エクセル【ピボットテーブルの使い方】まずはリストを理解しよう！！

エクセル初心者

エクセルのピボットテーブルを早く使ってみたいけど、まず何から始めたらいいのかな？何を準備するのかも分からないよ。

ピボットテーブルを使い始めるには、まずリストを理解することから始めよう。このリストには、いくつか重要なルールがあるからこれから解説していくね！

Dr.オフィス

今回は、ピボットテーブルの使い方について解説します。

ピボットテーブルを使い始めるには、ピボットテーブルのもとになるリストを理解する必要があります。

このリスト次第では、ピボットテーブルの完成までたどり着けなかったり、また、ピボットテーブルで正しい結果を得られない場合があるので、しっかりルールをおさえておきましょう。

リストについてのポイントをおさえれば、初心者から上級者まで簡単にピボットテーブルを使えるようになりますよ。

ピボットテーブルのもとになるリストは、上記３項目が基本となります。

ピボットテーブルの基本については、こちら≫【エクセル】ピボットテーブルとは？基本から分かりやすく解説！！で詳しく解説しています。

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【エクセル】ピボットテーブルとは？基本から分かりやすく解説！！

次項より、ピボットテーブルのもとになる『リスト』のルールについて詳しく解説するので、ぜひ読み進めてください。

※本記事は『OS：Windows10』画像は『Excelのバージョン：2016』を使用しています。

ピボットテーブルのもとになる『リスト』のルール

ピボットテーブルのもとになるデータを入力した表を『リスト』と言います。

このリストには、『フィールド名は必ず入力』『空白行をいれてはいけない』『セルの結合は禁止』など、いくつかのルールがあります。

ピボットテーブルのリストとして使用できる表と、使用できない表を比べて、守らなければならないルールについて確認していきましょう。

↑上記は、ピボットテーブルのリストとして使用できる表です。

↑上記は、レイアウトは理想的ですが、ピボットテーブルのリストとして使用できない表です。

↑上記は、ピボットテーブルのリストとして使用できる表ですが、正しい集計ができない表です。

原因は、下記の通りです。１つでも該当すると、ピボットテーブルが正しく完成されない場合があるので、しっかり理解しておく必要があります。

1. フィールド名に空白がある
2. セルの結合をしている
3. 空白行や空白列が挿入されている
4. 表記揺れがある
5. セル内に余分なスペースがある
6. 空白のセルを残している

それでは、上記について解説していきます。

フィールド名は空白にしない

リストの1行目には、フィールド名が入力されている必要があります。

フィールド名が空白のままだと、ピボットテーブルではエラーメッセージが表示されます。フィールド名は、必ず入力しましょう。

セルの結合は禁止

必ず1つのセルに1つのデータを入力する必要があります。

セルの結合は、ピボットテーブルではエラーの原因となります。ピボットテーブルのリストとして使用する際には、結合しているセルは解除しておきましょう。

空白行や空白列を挿入しない

空白行や空白列があると、リストの範囲を正しく認識できません。

空白行や空白列がある場合には、行ごと、列ごとを削除しましょう。

表記揺れをなくす

リストに入力されたデータの内容は、同じ物が完全に一致している必要があります。

例えば、①『サーバ』と『サーバー』、②『サーバ』と『ｻｰﾊﾞ』、③『サーバ』と『　サーバ』と『サーバ　』のように、同じ物を指しますが、表現が一部違うと、別の物として認識してしまい、正しく集計できない場合があります。

入力データの表現（商品名など）は統一して入力しましょう。

表記揺れの修正は、『必ずこの方法で修正しなければいけない』というわけではありません。表記揺れをなくすことが重要ですので、その時々に合った方法で対応しましょう。

空白のセルを残さない

↑リストのセルに空白が残っていると、ピボットテーブルでは、行ラベルや列ラベルに『空白』という項目が表示され、正しく集計できない場合があります。

ピボットテーブルのリストとして使用する前には、入力漏れのセルがないかリストをチェックしておきましょう。

ピボットテーブルは、リストが重要だね。リストのルールはしっかり覚えておこう！

Dr.オフィス

リストとして使用するために、テキスト形式やCSV形式で保存したファイルを開く場合は、こちら≫【エクセル】テキスト形式に変換して保存しよう！で詳しく解説しています。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

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【エクセル】テキスト形式に変換して保存しよう！

次項では、ピボットテーブルの使い方について解説します。

ピボットテーブルの使い方　作業ウィンドウを確認しよう

ピボットテーブルのもとになるリストのルールは理解できましたので、次に基本的なピボットテーブルの使い方を解説します。

• [ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方
• ピボットテーブルのメニュー

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方

ピボットテーブルは、[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウを使用し、集計表が作成されています。ピボットテーブルにデータを直接入力して追加することはできません。

ここで、基本的な[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方を理解しましょう。

↑[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方は簡単で、フィールドセクションから必要なフィールド名を、レイアウトセクションにドラッグするだけです。

↑フィールドセクションから『商品名』をレイアウトセクションの『行』ボックスにドラッグしてみます。

レイアウトセクションの①『行』ボックスに『商品名』と表示され、ピボットテーブルの②『行ラベル』に『商品名』が配置されましたね。

↑続いて、下記の通りにフィールドセクションからフィールド名をレイアウトセクションにドラッグしてみます。

1. フィールドセクションからフィールド名『分類』をレイアウトセクションの『フィルター』ボックスにドラッグ
2. フィールドセクションからフィールド名『支店名』をレイアウトセクションの『列』ボックスにドラッグ
3. フィールドセクションからフィールド名『金額』をレイアウトセクションの『値』ボックスにドラッグ

↑このように、ピボットテーブルは、[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウを使用し、集計表が作成されています。

↑レイアウトセクションの各ボックスには、複数のフィールド名を配置することができます。

既に、『商品名』が配置されている『行』ボックスに『担当エリア』を追加することで、商品名ごとのより詳細な集計表にすることも可能です。

ピボットテーブルを使っていない集計表だと、このような編集を短時間で行うのは難しいですが、ピボットテーブルを使った集計表だと、何通りもの集計表をあっという間に編集できます。

↑また、追加されているフィールド名が不要だなと思った場合は、[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウ枠の外に、フィールド名をドラッグするだけで削除できます。

[ピボットテーブルのフィールド]作業ウィンドウの使い方は、初心者にも簡単だね。

Dr.オフィス

ピボットテーブルのメニュー

ピボットテーブルを選択すると、タブに[ピボットテーブル分析]と[デザイン]が表示されます。この２つは、ピボットテーブルで使用できるメニューです。

↑ピボットテーブルを選択し[ピボットテーブル分析]を選択します。

↑ピボットテーブルを選択し[デザイン]を選択します。

どのようなメニューが表示されるのか確認しておきましょう。

↑ピボットテーブル上にいくつかボタンが表示されていますね。通常のエクセルにも表示されるボタンと同様ですので、使い方に関して特に心配する必要はありません。

表示されているボタンについては、下記のとおりです。

1. プルダウン
   各エリアに対して、フィールドの並び替えやフィルター機能を設定できる
2. マイナスボタン
   展開されているフィールドを折りたたむ
3. プラスボタン
   折りたたまれたフィールドを展開する

このようにピボットテーブル専用のメニューもありますが、エクセルの基本的な操作と知識を理解していれば、初心者でもピボットテーブルは使えます。

ピボットテーブルは、リストが重要！！

ピボットテーブルを使うには、まず正しいリストであることが重要ですね。

レコードとフィールドは後からでも追加できるので、最初からデータ量を多くせず、データ量が少なくても、確実にルールを守ったリストを使いましょう。

ピボットテーブルの使い方は簡単です。ピボットテーブルを特別な機能だと思わずに、チャレンジしてみましょう。

ピボットテーブルの基本については、こちら≫【エクセル】ピボットテーブルとは？基本から分かりやすく解説！！で詳しく解説しています。

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