを残さない

ピボットテーブルの行ラベルに『空白』という項目が表示される
ピボットテーブルの行ラベルに『空白』という項目が表示される

↑リストのセルに空白が残っていると、ピボットテーブルでは、行ラベルや列ラベルに『空白』という項目が表示され、正しく集計できない場合があります。

ピボットテーブルのリストとして使用する前には、入力漏れのセルがないかリストをチェックしておきましょう。

ピボットテーブルは、リストが重要だね。リストのルールはしっかり覚えておこう!

Dr.オフィス

Dr.オフィス

リストとして使用するために、テキスト形式やCSV形式で保存したファイルを開く場合は、こちら≫【エクセル】テキスト形式に変換して保存しよう!で詳しく解説しています。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

次項では、ピボットテーブルの使い方について解説します。

ピボットテーブルの使い方 作業ウィンドウを確認しよう

ピボットテーブルのもとになるリストのルールは理解できましたので、次に基本的なピボットテーブルの使い方を解説します。

  • [ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方
  • ピボットテーブルのメニュー

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方

ピボットテーブルは、[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウを使用し、集計表が作成されています。ピボットテーブルにデータを直接入力して追加することはできません。

ここで、基本的な[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方を理解しましょう。

フィールド名をドラッグする
フィールド名をドラッグする

↑[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方は簡単で、フィールドセクションから必要なフィールド名を、レイアウトセクションにドラッグするだけです。

『行ラベル』に『商品名』が配置された
『行ラベル』に『商品名』が配置された

↑フィールドセクションから『商品名』をレイアウトセクションの『行』ボックスにドラッグしてみます。

レイアウトセクションの①『行』ボックスに『商品名』と表示され、ピボットテーブルの②『行ラベル』に『商品名』が配置されましたね。

各ボックスにドラッグする
各ボックスにドラッグする

↑続いて、下記の通りにフィールドセクションからフィールド名をレイアウトセクションにドラッグしてみます。

  1. フィールドセクションからフィールド名『分類』をレイアウトセクションの『フィルター』ボックスにドラッグ
  2. フィールドセクションからフィールド名『支店名』をレイアウトセクションの『列』ボックスにドラッグ
  3. フィールドセクションからフィールド名『金額』をレイアウトセクションの『値』ボックスにドラッグ
ピボットテーブルの完成
ピボットテーブルの完成

↑このように、ピボットテーブルは、[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウを使用し、集計表が作成されています。

『担当エリア』が追加された
『担当エリア』が追加された

↑レイアウトセクションの各ボックスには、複数のフィールド名を配置することができます。

既に、『商品名』が配置されている『行』ボックスに『担当エリア』を追加することで、商品名ごとのより詳細な集計表にすることも可能です。

ピボットテーブルを使っていない集計表だと、このような編集を短時間で行うのは難しいですが、ピボットテーブルを使った集計表だと、何通りもの集計表をあっという間に編集できます。

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウ枠の外にドラッグ
[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウ枠の外にドラッグ

↑また、追加されているフィールド名が不要だなと思った場合は、[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウ枠の外に、フィールド名をドラッグするだけで削除できます。

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方は、初心者にも簡単だね。

Dr.オフィス

Dr.オフィス

ピボットテーブルのメニュー

ピボットテーブルを選択すると、タブに[ピボットテーブル分析]と[デザイン]が表示されます。この2つは、ピボットテーブルで使用できるメニューです。

[ピボットテーブル分析]のメニュー
[ピボットテーブル分析]のメニュー

↑ピボットテーブルを選択し[ピボットテーブル分析]を選択します。

[デザイン]のメニュー
[デザイン]のメニュー

↑ピボットテーブルを選択し[デザイン]を選択します。

どのようなメニューが表示されるのか確認しておきましょう。

ボタンの説明
ボタンの説明

↑ピボットテーブル上にいくつかボタンが表示されていますね。通常のエクセルにも表示されるボタンと同様ですので、使い方に関して特に心配する必要はありません。

表示されているボタンについては、下記のとおりです。

  1. プルダウン
    各エリアに対して、フィールドの並び替えやフィルター機能を設定できる
  2. マイナスボタン
    展開されているフィールドを折りたたむ
  3. プラスボタン
    折りたたまれたフィールドを展開する

このようにピボットテーブル専用のメニューもありますが、エクセルの基本的な操作と知識を理解していれば、初心者でもピボットテーブルは使えます。

ピボットテーブルは、リストが重要!!

ピボットテーブルを使うには、まず正しいリストであることが重要ですね。

レコードとフィールドは後からでも追加できるので、最初からデータ量を多くせず、データ量が少なくても、確実にルールを守ったリストを使いましょう。

ピボットテーブルの使い方は簡単です。ピボットテーブルを特別な機能だと思わずに、チャレンジしてみましょう。

ピボットテーブルの基本については、こちら≫【エクセル】ピボットテーブルとは?基本から分かりやすく解説!!で詳しく解説しています。

ExcelドクターがおすすめするExcel本はこちら

カテゴリー:

20万人以上が参考にしたエクセルドクターで最も人気の記事

エクセルで家計簿を作る方法

ワード初心者

ワード初心者

エクセルで本格的な家計簿を作ってみたいんだけど詳しく解説してる本とかがないんだよね・・・
徹底的に解説してほしいな!

エクセルで本格家計簿の作り方なら私に任せて!過去に20万人以上のユーザーが参考にした解説記事を紹介するね♪

Dr.オフィス

Dr.オフィス

エクセルを少し使えるようになってきたら、本格的な家計簿を作ってみるのがとてもおすすめです。

収支シートの出来上がりイメージ
収支シートの出来上がりイメージ

基本機能をしっかりと使って作るから、エクセルをマスターするのにも家計簿づくりはぴったり!

20万人以上が参考にしたエクセルでの本格的な家計簿の作り方はこちら↓↓

【エクセル家計簿の作り方】月ごとに入力して合計を反映させれば見やすくなる!

関連記事