エクセル初心者
エクセルとワードで年賀状を作れるって聞いたけど、どうすればいいのかな？年賀状の準備をしなくちゃいけなくて！お客様への年賀状は、顧客データを使って作成できないかな～？
年賀状は、ワードの『差し込み文書』で簡単に作成できるよ！でも、宛名の住所録が必要になってくるから、エクセルで住所録を作成しよう！
Dr.オフィス
今回は、年賀状の宛名用の住所録を作成します。
既存の住所録を使用して、年賀状の宛名に印刷することもできます。
もともと手元にある顧客データベースなどから、年賀状の宛名を印刷できるのは大変便利ですね。
- エクセルで住所録を作成
- ワードの差し込み文書で宛名の印刷
- 年賀状のデザインは最初でも最後でもOK！
ステップにもありますが、宛名印刷するための住所録は必ず必要です。
今回は住所録の作成方法を2通り紹介します。
- エクセルで住所録を作成
- ワードで住所録を作成
まずはエクセルで住所録を作成します。
そして、ワードの『差し込み文書』の住所録ファイルで宛名専用のデータを作成する方法も紹介します。
この記事を参考にして、使いやすい方から住所録を作成してください。
ちなみに年賀状や暑中見舞いを外部に発注する方法もあります。
気になる方はこちら≫【2021年】年賀状や喪中はがきなら【挨拶状ドットコム】におまかせ！を参考にしてみてください。
※本記事は『OS：Windows10』画像は『Excelのバージョン：Office365』を使用しています。
目次
エクセルで年賀状の住所録を作成
年賀状の宛名を印刷するために必要な住所録を作成します。
フリーソフトなどでも簡単に年賀状作成ができるようになりましたが、会社によっては『ダウンロード禁止』になっていることも多いです。
そんなときは、エクセルで年賀状の宛名の住所録を作成し、ワードで年賀状の宛名を印刷しましょう。
既存の住所録を使って年賀状作成
年賀状を送る相手は誰でしょうか？
お客様や取引先の会社などではないでしょうか。
どちらも、顧客情報としてデータベースなどで把握されていると思います。
この顧客データがあれば、とても簡単です。
しかし顧客データには、年賀状の宛名印刷に必要な情報以外も多く入っていますので、年賀状用にシンプルに住所録を作成します。
↑顧客データを開きましょう。
シート名を右クリックし、『移動またはコピー』を選択します。
↑『シートの移動まコピー』ダイアログボックスが表示されました。
移動先ブック名を『新しいブック』に選択し、『コピーを作成する』に☑チェックを入れてOKを押します。
元データは閉じておきましょう。
『コピーを作成する』に☑チェックを入れないと、元データが『移動』して、元データのシートが無くなってしまうので気を付けてね！
Dr.オフィス
↑コピーしたデータファイルに名前を付けます。
『F12』を押すと、名前を付けて保存と表示されます。
保存先を指定し、名前を付けて保存しましょう。
今回は、デスクトップに『住所録（年賀状用）』として保存します。
↑ブック名も、変更されたことを確認しましょう。
では、不要な情報は削除し、年賀状の宛名に必要な情報だけを残します。
『氏名・郵便番号・住所』と、会員IDは顧客把握のために残し、それ以外の列は削除しましょう。
1行目のタイトル『顧客会員名簿』の行も削除します。
↑これで、ワードで年賀状の宛名を印刷するための住所録は完成です。
差し込み文書の住所録ファイル
ワードの差し込み文書から年賀状の宛名の印刷ができます。
↑ワードの『差し込みタブ』の左側に『はがき印刷』があります。
宛名面の作成をクリックしましょう。
↑『はがき宛名面印刷ウィザード』が開きます。
詳しい手順は『ワードドクター』の≫【ワード】差し込み印刷ではがきの宛名を印刷する方法で解説します。
↑『差し込み印刷を指定します』まで進むと住所録ファイルの指定ができます。
『標準の住所録ファイル』を選択し、完了まで進みましょう。
↑『テーブルの選択』が表示されます。
OKを押して閉じましょう。
↑年賀状の宛名画面になります。
この文書に『F12』で名前を付けて保存し閉じます。
今回は、『年賀状宛名（2020）』としデスクトップに保存します。
ワードは閉じておきましょう。
↑ドキュメントの『My Data Sources』を開きます。
↑エクセルの『Address20』があります。
こちらが先ほどワードで住所録ファイルの指定をした『標準の住所録ファイル』になります。
『Address20』を開きましょう。
↑氏名・連名・敬称・会社・部署…というように、見出しが準備されています。
ここに、情報を入力すると『ワード差し込み文書』で非常に使いやすく便利です。
↑会員情報を『Address20』に入力しました。
今回、不要な部分は空白にしています。
上書き保存して閉じます。
差し込み印刷の住所録ファイルの完成です。
年賀状の宛名印刷はワードの差し込み文書で設定
年賀状の宛名用の住所録ファイルが完成したので、ワードの差し込み文書から宛名を印刷すれば完成です。
デスクトップに置いた『年賀状宛名（2020）』を開きましょう。
↑コマンドの実行について聞かれます。
『はい』を選択しましょう。
↑ワードの差し込み印刷ウィザードから作成した『標準の住所録ファイル』が年賀状の宛名に反映されています。
↑既存のリストを使用する手順をしてみましょう。
差し込み文書タブから宛先の選択を押し『既存のリストを使用』を選択します。
↑データファイルの選択ダイアログボックスが表示されます。
デスクトップの『住所録（年賀状用）』を選択しましょう。
↑テーブルの選択をしOKを押します。
↑既存の住所録リストから宛名の印刷ができるようになりました。
さらに詳しい印刷方法や、差し込み文書についてはこちら≫【ワード】差し込み印刷ではがきの宛名を印刷する方法にて解説しています。
ぜひ参考にしてみてください。
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