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【エクセル】年賀状の住所録を作成しよう!印刷はワードで設定!

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エクセル初心者

エクセル初心者

エクセルとワードで年賀状を作れるって聞いたけど、どうすればいいのかな?年賀状の準備をしなくちゃいけなくて!お客様への年賀状は、顧客データを使って作成できないかな~?

年賀状は、ワードの『差し込み文書』で簡単に作成できるよ!でも、宛名の住所録が必要になってくるから、エクセルで住所録を作成しよう!

Dr.オフィス

Dr.オフィス

今回は、年賀状の宛名用の住所録を作成します。

既存の住所録を使用して、年賀状の宛名に印刷することもできます。

もともと手元にある顧客データベースなどから、年賀状の宛名を印刷できるのは大変便利ですね。

年賀状作成の簡単ステップ
  1. エクセルで住所録を作成
  2. ワードの差し込み文書で宛名の印刷
  3. 年賀状のデザインは最初でも最後でもOK!

ステップにもありますが、宛名印刷するための住所録は必ず必要です。

今回は住所録の作成方法を2通り紹介します。

  • エクセルで住所録を作成
  • ワードで住所録を作成

まずはエクセルで住所録を作成します。

そして、ワードの『差し込み文書』の住所録ファイルで宛名専用のデータを作成する方法も紹介します。

この記事を参考にして、使いやすい方から住所録を作成してください。

ちなみに年賀状や暑中見舞いを外部に発注する方法もあります。

気になる方はこちら≫【2021年】年賀状や喪中はがきなら【挨拶状ドットコム】におまかせ!を参考にしてみてください。

※本記事は『OS:Windows10』画像は『Excelのバージョン:Office365』を使用しています。

エクセルで年賀状の住所録を作成

年賀状の宛名を印刷するために必要な住所録を作成します。

フリーソフトなどでも簡単に年賀状作成ができるようになりましたが、会社によっては『ダウンロード禁止』になっていることも多いです。

そんなときは、エクセルで年賀状の宛名の住所録を作成し、ワードで年賀状の宛名を印刷しましょう。

既存の住所録を使って年賀状作成

年賀状を送る相手は誰でしょうか?

お客様や取引先の会社などではないでしょうか。

どちらも、顧客情報としてデータベースなどで把握されていると思います。

この顧客データがあれば、とても簡単です。

しかし顧客データには、年賀状の宛名印刷に必要な情報以外も多く入っていますので、年賀状用にシンプルに住所録を作成します。

シートをコピーする
シートをコピーする

↑顧客データを開きましょう。

シート名を右クリックし、『移動またはコピー』を選択します。

新しいブックにコピー
新しいブックにコピー

↑『シートの移動まコピー』ダイアログボックスが表示されました。

移動先ブック名を『新しいブック』に選択し、『コピーを作成する』に☑チェックを入れてOKを押します。

元データは閉じておきましょう。

『コピーを作成する』に☑チェックを入れないと、元データが『移動』して、元データのシートが無くなってしまうので気を付けてね!

Dr.オフィス

Dr.オフィス

名前を付けて保存
名前を付けて保存

↑コピーしたデータファイルに名前を付けます。

『F12』を押すと、名前を付けて保存と表示されます。

保存先を指定し、名前を付けて保存しましょう。

今回は、デスクトップに『住所録(年賀状用)』として保存します。

不要な列や行を削除
不要な列や行を削除

↑ブック名も、変更されたことを確認しましょう。

では、不要な情報は削除し、年賀状の宛名に必要な情報だけを残します。

『氏名・郵便番号・住所』と、会員IDは顧客把握のために残し、それ以外の列は削除しましょう。

1行目のタイトル『顧客会員名簿』の行も削除します。

住所録の完成
住所録の完成

↑これで、ワードで年賀状の宛名を印刷するための住所録は完成です。

差し込み文書の住所録ファイル

ワードの差し込み文書から年賀状の宛名の印刷ができます。

宛名面の作成
宛名面の作成

↑ワードの『差し込みタブ』の左側に『はがき印刷』があります。

宛名面の作成をクリックしましょう。

はがき宛名面印刷ウィザード
はがき宛名面印刷ウィザード

↑『はがき宛名面印刷ウィザード』が開きます。

詳しい手順は『ワードドクター』の≫【ワード】差し込み印刷ではがきの宛名を印刷する方法で解説します。

差し込み印刷を指定します
差し込み印刷を指定します

↑『差し込み印刷を指定します』まで進むと住所録ファイルの指定ができます。

『標準の住所録ファイル』を選択し、完了まで進みましょう。

テーブルの選択
テーブルの選択

↑『テーブルの選択』が表示されます。

OKを押して閉じましょう。

年賀状の宛名画面
年賀状の宛名画面

↑年賀状の宛名画面になります。

この文書に『F12』で名前を付けて保存し閉じます。

今回は、『年賀状宛名(2020)』としデスクトップに保存します。

ワードは閉じておきましょう。

ドキュメントから開く
ドキュメントから開く

↑ドキュメントの『My Data Sources』を開きます。

Address20
Address20

↑エクセルの『Address20』があります。

こちらが先ほどワードで住所録ファイルの指定をした『標準の住所録ファイル』になります。

『Address20』を開きましょう。

標準の住所録ファイル
標準の住所録ファイル

↑氏名・連名・敬称・会社・部署…というように、見出しが準備されています。

ここに、情報を入力すると『ワード差し込み文書』で非常に使いやすく便利です。

情報の入力
情報の入力

↑会員情報を『Address20』に入力しました。

今回、不要な部分は空白にしています。

上書き保存して閉じます。

差し込み印刷の住所録ファイルの完成です。

年賀状の宛名印刷はワードの差し込み文書で設定

年賀状の宛名用の住所録ファイルが完成したので、ワードの差し込み文書から宛名を印刷すれば完成です。

デスクトップに置いた『年賀状宛名(2020)』を開きましょう。

コマンドの実行
コマンドの実行

↑コマンドの実行について聞かれます。

『はい』を選択しましょう。

標準の住所録ファイルが反映
標準の住所録ファイルが反映

↑ワードの差し込み印刷ウィザードから作成した『標準の住所録ファイル』が年賀状の宛名に反映されています。

既存のリストを反映させる方法
既存のリストを反映させる方法

↑既存のリストを使用する手順をしてみましょう。

差し込み文書タブから宛先の選択を押し『既存のリストを使用』を選択します。

既存のファイルを開く
既存のファイルを開く

↑データファイルの選択ダイアログボックスが表示されます。

デスクトップの『住所録(年賀状用)』を選択しましょう。

テーブルの選択
テーブルの選択

↑テーブルの選択をしOKを押します。

既存の住所録ファイルが反映
既存の住所録ファイルが反映

↑既存の住所録リストから宛名の印刷ができるようになりました。

さらに詳しい印刷方法や、差し込み文書についてはこちら≫【ワード】差し込み印刷ではがきの宛名を印刷する方法にて解説しています。

ぜひ参考にしてみてください。

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