エクセル【ブックの保護】とは?他人に見られないように暗号化して安全性を高めよう

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エクセル初心者

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エクセルのブックの保護機能を使うと、他人に見られないって聞いたけど本当かな?でも、どうやって見られないように設定するのかな。

エクセルのブックの保護機能を使うと、他人に見られないっていうのは本当だよ!ファイルにパスワードを付けて暗号化すると、パスワードを公開しない限り他人には開けないよ。

Dr.オフィス

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今回は、エクセルのブックの保護の方法について解説します。

顧客情報などの個人情報が含まれる資料をエクセルで作成する場合、特定のユーザ以外に閲覧、編集できないようにしてセキュリティ面に気を付ける必要があります。

そのような時には、エクセルのブックの保護という機能を使用すると便利ですよ。

エクセルのブックの保護の簡単ステップ
  1. [校閲]-[ブックの保護]を選択
  2. [シート構成とウインドウの保護]より任意のパスワードを設定
  3. [OK]を選択
  4. ショートカットキーCtrl+Sで上書き保存 上書き保存をする「Ctrl+S」

以上の4ステップでエクセルのブックの保護を設定できます。

エクセルでは、ブックの保護の他にシートの保護という設定があります。シートの保護をすることで、他のユーザーが誤ってデータの変更や削除することを防ぐことができます。
エクセルのシートの保護については、【エクセル】シートの保護をして変更できないようにする方法で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

次項より、エクセルの『ブックの保護』とは?について詳しく解説するので、ぜひ読み進めてください。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:2016』を使用しています。

エクセルの『ブックの保護』とは?

エクセルの『ブックの保護』とは、ブック内のシートの構成を保護する機能です。

例えば、他のユーザーが非表示のシートの表示、シートの追加、移動、削除、非表示、シートの名前変更、シートの見出しの色を変更することができないようにパスワードで保護します。

では、実際にエクセルのブックの保護を設定してみましょう。

ブックの保護の設定前
ブックの保護の設定前

↑上記は、ブックの保護を設定する前の任意のシートタブを右クリックした状態です。

全てのメニューを選択でき、特に変わりはありませんね。

[校閲]-[ブックの保護]を選択
[校閲]-[ブックの保護]を選択

↑下記の順に設定しましょう。

  1. [校閲]を選択
  2. [ブックの保護]を選択
[シート構成とウインドウの保護]ダイアログボックスより設定
[シート構成とウインドウの保護]ダイアログボックスより設定

[シート構成とウインドウの保護]ダイアログボックスが表示されたら下記の順に設定します。

  1. [パスワード]は省略可能
    必要であれば任意のパスワードを入力
  2. [保護対象]-[シート構成]にチェックが入っていることを確認
  3. [OK]を選択
[パスワードの確認]ダイアログボックスより設定
[パスワードの確認]ダイアログボックスより設定

↑パスワードを設定した場合は、[パスワードの確認]ダイアログボックスが表示されるので、設定したパスワードを再度入力し、[OK]を選択しましょう。

ショートカットキーCtrl+Sで上書き保存をして、設定完了です。

ブックの保護の設定後は緑色で網掛けされる
ブックの保護の設定後は緑色で網掛けされる

↑それでは、1つずつ確認していきましょう。
まず、ブックの保護を設定すると、リボンに表示されている[ブックの保護]の箇所が緑色で網掛けされた状態になります。

Backstage(バックステージビュー)から確認
Backstage(バックステージビュー)から確認

↑また、Backstage(バックステージビュー)から確認できる[ブックの保護]の箇所も同様に網掛けされた状態で表示されます。こちらは、『ロックされている』というメッセージが確認できますね。

[シートの整理]のメニューが選択できない
[シートの整理]のメニューが選択できない

↑次に[ホーム]-[書式]を選択すると[シートの整理]のメニューがグレーアウトされて選択できないようになっていますね。

メニューが選択できない
メニューが選択できない

book-protection 8メニューが選択できない

↑最後に、シートタブを右クリックしてみます。

こちらもシート操作に関するメニューがグレーアウトされて、選択できないようになっています。

もちろん、メニューを選択することができないので、シートの追加、移動、削除、表示、非表示、シートの名前変更、シートの見出しの色を変更することができません。

このように、エクセルのブックの保護を設定すると、ブック内のシートの構成を保護することができます。

パスワードを省略すると、誰にでもブックの保護の解除は可能だから、解除できるユーザを限定したい場合は、パスワードを設定するといいよ。

Dr.オフィス

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次項では、パスワードで暗号化したブックの保護の手順について解説します。

パスワードで暗号化したブックの保護の手順

エクセルのブックの保護には、ブックにパスワードを設定し暗号化して、セキュリティを高める方法があります。

ブックにパスワードを設定するため、パスワードを知るユーザにしか開くことができません。

[ファイル]を選択
[ファイル]を選択

↑それでは、[ファイル]を選択しBackstage(バックステージビュー)を開き設定してみましょう。

[情報]-[ブックの保護]-[パスワードを使用して暗号化]を選択
[情報]-[ブックの保護]-[パスワードを使用して暗号化]を選択

↑下記の順に設定します。

  1. [情報]を選択
  2. [ブックの保護]を選択
  3. [パスワードを使用して暗号化]を選択
[ドキュメントの暗号化]ダイアログボックスより設定
[ドキュメントの暗号化]ダイアログボックスより設定

↑[ドキュメントの暗号化]ダイアログボックスが表示されたら下記の順に設定しましょう。

  1. [パスワード]に任意のパスワードを入力
  2. [OK]を選択
[パスワードの確認]ダイアログボックスより設定
[パスワードの確認]ダイアログボックスより設定

↑[パスワードの確認]ダイアログボックスが表示されたら、再度設定したパスワードを入力し[OK]を選択しましょう。

[ブックの保護]の箇所の表示が変わる
[ブックの保護]の箇所の表示が変わる

↑[ブックの保護]の箇所の表示が変わりましたね。ブックを開くには、『パスワードが必要』だというメッセージが確認できます。

画面左側に表示されている[上書き保存]を選択し、[ブックの保護]の設定を完了させましょう。

上書き保存が完了したら、ブックを1度閉じて改めて開いてみます。

[パスワード]ダイアログボックスより入力
[パスワード]ダイアログボックスより入力

↑[パスワード]ダイアログボックスが表示されるので、先ほど設定したパスワードを入力しましょう。

正しいパスワードを入力すると開くことができます。

このように、パスワードを設定し暗号化して、ブックを保護することができます。

パスワードを設定し暗号化してブックを保護しておけば、特定のユーザ以外はブックを開くことができないので、セキュリティを高めることができますね。

次項では、ブックの保護をしたパスワードについて解説します。

ブックの保護をしたパスワードは忘れないように注意しよう

エクセルの保護を設定した際のパスワードを忘れてしまった場合、エクセルで回復できません。

誤ったパスワードを入力した場合
誤ったパスワードを入力した場合

↑つまり、パスワードを忘れてしまった場合は、2度とブックを開くことができないことになります。

大事なブックを不特定多数のユーザから閲覧、編集できないようにブックの保護を設定したのに、パスワードを忘れてしまっては、ブックの保護ではなく、ブックの破棄になってしまいます。

ブックの保護を設定したパスワードは、忘れないように注意しましょう。

パスワードを忘れないようにするための一番簡単な方法は、メモやパスワード一覧などを作成することだね!

Dr.オフィス

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ブックの使用が特定のユーザなら、ブックの保護は必須!

会社では、不特定多数のユーザが使用するブックと、特定のユーザのみ使用するブックが混在していると思います。

身内(チーム内など)しか存在を知らないブックだとしても、特定のユーザのみで使用する場合は、パスワードを設定しブックを保護しましょう。

ブックを保護することは、最低限のセキュリティ対策となります。特定のユーザのみで使用するブックには、ブックの保護が必須ですね。

エクセルのブックの保護のまとめ
  • リボンからブックの保護を設定すると、他のユーザーが非表示のシートの表示、ブック内のシートの追加、移動、削除、非表示、シートの名前変更、シートの見出しの色の変更ができなくなる
  • Backstage(バックステージビュー)からブックの保護を設定すると、パスワードを使用して暗号化ができる
  • 設定したパスワードを忘れてしまった場合、回復できない

エクセルのブックの保護を設定する際は、ぜひ参考にしてみてください。

また、シートの保護を設定すると、さらにセキュリティが高くなります。
エクセルのシートの保護については、【エクセル】シートの保護をして変更できないようにする方法で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

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