エクセルとは?使用用途などを初心者にもわかりやすく解説

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ビジネスでパソコンを使う場合、必ずと言っていいほど使うソフトがエクセルです。

しかし、まだパソコンを使ったことがない方はエクセルってなに?といった感じだと思います。

エクセルのことを少し知っている方だと表を作るソフトというぐらいのイメージだと思いますが、エクセルを実際に使っていくとこんなに便利なソフトはないのでは?と思うぐらい便利なソフトなのです。

今回はそんなエクセルについて、どんなソフトなのか、どんな場面で使うのか?等を詳しく解説していきたいと思います。

エクセルとはいったいどんなソフト?

エクセルロゴ
エクセルのロゴ

エクセルとは表計算を行うアプリケーションソフトです。

表計算というのは数値データなどを縦横のマスなどにいれて合計を出したりすることです。

それをパソコン上で作り、さらには計算を自動でしてくれるのがエクセルです。

しかも表計算だけではなく、見た目の良いグラフも簡単に作ることができます。

数値を計算し、その結果をもとにグラフも自動で作ってくれるエクセルは、現在ではビジネスには欠かせない存在となっています。

もちろん、ビジネスだけではなく個人利用の家計簿なども簡単に作れるので、毎日のお買い物を手書きでノートに書くのではなく、エクセル上に作った表に入力するだけで簡単に計算できてとても便利です。

エクセルが誕生したのは1985年

エクセルは1985年に誕生したそうです。

現在ではiPhoneやiPadなどでも大人気のパソコンメーカー「アップル」のMacintosh用に開発されたそうです。

すぐにエクセルはその使いやすさから人気となり、エクセルを使いたいためにMacintoshが売り上げを伸ばしたほどだそうです。

エクセルの名前の由来は2説

エクセルは英語で「Excel」と書きますがこの名前の由来は2説あると言われています。

一つは、発売当時にあった競合他社のLotus 123(ロータス ワン・ツー・スリー)を超えたいという思いからついたネーミング。

この競合に勝ち、表計算ソフトのシェアを奪うことを目標にということで、勝る、優れる、これまで以上にやるという意味を持つ「Excel」にしたという説。

もう一つの説は、”優れた”という意味を持つ「Excellent/エクセレント」と、一つ一つのマスのことをセルと呼ぶことから「エクセレントなマス」という意味で略して「エクセル」にしたという説。こちらも他社製品よりも優れた製品という意味が込められているのでしょう。

今のところ、この二つが有力な説だそうですが、エクセルを販売するMicrosoft社が正式に発表しているわけではないので真相はわかりません。

しかし、両説とも他社製品のシェアを勝ち取るという強気な意味合いもあって有力な説となっています。

現在では、世界中で使われているエクセルの状況を見ると、名前の由来通りの展開になったと言えるのではないでしょうか。

世界シェアNo.1のMicrosoft Office

シェアナンバー1
シェアナンバー1

現在、オフィスソフトの中ではシェアNo.1と言われているMicrosoft Officeは近年ではクラウド型のサービスに移行してきていて、人気に拍車をかけています。

そのサービスが「Office 365」というサービスです。

これまで「買い切り型」のサービス(一度購入したらその後は料金を払わなくてもずっと使えるというもの)だったMicrosoft Office製品ですが、近年はPC関連ソフトの開発速度向上などにより、頻繁にソフトバージョンアップをすることが多くなってきました。

Microsoft Office製品の中のエクセルも約3年周期で大型のバージョンアップを繰り返してきました。

しかし、それだと一つのバージョンに慣れすぎて新しいバージョンに移行しづらいとことや、ウィルス対策のためにも細かいアップデートが必要なことなどからクラウド型のサービスが主流となりつつあります。

買い切り型ではなく毎月もしくは毎年、一定額の料金を支払って継続利用できるサブスクリプションサービスなので、購入後にバージョンアップがあっても常に最新のサービスを受けることができます。

これまでも、エクセルはバージョンアップがあって、バージョンが違ったデータであってもできる限り動作するように作られていましたが、やはりそれには難しい部分がありました。

バージョンが違うことによって使用できない機能や、新しいバージョンでデータを保存した場合、古いバージョンのエクセルで開こうとすると開けない場合などもあります。

その都度、色々と対策はあるのですが各取引先とのデータのやり取りではどうしても少し手間がかかっていました。

そこで、現在色々な企業がクラウド型のMicrosoftOfficeサービス「Office365」の導入が進んでいるそうで、企業間でのデータのやり取りが格段に容易になっているようです。

OneDriveを使うとさらに便利

OneDriveの仕組み
OneDriveの仕組み

OneDriveはMicrosoftが提供するオンラインストレージサービスです。

オンラインストレージサービスとはクラウド上に自分専用のデータ保存場所を作成できるサービスでドロップボックスやGoogleドライブが有名です。

OneDriveは登録するだけで5GBの容量が無料で付与されますが、なんとOffice365を契約すると1TBの容量を無料で使用できます。

1TBというとなかなか容量です。

写真や文書などデータであればほぼなんでも保存することができます。

そして、スマートフォンやタブレットなどからもアクセス可能でスマホで撮った写真などをすぐにPCで確認することができます。

PCで作成したエクセルデータやワードデータの確認をスマホですることも可能なので外出先などでも重宝します。

スマホの容量の心配もなくなるので安心です。

エクセルを使うのは簡単!

エクセルはとても簡単
エクセルはとても簡単

エクセルを使ったことがない方は少しエクセルは難しいイメージがあると思いますがそんなことは全くありません。

もちろん、細部までエクセルの機能を使いこなそうとすると習得するのに時間はかかりますが、通常の業務で使うような作業はとても簡単に覚えることができます。

そして、エクセルはユーザビリティーがとても高く、直感的に使用することができるようになっています。

どんな時にエクセルは使うの?

エクセルを使用している様子
エクセルを使用している様子

エクセルはとにかく計算をしたいすべてのことに対して使えます。

請求書、見積書、顧客名簿など仕事で作るものの代表のようなものから、家庭などで使うカレンダーやスケジュール表、家計簿など例を出すときりがないくらい色々なものがエクセルで作成することができます。

これらを最初から自分で作るのは大変ですが、エクセルにはテンプレートもたくさんあり、それを使うこともできます。

まとめ

エクセルは万能であり尚且つ、時代のニーズに合わせて常に進化をしているアプリケーションと言えます。

今後もさらに色々な機能が追加されていくと思います。

しかし、機能だけでなくユーザーの使いやすさを第一に考えているのでまだ、使ったことがない方も是非、エクセルを使ってみて素敵なエクセルライフを送りましょう。

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