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【エクセル】年賀状の住所録を作成しよう!印刷はワードで設定

タイトル
エクセル初心者
エクセル初心者
年賀状の準備をしなくちゃいけない!お客様への年賀状は、顧客データを使って作成できないかな~?
エクセル初心者
エクセル初心者
エクセルとワードで年賀状を作れるって聞いたけど、どうすればいいのかな?
Dr.オフィス
Dr.オフィス
年賀状は、ワードの『差し込み文書』で簡単に作成できるよ!でも、宛名の住所録が必要になってくるから、エクセルで住所録を作成しよう!

今回は、年賀状の宛名用の住所録を作成します。

既存の住所録を使用して、年賀状の宛名に印刷することもできます。

もともと手元にある顧客データベースなどから、年賀状の宛名を印刷できるのは大変便利ですね。

また、ワードの『差し込み文書』の住所録ファイルで宛名専用のデータを作成するのも便利です。

どちらも作成してみましょう。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:Office365』を使用しています。

エクセルで年賀状の住所録を作成

年賀状の宛名を印刷するために必要な住所録を作成します。

フリーソフトなどでも簡単に年賀状作成ができるようになりましたが、会社によっては『ダウンロード禁止』になっていることも多いです。

そんなときは、エクセルで年賀状の宛名の住所録を作成し、ワードで年賀状の宛名を印刷しましょう。

既存の住所録を使って年賀状作成

年賀状を送る相手は誰でしょうか?

お客様や取引先の会社などではないでしょうか。

どちらも、顧客情報としてデータベースなどで把握されていると思います。

この顧客データがあれば、とても簡単です。

しかし顧客データには、年賀状の宛名印刷に必要な情報以外も多く入っていますので、年賀状用にシンプルに住所録を作成します。

シートをコピーするシートをコピーする

↑顧客データを開きましょう。

シート名を右クリックし、『移動またはコピー』を選択します。

新しいブックにコピー新しいブックにコピー

↑『シートの移動まコピー』ダイアログボックスが表示されました。

移動先ブック名を『新しいブック』に選択し、『コピーを作成する』に☑チェックを入れてOKを押します。

元データは閉じておきましょう。

Dr.オフィス
Dr.オフィス
『コピーを作成する』に☑チェックを入れないと、元データが『移動』して、元データのシートが無くなってしまうので気を付けてね!
名前を付けて保存名前を付けて保存

↑コピーしたデータファイルに名前を付けます。

『F12』を押すと、名前を付けて保存と表示されます。

保存先を指定し、名前を付けて保存しましょう。

今回は、デスクトップに『住所録(年賀状用)』として保存します。

不要な列や行を削除不要な列や行を削除

↑ブック名も、変更されたことを確認しましょう。

では、不要な情報は削除し、年賀状の宛名に必要な情報だけを残します。

『氏名・郵便番号・住所』と、会員IDは顧客把握のために残し、それ以外の列は削除しましょう。

1行目のタイトル『顧客会員名簿』の行も削除します。

住所録の完成住所録の完成

↑これで、ワードで年賀状の宛名を印刷するための住所録は完成です。

差し込み文書の住所録ファイル

ワードの差し込み文書から年賀状の宛名の印刷ができます。

宛名面の作成宛名面の作成

↑ワードの『差し込みタブ』の左側に『はがき印刷』があります。

宛名面の作成をクリックしましょう。

はがき宛名面印刷ウィザードはがき宛名面印刷ウィザード

↑『はがき宛名面印刷ウィザード』が開きます。

詳しい手順は『ワードドクター』の≫ワードで年賀状の宛名を印刷!差し込み文書で簡単作成!で解説します。

差し込み印刷を指定します差し込み印刷を指定します

↑『差し込み印刷を指定します』まで進むと住所録ファイルの指定ができます。

『標準の住所録ファイル』を選択し、完了まで進みましょう。

テーブルの選択テーブルの選択

↑『テーブルの選択』が表示されます。

OKを押して閉じましょう。

年賀状の宛名画面年賀状の宛名画面

↑年賀状の宛名画面になります。

この文書に『F12』で名前を付けて保存し閉じます。

今回は、『年賀状宛名(2020)』としデスクトップに保存します。

ワードは閉じておきましょう。

ドキュメントから開くドキュメントから開く

↑ドキュメントの『My Data Sources』を開きます。

Address20Address20

↑エクセルの『Address20』があります。

こちらが先ほどワードで住所録ファイルの指定をした『標準の住所録ファイル』になります。

『Address20』を開きましょう。

標準の住所録ファイル標準の住所録ファイル

↑氏名・連名・敬称・会社・部署…というように、見出しが準備されています。

ここに、情報を入力すると『ワード差し込み文書』で非常に使いやすく便利です。

情報の入力情報の入力

↑会員情報を『Address20』に入力しました。

今回、不要な部分は空白にしています。

上書き保存して閉じます。

差し込み印刷の住所録ファイルの完成です。

年賀状の宛名印刷はワードの差し込み文書で設定

年賀状の宛名用の住所録ファイルが完成したので、ワードの差し込み文書から宛名を印刷すれば完成です。

デスクトップに置いた『年賀状宛名(2020)』を開きましょう。

コマンドの実行コマンドの実行

↑コマンドの実行について聞かれます。

『はい』を選択しましょう。

標準の住所録ファイルが反映標準の住所録ファイルが反映

↑ワードの差し込み印刷ウィザードから作成した『標準の住所録ファイル』が年賀状の宛名に反映されています。

既存のリストを反映させる方法既存のリストを反映させる方法

↑既存のリストを使用する手順をしてみましょう。

差し込み文書タブから宛先の選択を押し『既存のリストを使用』を選択します。

既存のファイルを開く既存のファイルを開く

↑データファイルの選択ダイアログボックスが表示されます。

デスクトップの『住所録(年賀状用)』を選択しましょう。

テーブルの選択テーブルの選択

↑テーブルの選択をしOKを押します。

既存の住所録ファイルが反映既存の住所録ファイルが反映

↑既存の住所録リストから宛名の印刷ができるようになりました。

さらに詳しい印刷方法や、差し込み文書についてはこちら≫ワードで年賀状の宛名を印刷!差し込み文書で簡単作成!にて解説しています。

ぜひ参考にされてみてください。

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Dr.オフィス
Dr.オフィス
エクセルの使い方や応用法を日々研究しています。 初心者から上級者までわかりやすく解説していきます。 エクセルについてわからないことや気になることなどございましたら是非、コメントやお問い合わせからご質問ください。